Текстовый процессор MS Word

Содержание Введение………………………………………………………………………..….3

1. Внешний вид окна……………………………………………………………...4

2. Создание и сохранение документов……………………………………….….5

   2.1. Создание………………………………………………………………….…5

   2.2. Сохранение……………………………………………………………….…5

3. Основы работы с текстом……………………………………………………...7

4. Редактирование и форматирование  текста…………………………………...9

5. Создание таблиц ……………………………………….……………………..11

6. Создание и работа с графической информацией в текстовом процессоре..12

Заключение………………………………………………………….…………....14

Список литературы………………………..……………………………………..15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

«Одним из наиболее распространённых типов программ, которые есть на каждом компьютере, являются текстовые редакторы. Текстовой редактор – это программа обработки текста, которая используется для создания, редактирования, форматирования, сохранения и печати документов. Современные текстовые редакторы иногда называются текстовыми 
процессорами, поскольку содержат очень большое количество функций 
обработки текста. Выбор их зачастую происходит просто потому, что такая программа есть на компьютере».¹

«Наиболее совершенным в настоящее время является Microsoft Word. Тексты в формате MS Word импортируются во все программы обработки текстовых файлов. Текст, подготовленный в данном редакторе, может содержать данные из других программ (электронные таблицы, диаграммы, графику и т.д.). Редактор имеет многие возможности (шрифтовое оформление, подготовка колонтитулов, оглавления, сносок, абзацев, автоматическое исправление орфографических и грамматических ошибок…), позволяющие готовить на нем документы, требуемой сложности»².

Очень удобна справочная система MS Word. С решением любой задачи разработки документа можно справиться без всяких проблем.

Варианты установки  программы могут быть следующие: минимальный, выборочный, стандартный, полный.

Целью моей работы является изучение текстового процессора, основных понятий и элементов.

 

 

 

1. Внешний вид  окна

 

Знакомство с текстовым процессором начинается после вызова редактора из списка программ. На экране появится окно, внешний вид которого во многом будет соответствовать изображённому на Рис.1, где представлены основные элементы.

 

Рис.1 Окно текстового процессора MS Word

 

Вид окна программы может  быть изменён пользователем по желанию. Эти настройки будут сохранены в файле шаблона, который связан с данным документом. Количество панелей инструментов определяются командой Вид Панели инструментов…

 

 

 

 

2. Создание и сохранение документов

 

2.1. Создание

 

По умолчанию все  новые документы создаются на страницах стандартного формата А4 (210х297 мм). Если же требуется другой формат страницы, то для настройки существует команда меню Файл Параметры страницы. В открывшемся окне на любой из закладок нетрудно сделать необходимые изменения.

Создать новый документ можно двумя способами: щелкнуть в панели инструментов Стандартная на кнопке Создать или через меню Файл. Word откроет и выведет на экран пустое окно документа.

Можно открыть существующий документ и продолжить его обработку.

Word предлагает удобный и быстрый способ доступа к последним документам. Их имена запоминаются и выдаются на экран в нижней части раскрывающегося списка команд меню Файл. Для открытия любого из таких файлов достаточно щелкнуть мышью на его имени. Это очень удобно, так как избавляет от поиска документа по различным каталогам. Число запоминаемых файлов (например, 4) можно указать на вкладке главного меню Сервис Параметры Общие.

 

2.2. Сохранение

 

Чтобы быстро сохранить документ, можно воспользоваться кнопкой Сохранить   на панели инструментов Стандартная. Появится диалоговое окно, где предлагаемое имя документа в поле Имя файла уже выделено. В качестве названия документа Word предлагает использовать первые строки текста. Для того чтобы ввести собственный вариант названия документа, достаточно начать вводить текст – выделенный текст при этом исчезнет.

По умолчанию, Word сохраняет  документы в каталоге Мои документы. Если необходимо сохранить документ на другом диске или в другом каталоге – надо просто указать путь в списке Папка.

 Для того, чтобы Word сохранил файл документа под тем же именем, достаточно щелкнуть в стандартной панели инструментов на кнопке Сохранить. При этом предыдущая версия этого документа уничтожается, а в файле, хранящемся на диске, теперь содержится последний вариант документа.

Чтобы одновременно сохранить  все открытые документы, нажмите  клавишу Shift и, удерживая ее нажатой, выберите в меню Файл команду Сохранить все. При этом будут одновременно сохранены все открытые документы и шаблоны. Если какой-либо из открытых документов сохраняется в первый раз, на экран выводится диалоговое окно Сохранение документа, позволяющее задать имя для этого документа.

При интенсивной работе с документами через несколько месяцев их количество вырастет настолько, что найти нужный документ окажется непросто, если своевременно не будут приняты соответствующие меры.

Можно воспользоваться  параметрами файловой структуры, которые  в своей книге предлагает А.Кенин. «По опыту автора удобно текущие документы хранить в одном каталоге, а документы, работа с которыми завершена, можно рассортировать по различным каталогам в соответствии с их функциональной принадлежностью. Например, создать различные каталоги для файлов приказов, для файлов исходящих писем и т.п. Сортировка текущих документов по различным каталогам неудобна, так как будет требовать постоянного указания пути при сохранении и открытии файла. Имена файлам желательно систематизировать; удобно формировать их только на основе цифр. Это связано с тем, что набор документов ведется в символах кириллицы, а переключение на латинский шрифт, во-первых, занимает время, а во-вторых, регулярно случаются ошибки сохранения имен символами кириллицы. При составлении имени только на основе цифр, которые можно вводить как в латинской, так и в русской кодировке одними клавишами, эти ошибки исключаются. Несложную систему кодирования имен файлов легко разработать и так же легко запомнить техническим работникам. Например, вполне можно ограничиться именем файла, первый символ которого будет свидетельствовать о функциональной принадлежности (например, 0 – приказ, 1- исходящий документ и т.п.), а последующие будут просто последовательно увеличивающимся номером.

С определенной периодичностью документы, работа над которыми завершена, могут рассортировываться по каталогам»³.

 

3. Основы работы с текстом

 

Набор и ввод текста является первой операцией оформления документа.

Набираемый на клавиатуре текст отображается в рабочем поле редактора на экране. Место активного воздействия на рабочее поле отмечается курсором, перемещающимся по экрану.

При вводе текста, достигнув края страницы (правого поля), он автоматически будет перенесен на новую строку. При этом если установлен режим автоматического переноса, то перенос будет сделан.

Возможность автоматической расстановки переносов, конечно, предусмотрена в редакторе MS Word. Однако по умолчанию для вновь создаваемых документов данная возможность не задействована. Поэтому если необходимо, чтобы при наборе документов не надо было задумываться о расстановке переносов, то в меню Сервис можно задействовать команду Язык Расстановка переносов.

В диалоговом окне следует  пометить флажок Автоматическая расстановка  переносов. Здесь же можно разрешить/запретить переносы в словах из прописных букв, а также задать ряд дополнительных параметров. Автоматическую расстановку переносов рекомендуется использовать всегда, так как это делает документ значительно компактнее и удобнее для восприятия.

Если текстовый курсор находится внутри текста, то набираемые символы вставляются в этот текст.

 При необходимости отмены нужного количества последних действий надо воспользоваться комбинацией клавиш CTRL+Z, либо через меню Правка Отменить действие, либо на панели Стандартная выбрать соответствующую клавишу. «Длинные последовательности действий можно отменять также с помощью списка действий (кнопка, раскрывающая список, присоединена к кнопке Отменить действие). После отмены ряда действий существует возможность вернуться к состоянию, предшествовавшему отмене. Для этого служит команда Правка Вернуть действие или кнопка Вернуть действие на панели инструментов Стандартная (к ней также присоединена кнопка, раскрывающая список действий, допускающих возврат)»⁴.

Как вставить и убрать пустую строку.

 Для того чтобы убрать пустую строку, следует поставить курсор в начало пустой строки и нажать клавишу Backspace.

 Если надо вставить пустую строку (или открыть новую строку в конце документа), то надо установить курсор в конце той строки, после которой будет вставлена пустая строка, и нажать Enter.

Копирование и перемещение  текста.

 Выделить, с помощью  нажатой левой кнопки мыши  необходимый фрагмент. Выбрать в  меню Правка команду Копировать или Вырезать (для перемещения фрагмента в нужное место), затем поместить курсор туда куда необходимо вставить фрагмент текста и выполнить команду Правка Вставить.

Чтобы удалить один или несколько символов, используются клавиши Del (удаления символа, следующего за курсором) и Backspace (удаление символа, стоящего левее курсора).

 

 

4. Редактирование  и форматирование документа

 

 

«Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или на панели Форматирование.

Основные приемы форматирования включают: выбор и изменение гарнитуры  шрифта; управление размером шрифта; управление начертанием и цветом шрифта; управление методом выравнивания; создание маркированных и нумерованных списков (в том числе многоуровневых); управление параметрами абзаца»⁵.

Настройку шрифта выполняют  в диалоговом окне Шрифт (Формат Шрифт), где можно задать тип (Times New Roman, Arial, Courier New и т. д.), начертание (обычный, курсив, полужирный, жирный), размер (высота символов измеряется в пунктах: 1 пункт=1/72 дюйма ≈ 0,353 мм), подчёркивание, цвет подчёркивания, эффекты (контур, с тенью, утопленный и т.д.). Здесь же можно видеть Образец - окошко, в котором отображается фрагмент текста (либо название шрифта), оформленный в соответствии с выбранными настройками.

Также можно сделать настройки интервалов:

- масштаб - степень увеличения или уменьшения ширины шрифта (выражаемая в процентах от нормальной ширины символа).

- интервал - расстояние, на которое увеличивается или уменьшается интервал между символами, чтобы сделать текст более редким или более плотным.

- смещение - расстояние, на которое символ смещается вверх или вниз. (В отличие от верхних и нижних индексов, размер символа при этом не уменьшается).

- кернинг для символов - Сближение символов в некоторых парах (например, А и М).

- образец - окошко, в котором отображается фрагмент текста (либо название шрифта), оформленный в соответствии с выбранными настройками.

Атрибуты анимации, которые  можно непосредственно накладывать  на текст документа:

- анимация - специальные эффекты при выводе текста на экран, такие как мерцание, муравьи, фейерверк и т.п. Применяется в документах, которые распространяются по сети. Эффекты анимации, естественно, не видны при печати. Если они применяются к документу в виде Web-страницы, то их нельзя увидеть при просмотре документа с помощью популярных браузеров (например, Microsoft Internet Explorer 5).

- образец - окошко, в котором отображается фрагмент текста (либо название шрифта), оформленный в соответствии с выбранными настройками.

Настройка параметров абзаца. Абзац – фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу Enter. «Кроме режима выравнивания настраиваются следующие параметры: величина отступа слева (от левого поля); величина отступа справа (от правого поля); величина отступа первой строки абзаца («красная строка»); величина интервала (отбивки между абзацами) перед абзацем и после него»⁶.

 

 

 

 

 

5. Создание  таблиц 

 

Word имеет встроенные  средства создания и изменения  таблиц. Для создания таблицы курсор помещается в место её размещения и выполняется команда Вставить таблицу из меню Таблица. В результате откроется окно Вставка таблицы. В полях Число столбцов и Число строк, задаются параметры таблицы.

Удобный способ создания таблицы – с помощью кнопки Вставить таблицу на панели инструментов Стандартная. Для выбора количества строк и столбцов таблицы, удерживая левую кнопку мыши протащите указатель вниз и вправо, пока не получится необходимое количество. Word вставит в документ таблицу, показанную пунктирными линиями, которые при распечатке не выводятся.

Для наглядности можно  задавать линии сетки, видимые или  невидимые при печати, для этого существует команда Сетка меню Таблица.

После того как таблица  создана, можно приступать к вводу  текста. Для этого надо курсор поместить в ячейку и печатать текст. Если количество текста превышает длину ячейки, Word автоматически переносит текст на следующую строку, увеличивая при этом высоту ячейки. Ширина ячейки автоматически не изменяется.