Управление проектом

Управление проектом

Управление проектом

Процесс создания проекта

 

Рассмотрим простой пример создания проекта, цель которого - выпуск рекламного буклета для выставки. Прежде всего необходимо четко представить себе, какие виды работ следует выполнить для достижения цели.

Создание рекламного буклета  должно начинаться с разработки содержания и эскизов будущих иллюстраций. Затем пишется текст и создаются сами иллюстрации, после чего текст отправляется на литературное редактирование. Далее к работе подключается верстальщик, который готовит макет буклета; одновременно художник разрабатывает макет обложки. На следующем этапе макет и обложка подвергаются корректуре, после окончания которой выполняется цветоделение. Проект должен завершаться сдачей макета в типографию. Для упрощения в описание задач не включены работы, связанные с внесением редакторской правки и корректуры.

Для каждого вида перечисленных  работ необходимо указать предполагаемую продолжительность (табл. 1).

Таблица 1

№	Название работы	Предполагаемая длительность (дней)
1	Разработка содержания	5
2	Разработка эскизов иллюстраций	3
3	Написание текста	14
4	Создание иллюстраций	7
5	Литературное редактирование	4
6	Верстка	5
7	Разработка макета обложки	8
8	Корректура	4
9	Цветоделение	2
10	Сдача в типографию	1

 

Далее следует определить, какие ресурсы и в каком  количестве будут использоваться при выполнении различных работ, а также их стоимость.

Разработкой содержания должны заниматься менеджер и писатель, разработкой  эскизов иллюстраций - менеджер и  художник, созданием иллюстраций  и макета обложки - художник, написанием текста буклета - писатель, литературным редактированием - редактор, корректурой - корректор, версткой и цветоделением - верстальщик, сдачей в типографию - менеджер.

Для выполнения указанных  видов работ потребуются четыре персональных компьютера: для писателя, художника, верстальщика и менеджера. Работа писателя оплачивается единовременно после ее выполнения. У остальных специалистов оплата труда повременная (табл. 2).

Таблица 2

Ресурс	Количество человек/единиц оборудования	Оплата/затраты
Писатель	1	3000 у.е.
Редактор	1	70 у.е./день
Художник	1	50 у.е./день
Верстальщик	1	50 у.е./день
Корректор	1	50 у.е./день
Менеджер	1	100 у.е./день

Урок 1. Создание нового проекта

 

Для создания проекта необходимо выполнить следующие операции:

• В меню Файл выберите Создать
• В панели Создать щелкните ссылку Новый

Теперь мы готовы к созданию нашего проекта.

Выберите команды меню Проект - Сведения о проекте. Появится диалоговое окно Сведения о проекте.

 

 

 

 

 

 

Как уже указывалось ранее, MS Project позволяет создавать проект от начальной или конечной даты. Одна из этих возможностей может быть выбрана в открывающемся списке Планирование от. По умолчанию здесь установлено даты начала проекта, а под этим списком в центре диалога выводится надпись Все задачи начинаются как можно раньше.

• Нажмите кнопку у правой границы поля открывающегося списка (Дата начала). В окне диалога появится календарь текущего месяца.
• Выберите на календаре дату 3 октября 2008 года.

• Чтобы выбрать год, щелкните по году

• Чтобы выбрать месяц, щелкните по месяцу

• В поле открывающегося списка (Начальная дата) отобразится выбранная дата.
• В поле открывающегося списка (Текущая дата) выводится текущая дата. Изменим ее на 3 октября 2008 год

 

В открывающемся списке (Календарь) можно выбрать один из типов предлагаемых программой календарей: Стандартный (Календарь  проекта), Суточный, Ночная смена.

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог Сведения о проекте для «Проект1». Установки, сделанные в нем, будут использоваться для созданного проекта.

MS Project создает график выполнения работ на основе встроенного календаря. По умолчанию, это базовый календарь (Стандартный (Календарь проекта)), параметры которого можно легко изменять. Кроме того, вы можете создать новый, индивидуальный календарь для каждого работника (ресурса) или группы ресурсов, на основании которого будет планироваться выполнение работ. Например, одна бригада может работать без выходных дней на сдельной оплате труда, а другая - на повременной оплате со всеми выходными днями. В следующем уроке мы покажем, как изменить параметры действующего и создать новый базовый календарь.

 

Урок 2. Настройка базового календаря

 

Прежде чем мы начнем вводить  в проект исходную информацию, следует  сделать некоторые изменения  в базовом календаре, который  MS Project использует по умолчанию.

• Выберите команду меню Файл • Параметры • Расписание . На экране появится диалог Параметры (рис.4).
• В нашем проекте рабочая неделя должна начинаться с понедельника.
• Убедитесь, что в открывающемся списке День начала недели установлено Понедельник.

 

 

 

 

Финансовый год должен начинаться с января.

• Убедитесь, что в открывающемся списке Месяц начала финансового года установлено Январь.
• Рабочий день должен начинаться в 9:00 и заканчиваться в 18:00.
• В поле списка Время начала по умолчанию введите 9:00.
• В поле списка Время окончания по умолчанию введите 18:00.
• Убедитесь, что в поле со счетчиком (Часов в дне) установлено 8, а в поле (Часов в неделе) установлено 40.
• Закройте диалог (Параметры) нажатием кнопки ОК.

Теперь мы должны указать  программе нерабочие, праздничные  и сокращенные предпраздничные  дни, чтобы график выполнения работ  автоматически создавался с учетом таких дней.

• Выберите команду меню (Проект • Изменить рабочее время). На экране появится диалог (Изменение рабочего времени) (рис. 5).

 

 

 

Рис.5

В центре диалогового окна находится традиционный календарь, для каждого дня в котором  можно задать определенную настройку. Дни календаря выделены цветом в  соответствии с легендой: рабочие дни обозначены белым, нерабочие - серым, а дни с нестандартным рабочим временем заштрихованы.

Для переключения между месяцами нужно использовать полосу прокрутки, а чтобы выбрать нужный день - щелкнуть на нем мышью. Для того чтобы выделить сразу несколько дней, нужно щелкать на них при нажатой клавише Ctrl, а чтобы выделить все одинаковые дни календаря (например, все субботы), нужно щелкнуть на названии дня в верхней строке календаря.

Настройка параметров выбранных  дней осуществляется в правой части  диалогового окна. Переключатель нерабочее время пометит выбранный рабочий день как выходной, а рабочее время - как рабочий. Под переключателями расположена вкладка Рабочие недели, содержащая временные интервалы, в которых осуществляется работа в течение дня.

Для решения поставленной задачи можно было бы отредактировать  указанный в открывающемся списке (Для) стандартный календарь проекта. Но мы поступим несколько иначе, создав новый календарь.

• Нажмите кнопку (Новый календарь) в диалоге (Изменение рабочего времени). На экране появится диалог (Создание базового календаря) (рис.6)

 

                                       Рис.6

 

• Установите переключатель (Создать новый базовый календарь). В поле ввода (Имя) появится название нового календаря (Календарь 1).
• Закройте диалог (Создать новый базовый календарь) с помощью кнопки ОК. Произойдет возврат к диалогу (Изменение рабочего времени), в поле открывающегося списка (Для) которого отобразится название нового календаря (Календарь 1).

В новом календаре отметим 10 марта 2008 года как нерабочий день.

Предпраздничный день 7 марта должен быть сокращенным.

• Щелкните мышью по ячейке 7 марта, чтобы выделить её, затем нажмите кнопку Подробности в меню Изменение рабочего времени.
• Установите переключатель (рабочие часы). В полях ввода (С), (По) введите рабочее время в предпраздничный день: 9:00-12:00,13:00-17:00, которое учитывает обеденный перерыв.
• Щелкните мышью за пределами ячейки 7, чтобы снять выделение. Указанная ячейка будет выделена наклонной штриховкой, характеризующей сокращенный рабочий день (рис. 7).
• Нажмите кнопку ОК в диалоге (Изменение рабочего времени). Диалог закроется. Установленные параметры будут запомнены.

 

Рис.7 Диалог (Изменение рабочего времени) с измененным календарем

 

 

Как вы помните, при создании нового проекта в диалоге (Информация о проекте для «Проект1») мы не изменяли установленный по умолчанию  календарь Standard (Стандартный). Теперь же, когда у нас есть новый календарь, следует подключить его к нашему проекту, для того чтобы MS Project составлял график работ, основываясь на нем.

• Выберите команду меню (Проект • Сведения о проекте). На экране появится уже знакомый вам диалог (Сведения о проекте для «Проект1») (рис. 3).
• В открывающемся списке (Календарь) выберите созданный нами (Календарь 1).
• Закройте диалог нажав кнопку ОК. Созданный календарь будет подключен к проекту.

Теперь следует выделить на панели диаграммы выходной день 10 марта, чтобы отображать его как нерабочий. Для этого выполните следующие шаги.

• Щелкните правой кнопкой мыши на панели диаграммы. На экране появится контекстное меню.
• Выберите команду контекстного меню (Нерабочее время). На экране появится диалог (Шкала времени) с открытой вкладкой (Нерабочее время) (рис. 8).
• В открывающемся списке (Календарь) выберите (Календарь 1 (Календарь проекта)).
• Перейдите на вкладку Нижний уровень и в открывающемся списке Надписи выберите

 

• Закройте диалог (Шкала времени), нажав кнопку ОК. На панели диаграммы, серыми вертикальными полосками отобразятся нерабочие и праздничные дни 8-10 марта.

 

Рис.8

Прежде чем продолжать создание проекта, его следует сохранить.

Нажмите кнопку на панели инструментов. На экране появится

диалог (Сохранение файла).

• В открывающемся списке (Сохранить в) выберите сначала диск, а затем папку, в которой будет сохранен проект.
• В поле ввода (Имя файла) введите Мой первый проектЗ - такое имя мы дадим файлу нашего проекта.
• Закройте диалог (Сохранение файла) с помощью кнопки (Сохранить). Файл проекта будет сохранен на диске. В заголовке рабочего окна программы появится новое имя проекта - Мой первый проектЗ.

Итак, мы выполнили все  подготовительные операции по созданию нового проекта и настройке базового календаря.

В MS Project есть несколько настроек, определяющих поведение программы при работе пользователя с календарным планом. Эти параметры можно изменить на вкладке Расписание в диалоговом окне Параметры меню Файл.

 

 

Рис.9 Планирование диалогового окна Параметр

 

  На вкладке Отображение определите параметры валюты для нашего проекта.