Информационные потоки

ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

Для создания системы информационных потоков необходимо:

• определить структуру информации, которую необходимо предоставлять;

• проанализировать существующий на предприятии документооборот;

• разработать новую систему документооборота.

Структура информации включает в первую очередь классификацию доходов и видов затрат по объектам калькуляции (по подразделениям, продуктам, договорам).

В ходе анализа документооборота следует выяснить: можно ли собирать информацию о видах затрат, например, в середине месяца, какие существуют препятствия, что нужно сделать, чтобы их устранить? Оказывается, что можно обязать кладовщиков сдавать данные по расходу материалов (лимитно-заборные карты) и в середине месяца, а не только в конце; что табельщики могут вводить в программу расчета заработной платы данные из табеля ежедневно и т.д. Служба контроллинга может приказать от имени финансового или генерального директора предоставлять данные чаще.

Служба контроллинга должна договориться с бухгалтерией о вводе данных цехов по затратам, чтобы далее служба контроллинга выбирала информацию из базы данных и обрабатывала ее по своим «контроллинговым правилам», т.е. получала сводные аналитические формы. В результате обработки контроллинговые данные получаются «не совсем точными» с бухгалтерской точки зрения, однако эта точность достаточна для принятия управленческих решений. Именно эти достоверные на 95% данные нужны финансовому директору сегодня, а точные на 100% бухгалтерские отчеты месяц спустя — информация, бесполезная для принятия оперативных управленческих решений.

Служба контроллинга не делает проводок, не пересчитывает обороты и не меняет сальдо по счетам — это прерогатива бухгалтерии. Служба контроллинга анализирует данные и группирует их по определенным признакам: переменные и постоянные, относящиеся к определенному центру затрат и не относящиеся, и т.д. Поэтому служба контроллинга не мешает бухгалтерии, что позволяет им работать в единой команде.

 

АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

В процессе анализа информационных потоков предприятия служба контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии.

Цель анализа информационных потоков — выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.

Наиболее распространенный и, по-видимому, самый практичный метод анализа информационных потоков — составление графиков информационных потоков. Для построения графиков информационных потоков следует знать (или выработать самим) определенные правила их составления и условные обозначения отдельных элементов.

Каждый информационный поток — единичное перемещение информации — имеет следующие признаки:

• документ (на чем физически содержится информация);

• проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, к планированию и т.д.);

• исполнителя (человека, который эту информацию передает);

• периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).

На предприятии выделяют два уровня детализации информационных потоков:

• на уровне предприятия детализация производится до уровня цеха (подразделения), т.е. информация передается между цехами и службами предприятия;

• на уровне цеха (подразделения) предприятия детализация производится до уровня рабочего места, т.е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб.

Важно соблюдение единых правил, что дает возможность аналитической службе разговаривать на одном языке с остальными участниками процесса анализа информационных потоков (финансово-экономическими службами, отделом автоматизации и т.д.). На уровне предприятия целесообразно строить графики информационных потоков по отдельным проблемам, так как количество информационных потоков (связей) очень велико, поэтому трудно выявить единый алгоритм. На уровне отдельных цехов допускается построение общего графика информационных потоков по всем проблемам, так как здесь количество потоков (связей) не слишком велико, хотя возможно построение графиков по каждой проблеме.

Пример графика информационных потоков приведен на рис. 1.

К графику информационных потоков прилагают расшифровку информационных связей на предприятии или в подразделении (см. таблицу).

Составленный график информационных потоков имеет существенный недостаток — большое количество информационных связей затрудняет его чтение и анализ, но именно анализ информационных потоков и являлся целью составления графика. Поэтому целесообразно разрабатывать графики, изображающие не статические связи между отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей задачи. Составление таких графиков связано с теорией реинжиниринга бизнес-процессов. (Бизнес-процесс — это последовательность работ, направленных на решение одной из задач предприятия, например, материально-технического снабжения, планирования. Реинжиниринг бизнес-процессов занимается анализом и оптимизацией бизнес-процессов для достижения целей предприятия.)

Фрагмент графика бизнес-процесса материально-технического снабжения на предприятии представлен на рис. 2.

 

 

 

 

 

КИС:Бюджетирование 2.2 в части обмена данными совместимо с 1С:Предприятие

/ Управление предприятием / Управление  информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота / 2.2.Разработка системы анализа и оптимизации документооборота промышленного предприятия

2.2.Разработка  системы анализа и оптимизации  документооборота промышленного  предприятия

 

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

 

В связи с этим нами предлагается алгоритм анализа документооборота предприятия, основанный на выявлении «проблемных» участков документооборота и оптимизации движения документов согласно рациональной организации труда.

 

Данный анализ предлагается реализовать поэтапно на основе разработанной методики (рис 2.4.).

 

Такого рода методика была апробирована на ряде предприятий Волгоградского региона, в частности, ОАО «

 

Нефтегазмаш

 

», ОАО «Молочный завод «Волгоградский».

 

Представляется оправданным более подробное рассмотрение некоторых ее положений на конкретных примерах.

 

 

первом этапе

 

следует определить основные подразделения, отдельных исполнителей, отвечающих за процесс движения документооборота на предприятии. В основном данная функция возлагается на работников приемной руководителя организации. На небольших предприятиях эта работа поручается секретарю, который ведет регистрацию документов в специальных журналах. Следует также иметь в виду, что с внедрением технических средств на предприятии, а также использованием локальных сетей, за процесс оборота одних и тех же документов могут отвечать несколько работников: фактически работающих с бумажными документами и работающих с этой же информацией в сети.

 

 

Рис 2.4. Этапы анализа и оптимизации документооборота предприятия

 

Рис 2.4. Этапы анализа и оптимизации документооборота предприятия

 

После выделения сектора, ответственного за документооборот на предприятии, необходимо определить подчиненность выделенных подразделений и разграничить их функции по видам выполняемых работ, с целью формирования существующей модели документооборота на предприятии.

 

Воспользовавшись сложившейся организационной структурой, следует разработать блок-схему взаимосвязи подразделений, не отвечающих за процедуру документооборота, с ранее сформированной схемой подразделений, отвечающих за документооборот на предприятии. После этого целесообразно указать (схематически) маршруты движения документов и между самими подразделениями.

 

 

 

Например, документооборот в ОАО «Молочный завод «Волгоградский» выглядит следующим образом:

 

 

Рис 2.5. Схема документооборота в ОАО «Молочный завод «Волгоградский»

 

Рис 2.5. Схема документооборота в ОАО «Молочный завод «Волгоградский»

 

 

втором этапе

 

производится анализ структуры документооборота предприятия.

 

Группировку документов по признаку документационного обеспечения рекомендуется проводить в виде таблицы. Для более подробного анализа можно рассчитать количество обращающихся документов в среднем в месяц, в день.

 

Возможен также более детальный анализ приказов с разбивкой их на рубрики:

 

- по основной  деятельности;

 

- по учетной  политике;

 

- по личному  составу.

 

Внутренние документы целесообразно рассматривать в разрезе финансовых и служебных функций.

 

Период, в течение которого проводится анализ, выбирается предприятием самостоятельно. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих и внутренних документов предприятия.

 

Пример анализа документов предприятия по признаку документационного обеспечения представлен в таблице 2.2.

Группировка документов предприятия по подразделениям, позволяет определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот. Количество документов определенное в предыдущем виде анализа необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были определены при формировании существующей модели документооборота на предприятии. Данный вид анализа также рекомендуется проводить в виде таблицы с указанием доли документов каждого подразделения в общей их сумме.

 

Таблица 2.2. Анализ структуры документооборота по признаку документационного обеспечения ОАО «Молочный завод «Волгоградский»

 

 

 

 

Наименование документа

 

 

Количество документов

 

 

Темпы роста, %

 

Входящие

Исходящие

 

Приказы

 

 

в том числе:

 

 

- по основной  деятельности

 

 

- по командировкам

 

 

• по личному составу

 

 

 

 

IBS продолжает внедрение Microsoft Axapta в процессном производстве

 

Специализированные услуги и решения IBS:

Разработка концепций развития информационных технологий органов государственной власти;

Разработка системы стратегического управления на основе ключевых показателей эффективности деятельности органов государственной власти;

Разработка концепций и политик информационной безопасности органов государственной власти;

Создание и внедрение системы «Бюджетирование, ориентированное на результат» в органах государственной власти;

Проектирование, разработка и внедрение автоматизированных информационных систем;

Системы межведомственного взаимодействия;

Порталы органов государственной власти;

Центры обработки данных, вычислительные и телекоммуникационные центры;

Системы сбора данных, учета и регистрации национальных и территориальных ресурсов;

Системы управления документами и деловыми процессами.

 

 

 

ОАО «Останкинский молочный комбинат» и компания IBS объявляют о завершении основной стадии проекта по созданию системы управления на платформе Microsoft Business Solutions – Axapta.

 

Проект был начат в конце апреля 2003г. в связи с необходимостью в повышении качества и эффективности управленческих решений, способных обеспечить удержание лидерских позиций Комбината на рынке. Решение этой задачи требовало консолидации информации и интеграции бизнес-процессов Комбината в единую управленческую систему. К моменту начала проекта в компании насчитывалось порядка тридцати различных информационных систем, не интегрированных между собой, что приводило к несвоевременному получению необходимой информации. Кроме того, в компании отсутствовал автоматизированный учет материальных потоков.

 

В качестве платформы для построения системы была выбрана Microsoft Business Solutions–Axapta. Выбранная управленческая система должна была не только предоставлять полную оперативную отчетность по всем этапам деятельности, но и рассчитывать эффективность планируемых управленческих мер. Компания IBS была приглашена в качестве исполнителя проекта в результате победы в тендере по решению поставленной задачи.

 

К настоящему моменту специалистами IBS завершен основной этап проекта. Сданы в промышленную эксплуатацию контуры Производство (учет материальных потоков и расчет себестоимости), Логистика и Закупки, а также бухгалтерский учет по данным контурам. В общей сложности на Комбинате в настоящее время внедрены модули Финансы, Производство (функциональность Спецификации, Производственные заказы, Сводное планирование, Рабочие центры, Маршруты), Торговые серии (учет по местам учета запасов).

 

В рамках проекта по внедрению системы Microsoft Axapta специалистами IBS были автоматизированы бизнес-процессы непрерывного производства и управления качеством путем развития стандартных функциональных возможностей платформы. Стандартная функциональность решения была расширена специфическими для молочной промышленности функциями: управление «гибкими» рецептурами (потребление в которых зависит от различных свойств компонентов, таких как жирность, плотность, растворимость и т.п.), контроль качества и отчетность с учетом специфики отрасли (жиробаланс, отчетность по свойствам компонентов и т.п.)