Контрольная работа по «Деловым коммуникациям»

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, сто можно осуществить с помощью привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференции  готовятся заранее. Они могут  быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

Неплохо было бы посадить выступающих  на возвышении (хотя и необязательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с  задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают).

Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь  или ответственный за это мероприятие  сотрудник. Следует упомянуть и  о том, что пресс-секретарь - это ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его деятельности регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях и содержании деятельности организации или фирмы, комментарий решений, действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.

Пресс-секретарь или ответственный за проведение пресс-конференции обычно призывает присутствующих тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его выступлением.

Что касается выступлений  представителей фирмы, то они должны быть информационно ёмкими, лаконичными  и краткими, особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.

Некоторые модераторы не уделяют должного внимания вступительной речи. Тем не менее, значение вступительной речи кажется нам очень важным. Вступлением вы как бы задаете свои правила информационной игры (т.е. взаимодействия с журналистами). Вступительное слово модератора включает представление участников пресс-конференции, анонсирование темы и правил ведения пресс-конференции.

Организаторы пресс-конференции  вправе объявить любой регламент  ее проведения (формат и количество вопросов). В дальнейшем, когда обнаружатся  попытки журналистов нарушить регламент пресс-конференции, модератор должен немедленно их пресекать. Главное учитывать, что формат пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Функция пресс-конференции - информирование общественности через СМИ. Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук.

Предварять вопросы  журналистов должно само выступление  ньюсмейкера. Главный критерий успешного  выступления на пресс-конференции - информативность (хотя перегруженность  выступления информацией также не приветствуется: в СМИ могут появиться искажения). Поэтому никогда не стоит приводить сколько-нибудь широкий перечень цифр, фамилий, организаций и другой фактографической информации (передайте журналистам соответствующие сведения в письменном виде).

Наиболее оптимальная  форма поведения на пресс-конференции:

- естественность;

- умеренная эмоциональность;

- доброжелательность.

После завершения пресс-конференции  ее организаторы должны оценивать результативность проведения мероприятия. Для этого  необходим полный и детальный анализ материалов о прошедшей пресс-конференции, появившихся в СМИ спустя некоторое время, - как правило, это выполняется специалистами по связям с общественностью организации, проводящей пресс-конференцию.

Наряду с пресс конференцией важное значение для правильной организации связей с общественностью имеет посещение объектов представителями СМИ.

Если организаторами встречи с журналистами предусматривается  демонстрация видео материалов, то лучше всего провести просмотр после  закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видео материалы несут дополнительную, детализированную информацию, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.

По окончании официальной  части принято угощать журналистов. И хотя на первый взгляд фуршет представляет не столь важной частью встречи, это далеко не так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это, прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг, как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур.

В день мероприятия (максимум - утром следующего дня) нужно материалы  заинтересованным журналистам, которые  не смогли прийти. А также отправить  благодарности соответствующим  лицам. Также необходимо организовать заседание с целью анализа сильных и слабых сторон прошедшей пресс-конференции

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Проблемы точности восприятия в процессе делового общения

Человеческое общение  — многогранный процесс, изучаемый  философией, социологией, общей и  социальной психологией, лингвистикой и другими науками.

С точки зрения этики, общение — это одна из форм человеческого  взаимодействия, благодаря которой, говоря словами К. Маркса, "индивиды как физически, так и духовно  творят друг друга..." В процессе общения  люди не только формируют свои представления о мире, но и вырабатывают взаимопонимание, совместные решения.

В социально-психологическом  плане общение—это одновременно и обмен действиями, поступками, мыслями, чувствами, переживаниями, это  и обращение индивида к самому себе, к собственной душе, совести, мечтам. Это процесс воспитания и самовоспитания, форма творчества, помогающая выявлять и развивать лучшие стороны личности.

В раскрытии сущности "делового" общения, т. е. общения  в сфере производства, обычно выделяются три наиболее общие категории: отношения, отражения, деятельность (деньги).

Эффективность делового общения, прежде всего, определяется деятельностью  индивидов. Эта деятельность имеет  общественно значимый эквивалент, который, в конечном счете, может измеряться, в том числе и таким ценностным показателем, как деньги. В управлении все элементы общения важны: и "отношения", и "отражение", но главное — безусловно "деятельность".

Деловое общение способствует установлению и развитию отношений  сотрудничества и партнерства между коллегами по работе, руководителями и подчиненными, партнерами, соперниками и конкурентами. Невозможно назвать специалиста, не говоря уже о руководителях, который бы мог успешно трудиться, не зная основ делового общения.

Деловое общение – особый вид общение, для которого характерно взаимодействие с целью обмена деятельностью, информацией или влиянием. У делового общения должен быть конкретный результат - продукт совместной деятельности, информация, карьера, власть, а также сопутствующие им интеллектуальный анализ и эмоциональные переживания.

Понятие “деловое общение” подчеркивает целесообразность и возможность  разведения субъективных желаний и  объективных условий в процессе личного взаимодействия.

В случае делового общения  желание общаться вторично по отношению к необходимости. Принудительность - главный признак, отличающий деловое общение от межличностного.

Специфика делового общения  обусловлена тем, что оно возникает  на основе и по поводу определенного  вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. Стороны делового общения выступают в формальных (официальных) статусах, определяющих необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей.

Как и всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер, проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его отличительная черта — оно не имеет самодовлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей. В условиях рыночных отношений — это получение максимальной прибыли.

Деловое общение —  процесс, при котором происходит обмен деловой информацией и  опытом работы; предполагает достижение определенного результата в совместной работе, решение конкретной задачи или реализацию определенной поставленной цели. Это также психологический и физический контакты, обмен эмоциями. Умение строить отношения с людьми, находить определенный подход к конкретному человеку необходимо каждому. Кажется, что общение совершенно несложный процесс, поскольку с раннего детства люди общаются между собой. Однако общение включает в себя множество видов, функций и направлений. Изучением тех или иных сторон общения занимаются психология, философия, социология, этология и другие науки, вносящие свой вклад в понятие «общение»

Проблема восприятия достаточно хорошо разработана в  социальной психологии. Термин "социальная перцепция", т.е. социальное восприятие, впервые был введен американским психологом Лж. Брунером (р. 1915). Назвав восприятие "социальным", он обратил внимание на то, что, несмотря на все индивидуальные различия, существуют какие-то общие, вырабатываемые в общении, в совместной жизни социально-психологические механизмы восприятия.

Общение определяется тем  представлением о партнере, которое  складывается в восприятии.

Под восприятием в  социальной психологии понимается целостный  образ другого человека, формируемый  на основе оценки его внешнего вида и поведения.

В деловом общении  приходится взаимодействовать с  людьми, которых видишь впервые, и  с людьми, которые уже достаточно хорошо знакомы.

Психологические исследования показали, что в основе восприятия незнакомых ранее людей и людей, с которыми уже имеется определенный опыт общения, лежат разные психологические  механизмы. В первом случае восприятие осуществляется на основе психологических механизмов межгруппового общения, во втором — механизмов межличностного общения.

К психологическим механизмам восприятия в межгрупповом общении  относят процесс социальной стереотипизации, суть которого заключается в том, что образ другого человека строится на базе тех или иных типовых схем.

Под социальным стереотипом  обычно понимается устойчивое представление  о каких-либо явлениях или людях, свойственное представителям той или  иной социальной группы.

Люди, вступающие в общение, не равны: они отличаются друг от друга по своему социальному статусу, жизненному опыту, интеллектуальному потенциалу и т.д. При неравенстве партнеров наиболее часто применяется схема восприятия, которая приводит к ошибкам неравенства. В психологии эти ошибки получили название фактора превосходства.

Действие фактора привлекательности  при восприятии человека заключается  в том, что под его влиянием какие-то качества человека переоцениваются  или недооцениваются другими  людьми. Ошибка здесь в том, что если человек нам нравится (внешне), то одновременно мы склонны считать его более умным, хорошим, интересным и т.д., т.е. опять-таки переоценивать многие его личностные характеристики.

И, наконец, фактор отношения  к нам. Он действует таким образом, что люди, хорошо к нам относящиеся, оцениваются выше до которые к нам относятся плохо. Знаком отношения к нам, запускающим соответствующую схему восприятия, является все, ЧТО свидетельствует о согласии или несогласии партнера с нами.

Психологическими механизмами восприятия и понимания при межличностном общении являются идентификация, эмпатия и рефлексия.

Наиболее простой способ понимания другого человека обеспечивается идентификацией — уподоблением себя ему. При идентификации человек  как бы ставит себя на место другого и определяет, как бы он действовал в подобных ситуациях.

Очень близка к идентификации  эмпатия, т.е. понимание на уровне чувств, стремление эмоционально откликнуться на проблемы другого человека. Ситуация другого человека не столько продумывается, сколько прочувствуется.

Эмпатическое понимание  возможно в отношении немногих, поскольку  составляет тяжелую нагрузку для  психики.

Процесс понимания друг друга опосредован процессом  рефлексии. В социальной психологии под рефлексией понимается осознание  действующим индивидом того, как он воспринимается партнером по общению.

Это уже не просто знание другого, но знание того, как другой понимает меня, т.е. своеобразный удвоенный  процесс зеркального отражения  друг друга.

Анализ общения как  взаимодействия представляет значительные сложности. Вообще разделение трех сторон общения — восприятия, коммуникации и взаимодействия возможно только как прием анализа: при всем старании нельзя выделить "чистую" коммуникацию, без восприятия и взаимодействия или "чистое" восприятие. Но если восприятие и коммуникация в общении все-таки в какой-то мере, с большими оговорками, но поддаются отделению от "целого", то вычленение "отдельного", взаимодействия практически невозможно.