Национальные деловые коммуникации

За столом принято вести  беседу. Если число участников приема небольшое, беседа бывает общей. Если число гостей более 30-40 человек, беседуют сидящие рядом. При этом не принято переговариваться через головы соседей: если очень нужно что-либо сказать соседу, сидящему через одного человека, надо это сделать, отклонившись назад, т.е. за спиной непосредственного соседа, а не перед его лицом. При разговоре с одним соседом нельзя поворачиваться спиной к другому соседу.

Если вилка, нож или  ложка упали на пол, следует попросить  официанта принести другой прибор. Но хорошо обученный персонал, обслуживающий  деловой прием, обычно сделает это сам, не дожидаясь просьбы. Очень существенное напоминание: недопустимо вслух делать замечания о недостаточно хороших манерах кого-либо. Нельзя также дуть на какое-либо слишком горячее блюдо с целью остудить его. Следует подождать, пока предложат добавку, а не протягивать тарелку с просьбой об этом.

Нельзя пользоваться обратной стороной вилки или ножа. По окончании  обеда салфетку, не складывая, кладут на стол слева или справа от прибора.

Если нет желания есть какое-либо блюдо, надо просто сказать: "Благодарю, не надо", а не пускаться в длительные объяснения относительно больной печени или слабого желудка, осведомляясь одновременно о их состоянии у соседей.

Нельзя давать никаких  отрицательных характеристик подаваемым блюдам, но и излишнего восхищения демонстрировать не стоит; можно  высказать похвалу, но умеренно.

Курить за столом можно, если на столах примерно на расстоянии 1 - 1,2 метра друг от друга расставлены пепельницы. Если пепельниц нет, не стоит спрашивать разрешения закурить у соседей. Дело в том, что протокольная группа фирмы-хозяйки продумывает этот вопрос и принимает решение о возможности курить за столом в зависимости от общего числа приглашенных, характера приема, числа курящих гостей. Если курить в зале не разрешается, то поблизости должно быть оборудовано курительное помещение - чистое, комфортабельное, периодически проветриваемое. Указатели, информирующие о курительной комнате, развешиваются в нескольких местах.

Вставая из-за стола, не следует  складывать свою салфетку и очень  не прилично уезжать тотчас после обеда, всегда нужно подождать, по крайней мере, полчаса.

Важное значение имеет создание благоприятной психологической атмосферы общения партнеров во время делового завтрака, обеда или ужина.

Положительное впечатление  от стиля и манеры, с которыми человек держится за столом, возникает тогда, когда он ведет себя спокойно, свободно и естественно, даже если не требуется строгое соблюдение правил делового столового этикета. Особенно негативно воспринимаются за столом неуверенность, скованность и зажатость или, наоборот, излишняя разболтанность и вообще непризнание каких бы то ни было правил.

Человека, который ведет  себя излишне скованно, могут оценить  как слабого и неуверенного партнера в деловом отношении. На него будут "давить", к его мнению не будут прислушиваться. Того же, кто демонстрирует недопустимую вольность и даже вульгарность, оценивают как некультурного, который может допустить такую же излишне вольную, а значит, непрогнозируемую форму поведения не только за столом, но и в деловых контактах. На встречах, имеющих неформальный аспект, связанный с едой, и, казалось бы, задающих условия для более открытого проявления индивидуальности участников, напротив, расставляются "ловушки" и ведется тонкое наблюдение. На таких деловых обедах учитывается любая погрешность в поведении партнеров и делаются соответствующие выводы.

Следует также помнить, что  основное внимание нужно уделять  не столько блюдам и напиткам, выставленным на столе, сколько организации приятной и содержательной беседы. Психологическое  напряжение возникает тогда, когда  с началом блюд человек перестает  общаться и концентрирует свои усилия только на их дегустации. Часто так  ведут себя люди, испытывающие проблемы в общении и не умеющие найти подходящую тему для светской беседы. Их внимание полностью поглощено процессом еды, и они вызывают недоумение у других участников. В таких ситуациях у участников встречи могут возникнуть следующие предположения: молчаливо жующий человек не хочет общаться (следовательно, проявляет неуважение), для такого человека блюда, выставленные на столе, представляют редкое удовольствие и он не может отвлечься от них (следовательно, он стеснен в средствах и не представляет из себя серьезного партнера), такой человек просто излишне увлекается процессом еды, а значит, недостаточно ответствен в деле.

Беседа за столом является основной целью и сутью деловых приемов. Но за столом не принято говорить о делах, беседа должна носить общий характер. О делах будут разговаривать потом, когда закончится застолье, длящееся обычно от 1,5 до 2 часов.

За столом же следует затрагивать  общие темы - о погоде, о культуре и искусстве, причем не рекомендуется углубляться в какие-либо темы, так как это может привести к спорам и даже конфликтам. Общепринятые в светском этикете ограничения на тематику застольных бесед действуют и в деловом этикете: не принято говорить о здоровье - своем или кого-либо из присутствующих, о заработной плате и вообще о доходах, а также о болезнях и недомоганиях, семейных проблемах и неурядицах, спорах и конфликтах с руководством. Желательно избегать длинных монологов в разговоре. Не следует спрашивать собеседников о возрасте или их должностном ранге. Полезно не только говорить в соответствии с правилами этикета, но и уметь слушать, т.е. не прерывать собеседника, смотреть на него со вниманием и интересом, давать ему высказать свою мысль полностью, показать собеседнику (выражением лица, позой и т.п.), что тема разговора интересна.

Важно, чтобы организаторы встречи были за столом в определенном смысле дипломатами: старались смягчать возникающие конфликты, сглаживать моменты противоречий или чьей-то бестактности, если таковые имели  место. При проведении деловых завтраков, обедов и ужинов ставится цель улучшения  отношений с партнерами, сближения  людей, придания деловым контактам  позитивного личного оттенка и устранения существующих разногласий. За хорошим столом, как правило, человек становится мягче и добрее, что значительно облегчает и оптимизирует деловые контакты.

В целом, необходимо стремиться к тому, чтобы у партнеров, приглашенных на деловую встречу, остались приятные воспоминания. Улучшение и смягчение отношений между партнерами проявится позже и при решении конкретных деловых вопросов и проблем.

Таким образом, правила делового этикета разумно регламентируют взаимодействия в профессиональной сфере. Деловой этикет позволяет развивать этические нормы отношений и открыто фиксировать их в качестве необходимого условия при организации контактов, охраняя себя и своих партнеров от недоразумений. Принципы делового этикета позволяют построить особую для каждого учреждения социально-психологическую атмосферу с тем, чтобы иметь свое "лицо" и отличаться от других организаций.

Деловой этикет позволяет  сохранять приличия и не нарушать "границ разумного" даже при наличии делового конфликта или противостояния. Наконец, деловой этикет - это культура, к которой мы все должны стремиться, потому что это действительно выгодно, и потому что так работает и живет весь цивилизованный деловой мир.

 

 

 

 

 

 

 

 

63. Реквизиты документов, правила их оформления

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами:

         -  (ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” - М., 1999;

        - Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.

       - “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения” - М., 1991г.;

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

     1. более активное использование юридическую силу документов;

     2. оперативное и качественное составление и исполнение документов;

3. организацию быстрого поиска документов;
4. ПЭВМ при составлении документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами.

Правила их составления и  оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления -29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной  практике, относятся:

01 - Государственный герб  Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные  об организации;

08 - наименование вида  документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер  документа;

11 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

12 - место составления  или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа  к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документов;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии  приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования  документа;

23 - визы согласования  документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

28 - отметка о поступлении  документа в организацию;

29 - идентификатор электронной  копии документа.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “01 - государственный герб”. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно  разделить на 3 основные части:

1. заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
2. основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);
3. оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Расположение основных реквизитов документа приведено в ГОСТ Р 6.30-97, а также на рис 1.

Реквизиты документов

Реквизит “эмблема организации 

Эмблема предприятия - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п.

При угловом расположении реквизитов (см. ГОСТ Р 6.30-97) эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) - в середине верхней части листа.

Реквизит “наименование  организации “ 

Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь  фирменное наименование (статья 54 Гражданского кодекса РФ).

Наименование организации  пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах:

1. уставе предприятия или учредительном договоре;
2. свидетельстве Регистрационной палаты.

В наименовании используются сокращения типа 000 (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) и т. п.

Реквизит “наименование  организации” располагается под  реквизитом “эмблема организации”.

Реквизит “индекс  предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке “

Совокупность перечисленных  в реквизите данных является юридическим  адресом предприятия.

На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется  типографским способом или с помощью ПК.

Данный реквизит располагается  в левом верхнем углу под реквизитом “наименование организации” или на нижнем поле документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Коноваленко М.Ю. Деловые коммуникации: учебник для бакалавров/ М.Ю. Коноваленко, Коноваленко В.А.- М.: Издательство Юрайт,2013.-468с.
2. Коноваленко В.А. Управление персоналом: креативный менеджмент/ В.А. Коноваленко, М.Ю. Коноваленко.- М.: Юрайт,2012.-415 с.
3. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности/ А.П. Панфилова.- СПб.: Знание, ИВЭСЭП, 2001.-496с.
4. Руденский Е.В. Основы психотехнологии общения менеджера/ Е.В. Руденский.-М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ,1998.-180с.
5. ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов