Офисные коммуникации

· совещания по мотивации труда, где обсуждаются проблемы производительности и качества, удовлетворенности персонала, причины низкой мотивации, возможности ее изменения, вопросы морального и материального стимулирования;

· совещания по внутрифирменной организации, где предметом обсуждения становятся вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений, делегирование полномочий и др.;

· совещания по контролю за деятельностью работников посвящены обсуждению результатов деятельности, достижения поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности;

· совещания, специфические для организации, где обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в организации, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа, стиля.

При подготовке совещания необходимо определить: цель совещания -- описание ожидаемого результата, нужного решения, желательного итога;предмет обсуждения -- тема совещания, которая должна быть актуальной, конкретно сформулированной и представляющей интерес для участников совещания.

Повестка совещания -- письменный документ, содержащий следующую информацию: тема; цель; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания; место проведения; фамилии и должности докладчиков, работников, ответственных за подготовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос; место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Совещания проходят оперативно и конструктивно, когда участники не просто информированы о правилах поведения, но придерживаются их.

2.2 Пресс-конференция

Пресс-конференция -- мероприятие, направленное на информационную и рекламную поддержку имиджа организации. Этот вид деловых контактов во многом обеспечивает эффективность взаимодействия с внешней средой.

Структура пресс-конференции. В вводной части обязательны следующие элементы: приветствие; разъяснение причины проведения; программа; представление выступающих; информация о материалах, представляемых прессе.

В ходе пресс-конференции: докладчик кратко зачитывает те заявления, в котором отмечается о причинах ее проведения; репортеров просят задавать вопросы докладчику; определяется точность ответов на заданные вопросы, при этом репортеры не должны отклоняться от объявленной темы.

Ведущий на пресс-конференции должен: не допускать преувеличений, называть вещи своими именами; проявлять уважение к своим конкурентам, политическим противникам; не стремиться убедить других в том, что успех -- исключительно ваше личное достижение; не вступать в споры, не использовать «закрытые» ответы типа «Да», «Нет»; не затрагивать тем, освещение которых в прессе нежелательно; не проявлять пристрастия или неприязни к кому-либо из участников пресс-конференции.

2.3 Деловые переговоры

Деловые переговоры -- специфический вид деловой коммуникации, имеющий свои правила и закономерности, использующий совместный анализ проблем. Деловые переговоры -- инструмент как внутренних, так и внешних коммуникаций.

Выделяют два подхода к переговорам: конфронтационный и партнерский.

Конфронтационный подход к переговорам -- это противостояние сторон, своеобразное поле битвы, т.е. каждая из сторон уверена, что целью переговоров является победа, а отказ от полной победы означает поражение.

Партнерский подход реализуется на основе совместного с партнером анализа проблем и поиска взаимоприемлемого решения, при котором в выигрыше оказываются оба участника.

Цель переговоров может состоять в налаживании связей, принятии решений, заключении различных договоров, координации совместных условий, согласовании мероприятий. Стратегическая цель переговоров -- найти взаимоприемлемое решение, избегая крайней формы появления конфликта.

Эффективность ведения переговоров определяется двумя критериями:

· переговоры должны привести к разумному соглашению (максимально отвечающему интересам каждой из сторон), если таковое возможно в принципе;

· переговоры должны улучшить или хотя бы не испортить отношения между сторонами.

Цели участников переговоров могут не совпадать или даже быть противоположными, поэтому важно правильно сформулировать цели переговоров. Для этого необходимо четко знать и о себе, и о партнере (оппоненте): интересы; положение организации, отрасли, на рынке товаров, услуг; наличие обязательств (каких и перед кем); наличие деловых партнеров, союзников; принадлежность организации к политико-экономической группе.

Предметом переговоров может стать любая информация, относительно которой нет согласия, но он должен носить практический характер и учитывать складывающуюся ситуацию.

Коммуникация является одним из основных функций управления в любой организации и ее значение трудно переоценить. Это процесс передачи информации, мыслей, идей, мнений и планов между различными подрозделениями организации.

Невозможно иметь человеческие отношения без общения. Однако эффективная коммуникация требуется не только для хороших человеческих отношений, но и для различных аспектов организации.

Коммуникации в организациях включают в себя все средства, как формальные так и неформальные, в которых информация передается вверх, вниз, и через сеть менеджеров и сотрудников в бизнес.

 

Список литературы:

1. Батаршев, А.В. «Организаторские  и коммуникативные качества личности» (Для деловых людей) [текст]. - Таллин: Центр информационных и социальных  технологий «Регалис», 2001.

2. Виханский, О.С., Наумов, А.И. Менеджмент [текст] / М.: «Высшая школа», 2000 г.

3. Жарковская, Е.П. Антикризисное  управление.- М.: Омега-Л, 2004.

4. Кричевский, Р.Л. «Если Вы  руководитель» [текст] / - М.: Издательство  «ДЕЛО», 2005

5. Лукичева, Л.И. Управление  организацией [текст] /.- М. - 2004.

6. Мескон, М.Х., Альберт, М., Хедоури, Ф. Основы менеджмента [текст] /. - М.:Дело,1999.