Порядок і правила виготовлення, копіювання, реєстрації та розмноження документів грифом секретності

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ, НАУКИ  МОЛОДІ І СПОРТУ УКРАЇНИ

Національний Авіаційний Університет

Кафедра Безпеки інформаційних  технологій

 

 

 

Контрольна робота

з дисципліни

 «Документаційне забезпечення робіт,

пов’язаних із захистом інформації»

на тему:

  "Порядок і правила виготовлення, копіювання, реєстрації та розмноження документів грифом секретності "

 

 

                                                  Виконав:   студент 5 курсу

                                                                     ІЗДН  НАУ 

                                                      Спеціальність №  6.170101/1

                                                   Залікова книжка № 080530

         Тарасенко Віталій Володимирович                                                            

                         Перевірив:  

 

 

Київ – 2013 рік

Зміст:

 

1.  Вступ ___________________________________________3

2.  ВИГОТОВЛЕННЯ СЕКРЕТНИХ ДОКУМЕНТІВ _________5

3.  КОПІЮВАННЯ  СЕКРЕТНИХ ДОКУМЕНТІВ ___________6

4.  Розмноження документів грифом  секретності _________7

5.  Реєстрація (облік) документів  грифом секретності ____11

6.  Список літератури _______________________________16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ:

           Відповідно до Закону "Про інформацію" вона поділяється на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом. Інформація з обмеженим доступом за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну і таємну.

           Конфіденційна інформація - це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних та юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов. Таке визначення закріплене Законом України "Про інформацію", але має недоліки.

       - По-перше, у перелік суб"єктів права власності конфіденційної інформації не включено державу, яка також володіє відомостями конфіденційного характеру

      - По-друге, визначення слід після слова "відомості" доповнити конструкцією," що не становлять передбаченої законом таємниці. " Це пов"язано із встановленим законодавством поділом інформації з обмеженим доступом на таємну та конфіденційну.

            Таємна інформація - це інформація, що містить відомості, які становлять державну та іншу передбачену законом таємницю( банківську, комерційну, службову, професійну, адвокатську тощо), розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі).

           Відносини у сфері охорони державної таємниці регулюються Конституцією України, Законом України від 02 жовтня 1992 року № 2657- ХІІ " Про інформацію," Законом України від 21 вересня 1999 р. № 1079-ХIV "Про державну таємницю ", міжнародними договорами, згода на обов"язковість надана Верховною Радою України та іншими нормативно-правовими актами. Закон України "Про державну таємницю " регулює суспільні відносини, пов"язані з віднесенням інформації до державної таємниці, засекречуванням, розсекречуванням її матеріальних носіїв та охороною державної таємниці з метою захисту національної безпеки України.

           Державна таємниця - вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, науки і техніки, зовнішніх відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди національній безпеці України та які визнані такою( державною таємницею) у порядку встановленому Законом України "Про державну таємницю" і підлягають охороні державою.

          Дія Закону поширюється на органи законодавчої, виконавчої та судової влади, органи прокуратури України, інші органи державної влади, Верховну Раду Автономної Республіки Крим, Раду міністрів Автономної Республіки Крим,органи місцевого самоврядування, підприємства, установи, та організації всіх форм власності, об"єднання громадян, що проводять діяльність, пов"язану з державною таємницею, громадян України, іноземців та осіб без громадянства, яким у встановленому порядку надано доступ до державної таємниці.

          Державну політику щодо державної таємниці як складову засад внутрішньої та зовнішньої політики визначає Верховна Рада України.

          Єдині вимоги до виготовлення, обліку, користування, зберігання, схоронності, передачі та транспортування матеріальних носіїв секретної інформації встановлюються Кабінетом Міністрів України.

          Секретне діловодство в установах організується та ведеться режимно-секретним органом(РСО).

           РСО ст.21 " В органах державної влади, органах місцевого самоврядування, в установах, що провадять діяльність, пов"язану з державною таємницею, з метою розроблення та здійснення заходів щодо забезпечення режиму секретності режиму секретності, постійного контролю за їх додержанням створюються на правах окремих структурних підрозділів режимно-секретний органи. Створення, реорганізація чи ліквідація РСО здійснюється за погодженням із Службою безпеки України). Обліку підлягають усі рукописні, машинописні, підготовлені з використанням засобів обчислювальної техніки секретні документи, робочі зошити для ведення записів, що містять секретну інформацію, машинні та інші матеріальні носії секретної інформації, робочі папки.

           Під реєстрацією секретних документів, інших матеріальних носіїв секретної інформації розуміється надання їм реєстраційних номерів шляхом нанесення на них умовного позначення з подальшим записом відомостей про ці документи або інші матеріальні носії секретної інформації у журналах чи картках обліку за відповідною формою.

 

2.  ВИГОТОВЛЕННЯ СЕКРЕТНИХ ДОКУМЕНТІВ:

           Виготовлення витягів та копій з документів здійснюють з письмового дозволу керівника установи, керівника структурного підрозділу або начальника режимно-секретного органу чи його заступника.

          Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються у ній.

          Копіювання документів, що надійшли з інших установ і не містять у собі відомостей про виробничу діяльність цієї установи, допускається лише з дозволу керівника установи, від якого надійшов документ.

Копіюванням вважається:

-  розмноження вхідних документів поточного року;

-  вхідних, підготовлених документів за минулі роки;

- всіх документів, що знаходяться на зберіганні у РСО, секретнлому архівному підрозділі.

          Копії документів та витяги з секретних документів (окрім виписок у робочий зошит) враховуються за новими обліковими номерами у журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі, журналі обліку підготовлених документів, картці обліку підготовлених документів, журналі обліку вхідних, видрукуваних, вихідних і інвентарних документів. При копіюванні документа в друкувальному підрозділі копія обліковується в журналі обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі, а в РСО, за журналом обліку підготовлених документів або картці обліку підготовлених документів.

          При копіюванні документа в РСО з використанням друкарської машинки, автоматизованої системи або розмножувальної техніки, копія обліковується за журналом обліку підготовлених документів, карткою обліку підготовлених документів, журналом обліку вхідних, видрукуваних, вихідних і інвентарних документів.

 

3.  КОПІЮВАННЯ  СЕКРЕТНИХ ДОКУМЕНТІВ:

        В облікових журналах або картках та на документах, з яких вимовляється копія, робиться позначка про те, скільки примірників копій знято, з яких номерів аркушів, розділів чи пунктів документа і в якій кількості примірників зроблено витяги, а також – за якими номерами обліковані копії чи витяги.

З матеріалу знято копію  в одному примірнику:

 На оригіналі:                                                     На оригіналі:

Відмітка друкарки                                              Відмітка виконавця

Знято копію в 1 прим.                                       Копія відправлена до МЗС   

Друк. Вовченко                                    Фахівець РСО Підпис Станик В. Р.

       10.05.97

        № 1456т 

 

Витяг у двох примірниках, кожен за своїм номером:

На оригіналі:                      На оригіналі:                        На оригіналі:

Відмітка друкарки           Відмітка виконавця                       № 1550

№ 1549, 1550                  Витяг відправлено згідно             Друк. 1 прим.

Друк. 2 витяги                  з листом № 42                             10.05.97

п.3,4 та 8, 9 в 1                № 1549 – Мінфін                          № 1549                     

прим кожний                    № 1550 – МЗС                              Друк. 1 прим.

Друк.. Вовченко               Фахівець РСО                              10.05.01

10.05.01                            Підпис Кутний А. І.

 

Витяг у двох примірниках  по одному питанню:

На оригіналі:                   На оригіналі:                           На оригіналі:

Відмітка друкарки            Відмітка виконавця                   № 1553

№ 1553                             Витяг № 1553                             Друк. 2 прим.

Друк. Витяг в 2 прим.         відправлений за                        17.05.97 

 По п.3.                                Прим. № 1 – Мінфін

 Друк. Вовченко                  Прим. № 2 – МЗС        

17.05.97.                              Фахівець РСО

                                             Підпис Пиріг А. А.

 

4.  Розмноження документів грифом секретності:

           Розмножені примірники документів попереднього обліку, обліку підготовлених документів у поточному діловодстві та документи інвентарного обліку враховуються за обліковими номерами цих документів. Про це робляться відмітки на документах, що розмножуються.

          В облікових журналах чи картках обліку вказується, коли і скільки примірників ще розмножено, та де вони знаходяться.

          Нумерацію додатково розмножених примірників документа продовжують від останнього номера раніше врахованих його примірників. Якщо виготовлено копії документів, що надійшли з інших установ вже з номером примірника, то нумерація додатково розмножених примірників цих документів робиться через косу риску, де у чисельнику зазначається номер примірника, з якого робиться копія, а у знаменнику – черговий номер додатково розмножених примірників документа.

          Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником установи, а необхідність розмноження окремих документів – керівниками структурних підрозділів. Розмноження може здійснювати безпосередньо РСО, використовуючи засоби власної оргтехніки.

          Копію документа виготовляють рукописним, друкувальним засобами або з застосуванням автоматизованої системи та засобами оперативної поліграфії обладнаними технічними засобами захисту секретної інформації.

          Під час виготовлення копії рукописним і друкувальними засобами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчуються підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу. Відмітка “Копія” зазначається у верхній правій частині лицьової стороні першого аркуша документа. На витягах з документів після назви документа пишеться слово “Витяг”. Напис про засвідчення документа складається зі слова “Згідно”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставлення її нижче реквізиту “Підпис”. Наприклад:

 

Згідно

Інженер з режиму секретності (Підпис)                          Комарик П. Р.

Дата

 

          На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення. Наприклад:

Дата, індекс

--------------------------------------------------------------------------------

Начальник відділу (Підпис)                                                Нестор Р. О.

Згідно

Інженер з режиму секретності (Підпис)                             Гнатів Л. Д.

Дата

           На копіях вихідних документів можуть бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою (негербовою) з найменуванням відповідної установи або її структурного підрозділу. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

           Якщо документ з української мови перекладається на іншу мову чи навпаки, він враховується за новими обліковими номерами. На зворотній стороні останнього аркуша такого документа ставляться підписи замовника роботи з перекладу та перекладача з роз шифровкою їх прізвищ.

Розмноження документів повинно  здійснюватися за такими правилами: