Система электронного оборота в облачной среде

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО

ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

СТАВРОПОЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ

 

Факультет     Экономический

Кафедра        Информационных систем и технологий

 

 

Семестровое домашнее задание

На тему: Система электронного оборота в облачной среде.

По дисциплине: Информационные технологии в управление

 

Выполнила: студентка 3 курса 12 группы

Юрина Виктория Игоревна

 

Проверил: доцент кафедры

Информационных систем и

технологий

К.н.т., доцент Рачков В. Е.

 

Дата сдачи_______________

Дата защиты_____________

Оценка___________________

 

 

 

Ставрополь, 2014

 

Оглавление

Исходные данные к СДЗ……...…………………………………………………..3

Введение…………………………………………………………………………...5

Глава I. Электронный документооборот……………...…………………………8

           1.1.Понятие электронного документа……………………..…………..…8

           1.2. Системы электронного документооборота………………………...14

Глава II. Технология облачных сред……………………………………………22

           2.1. Понятие облачных вычислений и виды облаков…………………..22

           2.2. Серверы облачных технологий……………………………………..25

Глава III. Системы электронного оборота в облачной среде…………………30

          3.1. Архитектура облачных систем  электронного документооборота...30

          3.2.Системы электронного документооборота в облаку………...……..33

Заключение……………………………………………………………………….40

Список используемый информационных источников………………………...42

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Исходные данные к семестровому домашнему заданию (постановка задачи): Семестровое домашнее задание (СДЗ) имеет целью закрепить и обобщить полученные знания по учебной дисциплине «Информационные технологии в управлении», научить студентов систематизировать и представлять полученные знания с использованием современных информационных технологий. СДЗ в своей содержательной части должна представлять (в соответствии с индивидуальным заданием) характеристику объекта и предмета исследования в рамках предметной области, реализацию целевой установки на проработку материала. Перечень вопросов, подлежащих разработке в СДЗ: Подготовка и сбор материала для СДЗ, его анализ, обобщение, структурирование и представление в пояснительной записке. СДЗ представляет собой логически увязанный через систему выводов материал, состоящий как правило из двух - трех глав, введения, заключения, списка использованных источников и приложений (Приложение А). Во введении проводится актуализация темы, детализируются цель, объект, предмет разработки, а ее заключительной части, показывается практическая значимость проработанного материала. По тексту в обязательном порядке делаются ссылки на использованные источники (количество источников не менее 10). В приложения могут выносятся: не масштабируемые рисунки; итоговый тест по материалу СДЗ, состоящий из 36 вопросов с четырьмя вариантами ответов, реализованный в тестовой оболочке MyTestX (используются все 9 видов тестовых заданий равномерно) и охватывающий в полном объеме материал СДЗ; CD-RW с электронной версией СДЗ и презентацией к докладу для защиты СДЗ. Материалы СДЗ готовятся в текстовом редакторе Word 2003-2007, шрифт Times New Roman 14, интервал 1,5, объем материала от 30 страниц и более (исключая приложения). СДЗ сдается на проверку и рецензирование преподавателю не позднее чем за 10 дней до начала зачетной сессии. Защита СДЗ проводится в ходе зачетной сессии.

Перечень графического материала СДЗ:________________________________ 1. Пояснительная записка СДЗ в составе: титульный лист, задание, оглавление, введение, основные главы материала, заключение, список использованных источников, приложения; бланк рецензии. 2. Выполненная СДЗ с приложениями и справочными материалами на CD-RW носителе.

                             Руководитель: доцент кафедры ИСиТ, к.т.н., доцент

                     ____________   __________ В.Е. Рачков

                                               (подпись)          (дата)        (ФИО руководителя)                                 

                                           Задание приняла к исполнению 12 группа 3 курс

                                           ___________  __________ Юрина В.И.

                                            (подпись)      (дата)         (ФИО исполнителя)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Основной целью данной работы является раскрытие понятия «системы электронного документооборота» и «технологии облачных сред». Основой этой системы является документ и облачные вычисления. Документ – определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система  - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов, точнее к их сумме. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы.          

Трудно представить нашу жизнь без документов: гражданина– без паспорта, водителя – без водительских прав, туриста – без туристической визы, студента – без студенческого билета и зачетной книжки и т.д. Особенно это затрагивает практически все сферы экономики: торговлю, управление, банковскую деятельность. Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой из выше перечисленных сфер экономики и организаций.          

С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом  - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты. Но, с устранением одной проблемы, появилась другая – защита информации, которую содержит электронный документ. Безопасность информации особенно важна в наше время, поэтому настоящая работа содержит некоторые возможности ее обеспечения.            

Электронный документ, в отличие от обычного (бумажного), невозможно закрепить печатью или подписью.

Многие компании не имеет офиса и все сотрудники работают из дома. Очевидно, что такая компания не может позволить дорогостоящие системы. К расходам прибавятся покупка мощного сервера, оплата сотрудникам, которые настроят данную систему.

Поэтому такие компании довольствуются работой с документами при помощи стандартных офисных редакторов. Зачастую, это не упрощает, а усложняет работу  - при работе с документом руководитель не знает, когда и кем были произведены изменения, расходуется лишнее время на контроль процесса.

Для решения проблем такого характера начали появляться системы, которые ориентированы на работу с небольшими компаниями. Одна из таких систем – облачная система электронного документооборота Docloud.

Облачные технологии (англ. cloud computing, также используется термин "облачные вычисления") — технология обработки данных, при которой компьютерные ресурсы и мощности предоставляются пользователю как сервис, доступный через интернет.

Из этого следует, что  пользователь, имея доступ к данным, не беспокоится о закупке дорогостоящего оборудования, обучения сотрудников и т.д. Важный аспект – для доступа достаточна регистрация на сайте и перед вами весь доступный арсенал возможностей.

  Цель работы: определить как система электронного документооборота функционирует в облачной среде.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

1. Дать понятие электронного  документа и облачных технологий.

2. Раскрыть системы электронного  документооборота.

3. Дать описание архитектуры системы электронного документооборота.

Объект исследования: Система электронного документооборота и технологии облачных сред

Предмет исследования:  Система электронного документооборота в облачной среде.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА I ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

 

1.1. Понятие электронного документа

 

Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта - вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.

В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть программное обеспечение классов "системы управления документами" и "системы управления деловыми процессами" [2].

Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих функций:

-регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;

-учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;

-централизованный контроль исполнения документов;

-списание документов в дело;

-ведение информационно-справочной работы;

-формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему.     

При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.

Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.

Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность работы за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа.

С юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому наряду с совершенствованием информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа [5].

Основной функцией традиционного документа является удостоверение некоторой информации. При составлении и использовании документа присутствуют два аспекта: во-первых, некоторая информация, а во-вторых, - сам документ как материальная вещь, которую можно предъявить или передать. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить истинность информации, содержащейся в документе. Возможно, для подтверждения истинности необходимо проделать некую процедуру - экспертизу по проверке подлинности документа.

Саму информацию, содержащуюся в документе, тоже можно разделить на две части. Первая часть - непосредственно содержание, вторая - вспомогательная информация, которая дает возможность установить его аутентичность (подлинность). К ней относятся реквизиты типа исходящего номера, подписей и печатей.

В состав информации, как содержательной, так и о носителе, могут входить и данные о времени, условиях и месте составления документа.

Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном, известном заранее количестве экземпляров. Например, может быть указано, что договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр явится копией, что в принципе может быть проверено путем проведения соответствующей экспертизы.

В ряде случаев существенно наличие именно оригинала документа. Например, продажа акции, выпущенной в документарной форме, вовсе не равносильна продаже копии ее сертификата, даже заверенной нотариально.

Таким образом, документ выполняет следующие функции:

-фиксация некоторой (содержательной) информации;

-фиксация лица, подписавшего документ;

-фиксация условий составления документа;

-доказательство в судебном разбирательстве;

-функция оригинала, обеспечиваемая его уникальностью.

С точки зрения традиционного документооборота можно выделить две основные функции бумажного документа: информационную и доказательственную (т. е. возможность использовать его в качестве допустимого доказательства). Главной причиной, по которой именно бумажные документы выполняют эти функции, является то, что именно бумага была на протяжении многих столетий наиболее распространенным материальным носителем, используемым для передачи и хранения информации. В последние десятилетия ситуация резко изменилась, объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно растут. Как отмечалось ранее, системы безбумажного документооборота получают все более широкое распространение в самых разных областях. В связи с этим важное значение приобретает определение правового статуса электронного документа - очерчивание областей, где возможно и допустимо его применение.