Администратор гостиницы

Содержание

Введение

В настоящее время для организации и автоматизации различных видов учета на предприятиях применяются персональные компьютеры. Повышенная заинтересованность к программным продуктам ведения учета связана с растущим объемом разнообразных процедур и задач, с увеличением размеров информации, трудоемкостью вычислительных процессов, доступностью цен на покупку необходимого оборудования. Поэтому приобретение и использование программ автоматизации является целесообразным и экономически обусловленным поступком.

Информационный рынок программных продуктов на сегодняшний день готов предложить большое разнообразие систем автоматизации учета с различными функциональными возможностями.

Любая система автоматизации направлена на облегчение труда в той или иной области: сокращение объемов работ, машинная обработка информации, выдача необходимых результатов, повышение работоспособности и качество ведения учета.

Программы учета выполняют следующие основные функции:

- составление и учет первичной документации;

- автоматизация расчетов;

- структурированное хранение данных;

- формирование различных форм отчетностей.

На данный момент те предприятия, которые не имеют автоматизированной системы учета, стремятся приобрести и поставить ее, поскольку каждый руководитель желает получать полную, достоверную, своевременную и объективную информацию о деятельности своего предприятия. При незначительных объемах учетной информации достичь данного результата можно без привлечения новых информационных технологий, но в ином случае это сделать невозможно.

Объектом рассмотрения в работе является гостиница - ООО «Маяк-Сервис». Гостиница имеет номера для поселения жильцов, различного класса и с различным количеством койко-мест.

В «Маяк-сервис» установлен программный комплекс 1C:Бухгaлтерия 8 (базовая версия), который является многофункциональной системой, включающей в себя решение множества задач, и предназначен для автоматизации оперативного, бухгалтерского и управленческого учета. Система 1С автоматизирует и естественно облегчает часть рутинных и трудоемких процессов в сфере оказания услуг. Что касается организации непосредственно самого учета посетителей, то он остается нерешенным, и требует больших человеческих ресурсов и времени, поскольку идет формирование значительных объемов операций и документации вручную.

В ходе прохождения преддипломной практики были поставлены следующие задачи:

- познакомится с основными видами деятельности администратора гостиницы;

- изучить опыт создания и применения конкретных технологий и систем информационного обеспечения для решения реальных задач организационной, управленческой или научной деятельности в условиях конкретных производств, организаций или фирм, а также вопросы использования методов информатики в области экономики;

- проработать вопросы, связанные с созданием информационно-логических и имитационных моделей объектов предметной деятельности;

- приобрести навыки практического решения информационных задач на рабочем месте в качестве исполнителя или стажера;

- сделать постановку задачи для дальнейшего выполнения дипломного проекта на основе поставленной задачи.

1.1.1 Характеристика предприятия

ООО «Маяк-Сервис» - это гостиница, в которой есть номера , для поселения жильцов. Цель функционирования данного заведения получение прибыли, за счет сдаваемых номеров. Организационная структура ООО «Маяк-Сервис» имеет следующий вид (рисунок 1):

              Рисунок 1 – Организационная структура гостиницы.

Директор - главное управляющее и координирующее лицо заведения, решающее все глобальные задачи.

Администратор гостиницы – отвечает за заселение и выселение жильцов, регистрацию посетителей и уборку номеров после их выезда. Подчиняется директору.

1.1.2 Краткая характеристика подразделения

Гостиница — коммерческое предприятие, производящее и предлагающее на рынке свой «товар», продукт в виде комплекса услуг, среди которых основным является услуга размещения.

Гостиничные номера — основной элемент услуги размещения — многофункциональные помещения, предназначенные для отдыха, сна, работы проживающих гостей. Поскольку гостиничные номера используются гостями преимущественно в вечернее и ночное время, важнейшей их функцией является обеспечение возможности сна. Значимость других функций прежде всего зависит от назначения гостиницы и потребностей гостей.

В гостиницах имеются различные категории номеров, отличающиеся площадью, меблировкой, оборудованием, оснащением и т.д. Однако независимо от категории каждый гостиничный номер должен иметь следующую мебель и оборудование:

      кровать;

      стул или кресло в расчете на одно место;

      ночной столик или тумбочку в расчете на одну кровать;

      шкаф для одежды;

      общее освещение;

      мусорную корзину.

В каждом номере должны быть информация о гостинице и план эвакуации на случай пожара.

1.2 Экономическая сущность задачи

Объектом рассмотрения дипломного проекта является задача «автоматизировать рабочее место администратора гостиницы» в ООО «Маяк-Сервис».

Реализация задачи внедрения программного продукта 1С «Предприятие», что обеспечит снижение затрат как трудовых, так и временных на составление отчетов, на поиск, хранение необходимых данных, формирование документации, является основной задачей дипломной работы.

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

С учетом того комплекса задач, которые должен решать проект необходимо применение вычислительной (компьютерной) техники, иначе процесс автоматизации невозможен, поскольку возможности человеческих ресурсов не так высоки. Нельзя представить работу предприятия без компьютера.

Процесс использования компьютеров имеет свои преимущества, а именно:

1. Оперативность учета и обработки данных. Регистрация и учет всех документов (входящих, внутренних и исходящих).

2. Снижение вероятности ошибок персонала. Применение автоматизированного финансового учета для формирования и обработки данных резко снижают вероятность механических и логических ошибок персонала, случайных или предумышленных.

3. Наглядность учета.

4. Доступность информации в любой момент времени .

5. Быстрота оформления документов и формирования различных отчетов. Создание стандартных документов с применением шаблонных форм.

6. Формирование отчетов руководству о результатах работы.

1.4 Постановка задачи

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

При выполнении проекта, должны быть достигнуты следующие задачи:

1. Рост производительности труда;

2. Сокращение времени обработки первичных данных;

3. Получение оперативных данных;

4. Получение достоверных конечных результатов;

5. Повышение наглядности учета;

6. Уменьшение трудоемкости составления отчетности;

7. Упорядочение документации.

8. Ведение архива гостей.

9. Ведение учета по номерам.

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Условно-постоянная информация представлена в виде справочников. К такой информации относятся: склады, номенклатура, единицы измерения, рецептура. Все справочники выделены в отдельные таблицы базы данных. К наименее изменчивой информации относятся реквизиты предприятия.

Вся переменная информация вводится посредством экранных форм. На каждый тип документа должна быть своя экранная форма с понятным и удобным интерфейсом. Причем при заполнении форм все связи должны иметь понятные связи между диалоговыми окнами ввода информации.

К переменной информации относятся входные (приходные накладные, пред заказы, планы выпуска, заказы и т.д.) и выходные (акты выпуска готовой продукции, внутренние перемещения, расходные накладные) документы.

Результирующая информация выводится в виде отчетов или справок, как на экран, так и на печать. Данная документация составляется из соответствующего реестра документов или на основе реестра документов.

1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования

1.5.1 UCS-Shelter

UCS Shelter-это новая разработка UCS, принципиально отличающаяся от других программных продуктов фирмы, поскольку здесь автоматизированы такие процессы как бронирование, поселение, выселение, работа со счетами гостей и т.д.

Система управления гостиницей UCS Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя.

Система UCS Shelter состоит набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы.

Данная система дорога в связи с дорогостоящим оборудованием. Для обеспечения автоматизации потребуется вложить сумму, включая оборудование, приблизительно равную 15000 у.е.

1.5.2 БИТ:Отель 8

Программный продукт «БИТ:Отель 8» является комплексной автоматизированной системой, разработанной на базе «1С:Предприятие 8» с учетом отраслевой специфики российского гостиничного бизнеса. Решение позволяет вести учет в разрезе нескольких юридических лиц, что дает возможность в одной базе данных вести сквозной учет по нескольким организациям (гостиницам, пансионатам и т.д.). Система разработана на базе конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» и позволяет вести оперативный гостиничный учет параллельно с бухгалтерским и налоговым учетом, в соответствии с требованиями Российского законодательства.

Основные возможности программы

1.Бронирование номеров: 

Быстрый поиск номера по классу,этажу, корпусу;

Отправка подтверждения брони на электронную почту клиента напрямую из программы "БИТ:Отель 8";

Индивидуальное и групповое бронирование, снятие брони с указанием причин снятия;

Сохранение истории подтверждения брони;

При выборе номера из электронной шахматке программы, в документ бронирования автоматически попадает информация по номеру, его классу, этаж, период проживания;

Настройка программы позволяет по умолчанию подставлять наиболее популярные тарифы, пакеты услуг для оперативного бронирования и размещения гостей;

Автоматический расчет стоимости проживания и дополнительных услуг; Автоматическая проверка гостя по статусу: "в черном списке", "VIP"  и т.п. Механизм напоминания об просрочке оплаты брони с учетом ранее указанной крайней даты оплаты клиентом.