Автоматизовані системи діловодства

АВТОМАТИЗОВАНІ  СИСТЕМИ ДІЛОВОДСТВА

Актуальним питанням сьогодення є автоматизація та комп'ютеризація установ.

Автоматизація установи — це застосування системи обробки інформації в діловодстві та управлінській діяльності установи.

Без сумніву, автоматизація роботи працівників установ набуває глобального характеру, а створення на основі нових інформаційних технологій так званих "електронних офісів" є необхідним етапом на шляху до всеохоплюючої інформатизації суспільства.

Необхідною умовою того, щоб ЕОМ стала корисною в конкретному застосуванні, є наявність програм, які забезпечують розв'язання професійних чи виробничих завдань. Здебільшого такі програми можуть бути розроблені професіональними програмістами, і користувачу залишається тільки ознайомитися з технологією вирішення на ЕОМ запрограмованих завдань.

Комп’ютеризація суспільства — це процес проникнення методів і засобів обчислювальної техніки в суспільні процеси. Рівень інформатизації суспільства характеризується станом програмного забезпечення, яке відображає, з одного боку, і визначає, з іншого боку, готовність суспільства до впровадження засобів обчислювальної техніки, тобто комп'ютеризації.

Життя сучасної людини неможливе без застосування інформаційних технологій, комп'ютерів і програмного забезпечення. В усьому світі зараз використовують велику кількість програм. Україна, ставши незалежною демократичною державою, володіючи величезним потенціалом інтелектуальних ресурсів, залишається "непіднятою цілиною" для створення високотехнологічного програмного забезпечення і новітніх інформаційних технологій.

Створення програмного забезпечення для персональних комп'ютерів за якийсь десяток років перетворилося із заняття поодиноких програмістів на важливу і потужну у світі промисловість. Лише в США понад 50 фірм — виробників програмного забезпечення мають обсяги продажу більше 10 млн. дол., а в десяти з них (зокрема: Microsoft, Lotus, Novell, Borland, AutoDesk, Symantecs Computer Associates) обсяги продажу перевищують 100 млн. дол. Тому розвиток програмного забезпечення проходить уже не в змаганнях індивідуальних програмістів, а у процесі конкурентної боротьби між фірмами — виробниками програмного забезпечення. Для поліпшення роботи в галузі діловодства створено велику кількість програм. Розглянемо деякі з них. Для тих, хто хоче впорядкувати свої справи, радимо скористатися універсальною програмою для діловодства "Всё в порядке", яка автоматизує облік документів і збереження даних із миттєвим доступом та збереженням конфіденційності. Програма "Канцелярія" призначена для автоматизованої реєстрації вхідної службової кореспонденції і контролю дотримання встановлених строків виконання документів і доручень. Комплекс "Локальний депозитарій" призначений для діяльності з обліку і збереження цінних паперів у депозитарії банку, інвестиційних кампаній, брокерських контор, автоматизації ведення депозитної діяльності, ведення рахунків, реєстрації операцій, обліку і збереження сертифікатів. Програма розрахована на різноманітні плани рахунків, автоматичну побудову балансу, захист від апаратних перешкод, систему захисту і відновлення інформації. Система автоматизації офісної діяльності "Офіс 2000 1.0" призначена для обліку партнерів, співробітників, отримання і видачі товарів, кредиту, каси та ін., можливості створення нових форм документів, систем обліку документів.

У будь-якій організації, як великій, так і маленькій, виникає проблема такої організації управління даними, яка б забезпечила найбільш ефективну роботу. Великі корпоративні організації використовують комп'ютеризовані системи автоматизації, які дозволяють ефективно зберігати, вибирати інформацію і керувати великими обсягами даних. Сьогодні існує більшість систем автоматизації. Система автоматизації установи — це система обробки інформації, яка використовується для інтеграції діяльності установи.

Автоматизовані системи діловодства поділяються на два класи. До першого відносять системи управління електронними архівами. Їх основні функції: реєстрація нових документів, зберігання, пошук і їх вилучення з метою передачі в примітки. До другого класу відносять системи управління електронним документообігом. На них покладено функції управління документами на шляху проходження від одного користувача — посадової особи — до іншого з можливістю контролю за їх переміщенням з фіксацією всіх змін і супровідних резолюцій. У готових системах одного класу можуть зустрічатися функції другого класу.

В ДСТУ 2226-93 "Автоматизовані системи: терміни та визначення" наведено такі основні властивості автоматизованих систем: безпека даних; ефективність автоматизованих систем; живучість; надійність; надійність програмного забезпечення; авадостійкість; сумісність функцій на повноту; ремонтопридатність; сприятливість до завад; пропускна спроможність; відкритість.

У наш час основна концепція автоматизації діловодства базується на принципах управління бізнес-процесами, під час виконання яких створюються і рухаються документи. Іншими словами, це організація і керування процесами створення документів на основі послідовної обробки різними користувачами інших раніше існуючих документів.

Функції автоматизації діловодства: створення документа; реєстрація документа; листи і звернення громадян; рішення і розпорядження; робочі папки користувача; контроль виконання; обробка і зберігання документів; робота із взаємопов'язаними документами; введення резолюцій та відміток; функціонування складених підсистем; пошук документів за реквізитами; контекстний пошук тощо.

Поява комп'ютерних систем із колективним доступом дала змогу здійснити прорив у різних галузях науки і техніки. Минув етап трансформації від мікрографічних документів до електронного образу паперових документів, від мікрографічних систем до так званих imaging-систем. Розширена система пошуку, можливість отримувати доступ до одного документа декількома користувачами одночасно, можливість віддаленої і розподіленої роботи при збереженні незначної вартості зберігання і копіювання інформації визначили тенденцію заміни мікрографічних документів на електронні. З плином часу ускладнювались пристрої і програмне забезпечення, з'являлися все більш швидкі і непримхливі до якості паперового документа сканери, спеціальні плати, які дозволяють прискорити процес друку, перегляду і сканування образів документів, з'явилися оптичні і магнітооптичні бібліотеки, іmaging-системи. Електронні документи, порівняно з паперовими, зробили такий же стрімкий злет, як і свого часу друкований документ порівняно з рукописним.

Цифровий електронний підпис є певним еквівалентом звичайного підпису і печатки. Його наявність дає змогу з високою мірою вірогідності встановити авторство електронного документа, а також підтвердити його незмінність від моменту підпису до моменту перевірки, з точністю до одного біту, тобто найменшої одиниці виміру інформації. Фіксувати електронний підпис може тільки власник закритого ключа.

Засоби пересилання текстової інформації (ДСТУ 2227-93 "Автоматизована установа: Терміни та визначення") такі:

Телекс — засіб пересилання з невисокою швидкістю текстової інформації між терміналами з використанням загальнодоступних каналів зв'язку.

Телетекс — засіб пересилання текстової інформації, який, на відміну від телекса, має більш високу швидкість, а також забезпечує можливість факсимільного пересилання та використання комутованих каналів загальнодоступної мережі пересилання даних.

Телетекст — сервіс, що надає користувачеві можливість через загальнодоступні телевізійні канали одержувати на свій адаптований телеприймач певний текстовий або спрощений графічний матеріал — новини, зведення погоди, рекламні оголошення тощо.

У сучасних умовах важливою зоною стало інформаційне забезпечення, яке полягає у збиранні й обробці інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень. Передача інформації про стан та діяльність підприємства, перехід його на вищий рівень управління і взаємообмін інформацією між усіма підрозділами фірми здійснюється на основі сучасної електронно-обчислювальної техніки та інших засобів зв'язку.

Особливе місце займають комп'ютери та інші електронні пристрої, які стали ефективним інструментом діловодства і раціоналізації управлінської справи. Їх використання як інформаційних машин хоча і не відповідає їх назві, але останнім часом є основним видом їх застосування, дає змогу скоротити час, який потрібен на підготовку конкретних проектів, а також полегшує процес управління і виробництва. І наше завдання — якомога краще опанувати цим інструментом діловодства, щоб успішно конкурувати на ринку праці.

Євгенія АЛЕКСЕЄНКО,

студентка III кусу

(спеціальність "Документознавство та інформаційна діяльність"),

Газета «Університет «Україна», №12, 2003