Разработка базы данных средствами СУБДД MS Access

Для  базы данных фитнес-клуба инфологическая модель будет выглядеть так Рис 1.

 

 

«Рис.1»

 

 

 

 

 

 

 

3.3 Состав таблиц БД

В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:

• Текстовый. Текст или числа не требующие проведения расчётов.
• МЕМО.  Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
• Числовой.  Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.
• Счётчик.  Уникальные, последовательно возрастающие  числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.
• Логический.  Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.
• Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.
• Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.
• Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
• Гиперсвязь.  Содержит адреса Web-страниц.

Определим какие типы данных будут присутствовать в нашей работе в Таблице 1.

 

 

 

«Таблица 1»

 

 

Информация о занимающихся			Занимающиеся
Поле	Тип данных		Поле	Тип данных
Код	Числовой		Код	Числовой
Фамилия	Текстовый		ФИО	Текстовый
Имя	Текстовый		Занимается у тренера	Мастер подстановок
Отчество	Текстовый
Дата рождения	Дата/время
Адрес	Текстовый
Телефон	Числовой
Оценки тренеров
Поле	Тип данных		Список тренеров
Код тренера	Текстовый		Поле		Тип данных
Сезоны	Текстовый		Код тренера		Текстовый
Оценки	Текстовый		ФИО тренера		Текстовый

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Создание ИС

 

4.1 Последовательность  создания БД средствами выбранной  СУБД

 

Для создания базы данных нужно сначала запустить программу Microsoft Office Access 2003, для этого нужно проделать следующие действия: Пуск → Программы → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2003.

После этого откроется окно программы. Для создания новой базы данных нужно выполняем:

-   команду Файл → Создать

- в открывшемся окне диалога «Создание» выбираем «Новая база данных». На экране появится окно с запросом директории для новой базы данных, вводим имя базы Фитнес-клуб, затем «ОК». После этого появится окно базы данных, Рис.2.

«Рис.2»

 

Создание таблиц, как и других объектов баз данных, начинается с активации окна базы данных.   В этом окне выбирается элемент управления Таблицы, после чего на правой панели окна будет представлен список таблиц, уже входящих в состав БД. Если в базе нет таблиц, то на правую панель окна выводится только три элемента управления для создания новой таблицы: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путём ввода данных.

Выбираем элемент управления  Создание таблицы в режиме конструктора, Рис.3.

«Рис.3»

Проект таблицы состоит из трех колонок - Имя поля, Тип данных и Описание.

Имя поля - имя поля может иметь длину до 64 символов и содержать пробелы и любые специальные символы, кроме точек, восклицательных знаков и угловых скобок. В таблице не должно быть двух полей с одинаковыми именами.

Тип данных - определяет вид информации, которая будет храниться в данном поле.

По умолчанию устанавливается тип данных Текстовый. Чтобы изменить тип данных, выполните щелчок в одной из ячеек колонки Тип данных. В правой части ячейки появится кнопка списка, при нажатии на которую откроется список с доступными типами данных. Маркируйте необходимый элемент, после чего выбранный тип будет внесен в соответствующую ячейку колонки Тип данных.

После определения всех полей таблицы следует указать по меньшей мере еще одно поле для использования в качестве поля первичного ключа, что не позволит вводить в таблицу повторяющиеся записи, поскольку поле первичного ключа содержит однозначный идентификатор для каждой записи. Это поле не может содержать одинаковое значение для двух различных записей.

В большинстве случаев в таблицу включают одно поле первичного ключа, который может быть определен только в режиме конструктора таблиц.

Чтобы объявить поле таблицы полем первичного ключа, следует выполнить следующие действия:

-установить в него курсор;

-выполнить щелчок на кнопке с изображением ключа на панели инструментов или выбрать команду Ключевое поле из меню Правка. Слева от данного поля появится маленькое изображение ключа - признак поля первичного ключа.

Готовые таблицы в режиме конструктора представлены на Рис.4:

 

«Рис.4»

После создания всех полей и определения их свойств выполняется ввод данных в таблицу. Чтобы заполнить таблицу, следует перейти из окна конструктора таблицы на лист данных, нажав кнопку Вид на панели инструментов (или выбрать команду Режим таблицы в меню Вид).

Новая Access-таблица состоит из одной пустой записи. После ввода данных пустая запись смещается в конец таблицы. Именно в ней осуществляется ввод информации.

 Полученные таблицы представлены  на Рис.5:

 

«Рис.5»

 

При заполнении таблицы данными в некоторых случаях значения удобно  не вводить, а выбирать из списка. Например, при заполнении поля Занимается у тренера таблицы Занимающиеся удобно не вводить, а выбирать из  списка значений.

Выполним следующие действия:

1. выполним щелчок в колонке Тип данных поля Занимается у тренера в окне конструктора таблиц;
2. выберем значение Мастер подстановок из открывшегося списка. В результате запустится мастер подстановок;
3. в диалоговом окне Создание подстановки установим  опцию Будет введен фиксированный набор значений, который позволяет пользователю самостоятельно  формировать список значений для поля, и нажмем кнопку Далее;
4. в диалоговом окне Создание подстановки следует ввести   ФИО тренеров. Для завершения формирования списка значений необходимо нажать кнопку Готово.    

В области Свойства поля на вкладке Подстановка для поля Занимается у тренера появятся новые свойства,Рис.6:

«Рис.6»

 

Таким образом, мы сделали функцию позволяющую в будущем осуществлять возможность перехода занимающегося от одного тренера к другому.

Разработаем  схему данных, (создание  связей между таблицами). Для этого:

• нажимаем по кнопку на панели инструментов (или команда Сервис, Схема данных). На экране появится окно <<Схема данных>>;
• щёлкаем по кнопке на панели инструментов (или команда Связи, Добавить таблицу);
• в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке <Добавить>, переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавляем оставшиеся таблицы;
• закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
• чтобы не выполнять все вышеописанные действия, можно  просто перетащить мышкой таблицы из окна «Базы данных Таблицы» в окно «Схема данных»;
• создадим связь между таблицами Занимающиеся и Список тренеров. Для этого курсором мыши перетаскиваем <<Занимается у тренера>> в таблице Занимающиеся на поле <<ФИО тренера>> в таблицу Список тренеров. На экране откроется окно <<Связи>>;
• устанавливаем флажок («галочку») в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;
• щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;

аналогично создаем  связи между полем <<Код >> в таблице Занимающиеся и полем <<Код>> в таблице Информация о занимающихся, и т.д. Закрываем окно схемы данных, ответив Да на вопрос о сохранении.

Рис.7 отображает полученную схему базы данных Фитнес-клуба:

«Рис.7»

 

4.2 Последовательность  создания ИС с пояснением разрабатываемых                                           запросов, отчетов и форм

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

Создадим запросы на инфо о занимающихся.

Для создания запроса необходимо открыть вкладку «Запросы» окна базы данных, нажать кнопку создать и в появившемся окне выбрать «Простой запрос». В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей. Выбираем таблицу «Занимающиеся», добавляем необходимые поля, выбираем таблицу «Информация о занимающихся», добавляем необходимые поля Рис.8:

«Рис.8»

Нажимаем кнопку «Далее». На  основании этих данных будет создан запрос. В следующем окне нажимаем «Далее», теперь задаем имя запроса «Запрос инфо о занимающихся» и нажимаем кнопку «Готово». На Рис.9 наглядно представлен получившийся запрос:

«Рис.9»

Запрос тренеры и их оценки, Запрос рейтинга тренера по оценкам, Запрос лучших тренеров делается аналогично. . .

Вернемся к Запросу рейтинга тренера по оценкам. Выделим его и нажмем кнопку Конструктор, расположенную на вкладке Запросы.

Окно, которое появится вслед за этим, называется Окно конструктора запроса. Это основное средство работы с запросами. Оно позволяет не только сформировать новый запрос, но и понять, по какому принципу построен любой из уже существующих.

В верхней половине показаны связи между таблицами. Как видно, программа использовала только часть схемы данных базы данных - ту, которая имеет отношение к запросу. Пользователь может редактировать эту схему, добавляя в нее новые объекты: таблицы или запросы.

Нижняя часть окна - бланк запроса - содержит описание запроса в табличной форме. Каждая колонка в нем отвечает одному полю. Строки Поле и Имя таблицы содержат списки, которые позволяют определить нужное поле. Их элементы соответствуют размещенной вверху схеме, поэтому пользователь легко может узнать, какие поля ему доступны. Таблица расширяется вправо автоматически, когда пользователь добавляет в запрос новые поля. Заполнив строку Условие отбора, мы сможем произвести выборку из базы данных.

Строка Групповая операция содержит список функций и во многом определяет тип запроса. Под групповой операцией понимается обработка и обобщение значений данного поля при помощи определенной функции. В результате в таблице запроса меняется расположение или количество записей.

Строка Групповая операция появляется после нажатия кнопки с греческой буквой сигма ( ), расположенной на панели инструментов, или выбора команды Групповые операции меню Вид. Пример представлен на Рис.10:

«Рис.10»

Запрос можно использовать для выполнения расчетов. Для этих целей предусмотрены статистические функции. Статистическую функцию задают в строке Групповая операция:

В поле Оценка тренеров установим значение Avg. Нам необходимо, чтобы после запятой стояло только одно число (например, 3.4 или 4.5). Для этого пало указать формат вывода результатов в запросе. Выполним следующие операции: в строке Групповая операция поля Оценка щелкнем правой клавишей мыши и из раскрывшегося меню выберем команду Свойства. В строке Формат поля окна Свойства поля введем значение Фиксированный, а в поле Число десятичных знаков -число /. Можно также указать подпись поля - Средний балл. Результат представлен на Рис.11:

«Рис.11»

Microsoft Access предоставляет пользователю  возможность создавать более сложные выражения с помощью построителя выражений. Построитель предоставляет список часто используемых выражений, из которого их можно выбрать.

Для запуска построителя выражений необходимо выполнить следующие действия:

- открыть Запрос рейтинга тренера  по оценкам в режиме конструктора

- в контекстном меню выбрать  команду Построить. Другой вариант -нажать кнопку Построить на панели инструментов,Рис.12:

«Рис.12»

- В левой части построителя  выберем объект Запросы, а из  раскрывшегося списка - Запрос рейтинг тренеров

- В средней части построителя  выражений выберем поле, необходимое для построение выражения - Avg_оценки и вставим его в поле выражений;

- Зададим значение >9,5. Таким образом, мы задали отбор тех тренеров, у которых средний балл больше 9,5

- Снимем флажок в строке Вывод  на экран столбца Avg_оценка, сохраняем  под именем «Запрос лучших  тренеров». Результат представлен на Рис.13:

 

*

«Рис.13»

Формы.

Любая форма строится на основе Access-таблицы или запроса. Имена полей извлекаются из спецификации таблицы, а поля в форме можно расположить по своему усмотрению. На основе одной таблицы можно построить несколько форм.