Система управления базами данных

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

 

1. Система управления базами данных Access-2003, её назначение. Создание базы данных. Объекты базы данных, их назначение.........................................................................................стр. 3 - 8
2. Приложение: создание и использование базы данных «Учёт клиентов гостиницы»………………………………………………стр. 9
3. Список используемой литературы………………………….стр. 10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Система управления базами данных Access-2003, её назначение. Создание базы данных, их назначение.

 

 

Система управления базами данных, её назначение

 

 

База данных – это  информационная модель, позволяющая  упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором  свойств.

Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). СУБД используются для упорядоченного хранения и обработки больших объемов информации.

СУБД организует хранение информации таким образом, чтобы  ее было удобно: просматривать, пополнять, изменять, искать нужные сведения, делать любые выборки, осуществлять сортировку в любом порядке.

Информация в базах  данных структурирована на отдельные  записи, которыми называют группу связанных  между собой элементов данных. Характер связи между записями определяет два основных типа организации баз данных: иерархический и реляционный.

Системы управления базами данных позволяют объединять большие  объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определенным критериям и т. п.

 Современные СУБД дают возможность  включать в них не только  текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и  даже видеоклипы.

Простота использования  СУБД позволяет создавать новые  базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями. СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.

Приложение Microsoft Access –  это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная  для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).

 СУБД Microsoft Access обладает мощными,  удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

 К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.

Создание связей между  таблицами, с поддержкой целостности  данных, каскадного обновления полей  и каскадного удаления записей.

Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка  данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры  логики.

Создание, модификация  и использование производных  объектов (запросов, форм и отчетов).

Главное окно приложения Microsoft Access состоит из следующих областей: строка заголовка, строка меню, панель инструментов, окно базы данных, строка состояния.

1) В строке заголовка  находится системное меню в  виде пиктограммы, расположенной  слева от названия главного окна: «Microsoft Access».

2) Строка меню содержит группы команд объединенные по функциональному признаку: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка. Команды, содержащие в меню аналогичны командам в редакторах Word, Excel и в других приложениях Office.

3) Панель инструментов. При запуске Access по умолчанию  активизируется одна панель инструментов. На панели инструментов расположены  наиболее часто используемые  команды. Перед созданием БД  необходимо ознакомиться с главным  меню и панелью инструментов.

4) Окно базы данных  имеет:

строку заголовка;

панель инструментов, на которой  расположены следующие кнопки: Открыть; Конструктор; Создать; Удалить; Крупные  значки; Мелкие значки; Список; Таблица;

панель "Объекты": таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули;

область окна со списком возможных  режимов создания новых объектов или просмотра и редактирования существующих объектов (в этой области  также отображаются списки имеющихся  в этой базе таблиц, форм, запросов и  т.д.)

5) Строка состояния  находится внизу главного окна  и предназначена для вывода  краткой информации о текущем  режиме работы.

 

 

Создание базы данных

 

 

Создание новой нормализованной  реляционной базы данных Access осуществляется в соответствии с ее структурой, полученной в результате проектирования. Структура реляционной базы данных определяется составом таблиц и их взаимосвязями. Взаимосвязи между двумя таблицами реализуются через ключ связи, входящий в состав полей связываемых таблиц.

Создание реляционной базы данных с помощью СУБД начинается с формирования структуры таблиц. При этом определяется состав полей и задается их описание. После определения структуры таблиц создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает и использует эти связи при заполнении таблиц и обработке данных.

При создании базы данных важно задать параметры, в соответствии с которыми  Access будет автоматически поддерживать целостность данных. Для этого  при определении структуры таблиц должны быть указаны ограничения на допустимые значения данных, а при создании схемы данных на основе нормализованных таблиц должны быть заданы параметры поддержания целостности связей базы данных.

Завершается создание базы данных процедурой загрузки, т.е. заполнением таблиц конкретными данными. Особое значение имеет технология загрузки взаимосвязанных данных. Удобным инструментом загрузки данных во взаимосвязанные таблицы являются формы ввода/вывода, обеспечивающие интерактивный интерфейс для работы с данными базы. Формы позволяют создать экранный аналог документа источника, через который можно вводить данные в несколько взаимосвязанных таблиц.

 

Объекты базы данных, их назначение

 

MS Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access (файл .mdb) основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В MS Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица - объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например, о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например, фамилия или адрес клиента, и записи (строки), в которых собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.).

2. Запрос - это специальные структуры, предназначенные для обработки данных. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают. Запрос позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать запрос по образцу или инструкции SQL. Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма - объект, предназначенный для ввода, отображения данных или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие запустить макрос или процедуру.

4. Отчет - это формы  "наоборот". Отчет предназначен для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос - объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнять Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включенных в него действий. Можно также из одного макроса запустить другой макрос или функцию модуля.

6. Модуль - объект, содержащий программы на Visual Basic. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые можно вызывать из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

Кроме шести вкладок  для основных объектов стартовое  окно базы данных Access содержит три командные  кнопки: Открыть, Конструктор, Создать. С их помощью выбирается режим работы с базой.

1. Кнопка Открыть - открывает избранный объект для просмотра, внесения новых записей или изменения тех, что были внесены ранее.

2. Кнопка Конструктор - режим, в котором осуществляется построение таблицы или формы.

3. Кнопка Создать служит для создания новых объектов. Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически, вручную или с помощью мастера. Мастер - программный модуль для выполнения каких-либо операций.

     Страница доступа к данным. Опубликованная с помощью MS Access веб-страница, имеющая подключение к базе данных. С помощью страниц доступа к данным можно просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать данные, хранящиеся в базе данных. Страницы доступа к данным могут также содержать данные из других источников, таких как MS Excel. Страницы доступа к данным также используются для объединения и группировки сведений, хранящихся в базе данных, для публикации сводок данных, анализа данных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Создание и использование базы данных «Учёт клиентов гостиницы»

 

Задание:

1. Проектирование структуры базы данных.

База данных должна состоять из четырёх таблиц: Гостиница, Клиент, Комната, Оплата.

2. Конструирование пустых таблиц базы данных.

Таблицы создать в режиме Конструктор. Установить ключевые поля и связи между таблицами. Заполнить таблицы на 5 – 7 записей.

 

    

 

    

                                                               

3. Использование базы данных.

Создать два запроса  на выборку (использовать поля не менее 2 таблиц), 1 запрос с параметром.

Создать формы для  всех таблиц, дать каждой форме название, вставить рисунок, создать по две  кнопки (предыдущая, следующая запись).

Создать отчёт с произвольными  полями (не менее 5 полей).

 

 

3. Список используемой литературы

 

1. Голицына О. Л., Максимов Н. В., Попов И. И.

Базы данных: Учебное  пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА – М, 2006. – 352 с.: ил. – (Профессиональное образование).

2. Фуфаев Э. В.

Базы данных: Учебное  пособие для студентов среднего профессионального образования\ Э. В. Фуфаев, Д. Э. Фуфаев. – Издательский центр «Академия». 2005 с. – 320 с.

3. Самоучитель Microsoft Access-2003

Бекаревич Ю. Б., Пушкина  Н. В.

4. Виктор Пасько

Access 97 (русифицированная версия) – К: Издательская группа BWV, 1997 – 368 с.