Системы управления базами данных Access 2007

Часть 3. Системы управления базами данных

Access 2007

§21. Создание однотабличных баз данных

Системы управления базами данных (СУБД) являются едва ли не самым распространенным видом программного обеспечения. Идеологическая ценность СУБД объясняется тем, что в основе программ такого рода лежит концепция модели данных, то есть некоторой абстракции представления данных. В большинстве случаев предполагается, что данные представлены в виде файлов, состоящих из записей. Структура всех записей в файлах одинакова, а количество записей в файле является переменным. Элементы данных, из которых состоит каждая запись, называются полями. Поскольку во всех записях имеются одни и те же поля (с разными значениями), полям удобно давать уникальные имена.

Многие ситуации хорошо укладываются в такое представление данных. Например, в отделе кадров информация о сотрудниках имеют такую  природу. Сотрудников принимают  на работу и увольняют, но форма личного  листа по учету кадров остается неизменной для каждого сотрудника. Товарно-материальные ценности приходят и уходят, но форма  инвентарной карточки остается неизменной. Ясно, что СУБД является адекватным средством во всех случаях, когда  исходную информацию можно представить  в виде таблицы постоянной структуры, но неопределенной длины или в  виде картотеки, содержащей неопределенное количество карточек постоянной структуры.

Все СУБД поддерживают в той или  иной форме четыре основных операции:

1. добавить в базу данных одну или несколько записей;
2. удалить из базы данных одну или несколько записей;
3. найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию;
4. обновить в базе данных значение некоторых полей.

Большинство СУБД поддерживают, кроме  того, механизм связей между различными файлами, входящих в базу. Например, связь может установиться явным образом, когда значением некоторых полей является ссылка на другой файл. Такие СУБД называются сетевыми. Или же связь может установиться неявным образом, например, по совпадению значений полей в различных файлах. Такие СУБД называются реляционными.

Access является СУБД реляционного типа, в которой сбалансированы все средства и возможности, типичные для современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте. Access в переводе с английского означает «доступ».

Популярность СУБД Access обусловлена следующими причинами:

• доступность в изучении и понятность позволяют Access быстро создавать приложения;
• СУБД полностью русифицирована;
• имеется возможность использования OLE технологии;
• СУБД интегрирована с другими программами пакета Microsoft Office;
• визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий;
• широко и наглядно представлена справочная система;
• имеется большой набор «мастеров» по разработке объектов.

 

Запуск Access 2007 для создания новой базы

Запустите Microsoft Access 2007 из меню Пуск или с помощью ярлыка. Отобразится окно «Приступая к работе с Microsoft Office Access». Разработчики программы предлагают нам готовые шаблоны из Интернета, но мы выполним работу по созданию базы самостоятельно.

Допустим, что мы решили на своем сайте открыть  торговлю информационными продуктами и для учета этой торговли создаем  базу «Электронный магазин». Для этого  щелкните мышью на иконке «Новая база данных» (Рисунок 3.1)

В открывшемся поле имени файла введите имя файла «Электронный магазин». При необходимости можете выбрать папку для размещения файла базы данных. В данном примере файл будет располагаться в E:\my doc.

Создание таблиц

Нажмите кнопку Создать, приложение Access создаст новую базу данных и откроет ее в режиме таблицы (Рисунок 3.2).

Программа автоматически создала первый столбец  будущей таблицы, назвав его «Код» (Рисунок 3.3). Этот код мы будем позже использовать при создании связей между таблицами. Если вы щелкните мышью на поле со значком «№», то станет активным поле «Тип данных» в котором отобразится слово «Счетчик». Это означает, что программа будет автоматически нумеровать строки нашей таблицы.

Рис. 3.1. Создание новой базы.

 

Рис. 3.2. Режим таблицы.

Рис. 3.3. Автоматически созданный столбец.

В Access имеется возможность создавать таблицу, не задумываясь о формате данных, которые вы вводите в соответствующий столбец. Программа автоматически отследит вводимую информацию и предложит соответствующий тип данных и наиболее часто используемый формат представления информации. При создании таблицы это наглядно видно.

Поскольку мы создаем электронный магазин, то нам понадобиться таблица для  учета наших продуктов. Для этого  в первой строке второго столбца  «Добавить поле» вы вписываете наименование первого информационного продукта. Допустим, это будет «Стратегия продаж в Интернете». После ввода текста в ячейку второго столбца с  правой стороны появился третий столбец  с наименованием «Добавить поле». Второй столбец получил по умолчанию  наименование «Поле 1». Для удобства работы с таблицей переименуем этот столбец, для чего щелкните мышью  на наименовании и после включения  текстового курсора введите текст  «Наименование продукта». Поскольку  в ячейку таблицы был введен текст  «Стратегия продаж в Интернете», то программа автоматически определила тип данных как «Текстовый».

 

Аналогично  в третий столбец впишем цену продукта с точностью до четырех знаков 12,3456, а в четвертый размер файла  в килобайтах – 1300 без указания единиц измерения. Переименуем соответствующие поля, назвав их «Цена» и «Размер файла». Для удобства чтения данных о размере файла установите формат отображения данных «С разделителями разрядов».

Изменить  количество знаков после запятой  можно, используя кнопки «Увеличить разрядность», «Уменьшить разрядность»

Сохраните таблицу, нажав кнопку «Сохранить»  в верхнем левом углу окна или  комбинацию клавиш (Ctrl + S) клавиатуры. В поле «Имя таблицы» укажите «Продукты».

Аналогичным образом создайте таблицу «Заказчики», используя команду «Таблица»  ленты «Создание» (Рис. 3.4).

Рис. 3.4. Создание таблицы

Предполагаем, что наши заказчики будут рассчитываться за покупки с использованием системы  электронных платежей WebMoney. Нам потребуется указать Для учета этой информации нам потребуются поля «Индекс кошелька» с текстовым типом данных, «№ кошелька» - с числовым типом данных и «Дата регистрации» с типом данных «Дата/время» в кратком формате даты.

 

Для удобства ввода дат справа от ячейки с типом  данных «Дата/время» располагается  кнопка электронного календаря. Щелчок мышкой по выбранной дате вводит дату в ячейку. Заполнив первую строку, сохраните  таблицу «Заказчики».

Создание  форм

Для удобства ввода информации в таблицы применяются  формы. В версии Access 2007 можно воспользоваться заготовками форм, соответствующие кнопки расположены на ленте «Создание». Первая заготовка используется для создания формы, в которую можно будет вводить информацию только по одной строке соответствующей таблицы за один раз.

При большом  количестве полей в таблице такая  форма очень удобна для ввода  данных, она не позволяет случайно пропустить ввод какого-либо поля. Недостатком  является необходимость просматривать  исходную таблицу, чтобы по ошибке не вводить данные, уже имеющиеся  в таблице. При переходе к следующей  записи программа проверит уникальность сделанных добавлений и не допустит повтора, но время на ввод уже потрачено.

Более предпочтительна  форма, созданная с помощью следующей  заготовки.

 

Как видно  из комментария к команде на создание такой формы, она позволяет видеть на экране данные уже введенные в  таблицу и поля для ввода. Созданная  при помощи такой заготовки форма  для таблицы «Продукты» выглядит следующим образом. Обратите внимание на ошибку комментария: Таблица расположена  снизу, а поля формы сверху окна формы.

Промежуточным вариантом по удобству работы среди  вышеописанных форм можно считать  форму, созданную из третьей заготовки

 

Она позволяет  видеть на экране сразу несколько  записей в форме, но это не приемлемо  для таблиц с очень большим  количеством полей, т.к. это снижает  удобство ввода информации в мелкие по размерам поля.

 

Используя команду «Разделенная форма» ленты  «Создать» создаем форму для  таблицы «Продукты» и «Заказчики».

После создания формы продукты дополните данные о предлагаемых продуктах следующей  информацией:  

                                  Наименование продукта   Цена      Размер файла

Как быстро создать информационный продукт  0,9321 1 000

Как определить будущих потребителей

информационного продукта                          4,7531 30 450

Для этого  щелкните мышкой по кнопке «Следующая запись» на Строке состояния в  нижней части экрана или воспользуйтесь клавишей «Tab», нажимая ее до появления на экране пустой записи в форме. После внесения данных в форму закройте ее, щелкнув правой кнопкой мыши по ярлыку формы и выбрав в открывшемся контекстном меню команду «Закрыть».

Аналогичным образом дополните информацию о  заказчиках, внеся следующую запись: Логин заказчика Индекс кошелька № кошелька Дата регистрации

           Simeon                              Z                 987654321     07.09.2007

После внесения данных в форму закройте её.

Создание отчетов

Для того чтобы иметь возможность распечатать  данные, имеющиеся в базе данных, используются отчеты. На первом этапе  освоения программы Access целесообразно воспользоваться командой «Мастер отчетов» расположенной на ленте «Создать».

 

В процессе работы «Мастер отчетов» предложит  выбрать из списка доступные поля, для чего можно воспользоваться  стрелками влево и вправо, выделяя  нужную строку из списка курсором.

Мы переносим  в правую часть все доступные  поля.

 

 

На следующем  шаге мы можем выбрать способ сортировки информации в будущем отчете. Выбираем сортировка в алфавитном порядке (по возрастанию) для поля «Наименование  продукта».

Далее выбираем «Табличный» макет и книжную  ориентацию бумаги, т.к. число полей  в таблице не большое и она  легко разместиться на странице достаточно крупным шрифтом.

Следующий шаг «Мастера отчетов» предполагает выбор стиля (т.е. внешнего вида будущего отчета) – выберете тот, который  вам больше подходит.

На завершающем  этапе вы должны выбрать удобное  для вас имя отчета и, либо просмотреть  готовый отчет, либо перейти к  редактированию, выбрав команду «Изменить  макет отчета». Выбираем последний  вариант.

Данный  выбор связан с тем, что Мастер отчетов создал поле «Наименование  продукта» очень малой ширины при том, что справа на листе есть свободное место.

 

Устанавливаем курсор мыши на правой части поля «Наименование продукта» в «Области данных», нажимаем левую кнопку мыши и перемещаем границу поля до желаемой ширины, т.е. изменяем ширину ячейки в таблице. После этого действия щелкаем мышью на команде «Режим» в левой части ленты «Конструктор» и переключаемся в режим просмотра полученного отчета.

Аналогично  создаем отчет для таблицы  «Заказчики». Если вы выполните все  предыдущие этапы, то отчет «Заказчики»  должен иметь такой вид, как на рисунке ниже, возможно отличаясь  только выбранным стилем.

 

 

§22. Запросы и фильтры

Запустите программу Access. В диалоговом окне выберите пункт Новая база данных, нажмите. Задайте имя базы Студенты и нажмите кнопку Создать.

Введите данные непосредственно в таблицу. 

Заполните ее по образцу:

Код	Поле1	Поле2	Поле3	Поле4	Поле5
1	Андрей	Абрамов	Пермь	Методика информатики	13
2	Ольга	Калинина	Ростов	Вычислительная математика	14
3	Игорь	Антонов	Пермь	Методы вычислений	12
4	Ирина	Игошина	Москва	Методика математики	13
5	Наталья	Асташина	Москва	Теоретическая физика	12