Создать программу ведения базы данных личной библиотеки

 

 

1.4 Заполнение таблиц исходными данными

 

 

Заполним таблицу Жанр данными: Образование, Любовные романы, Приключения, Проза, Детское.

Заполним таблицу Издательства данными: Терра (Москва), АСТ (Москва), ЭКСМО (Москва), Астрель (Россия), Аталанта (Екатеринбург).

.

 

2. Создание форм, запросов и отчетов.

 

 

Запросы являются основным средством извлечения информации из базы данных. С помощью запроса можно выбрать определенную информацию и рассортировать ее по значениям полей. Запросы часто используются в качестве основы при создании форм и отчетов. Другие запросы могут создавать новые таблицы, присоединять данные к существующим таблицам, удалять записи и осуществлять поиск дублирующихся записей.

Формы получили свое название от бумажных форм, которые заполняются людьми, когда под рукой нет компьютера. В зависимости от ситуации можно создавать в программе Access форму, которая напоминает форму, применяемую вашей компанией или организацией. Если вы работаете в банке, вы можете создать в Access форму, которая воспроизводит информацию, организованную так же, как в бумажной форме, применяемой клиентами. Такая организация данных облегчает копирование информации с бумаги в вашу БД. Но в большинстве случаев проектируемая вами форма не имеет аналога в реальной жизни. Такие формы создаются с нуля и используются для облегчения ввода данных.

Отчеты — это специализированные объекты БД, похожие во многом на таблицы и запросы. В результате вы можете подготовить нужное вам  количество отчетов и хранить  их под рукой неограниченно долго. Жизнь не покажется медом, если ограничиваться только листом данных. Например, если вы пользуетесь БД о куклах-болванчиках, у вас может возникнуть желание напечатать инвентарный список кукол с указанием имени куклы и сведений об изготовителе и отдельный список с ценами для составления сметы расходов. Переключаясь многократно между этими двумя выводами на печать и листом данных, вы должны будете каждый раз вручную изменять порядок столбцов и скрывать их. У отчетов нет этих проблем, поскольку каждый из них сохраняется как отдельный объект БД.

 

2.1Создание формы для ввода данных

 

 

Для облегчения ввода данных в наши таблицы создадим Форму для ввода данных.

В окне базы данных выбераем вкладку Формы. Щелкнем по кнопке Создать. В диалоговом окне Новая форма выберем Мастер Форм.

Щелкнем по кнопке ОК.

Выберем все поля из таблицы Книги, все поля из таблицы Авторы и все поля из таблицы АвторКниги. Для этого выберем имя таблицы в окне Таблицы/запросы. Появится список полей в окне Доступные поля. Перенесем Доступные поля в окно Выбранные поля по одному или все сразу. Жмем кнопку Далее три раза.

Выберем требуемый стиль (например, стандартный). Жмем по кнопке Далее.

Задаем имя формы Общая форма. Жмем по кнопке Готово. В результате получим форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. При этом записи меняются в основной форме и в подчиненной форме. В основной форме введем сведения о книге, а в подчиненной - сведения об авторе (или авторах, если их несколько). Связанные поля будут заполняться сами.

Введем в нашу форму  данные о книгах.

 

 

2.2 Создание  запроса о книгах определенного  автора

 

 

Выбираем закладку Запрос, щелкаем мышкой по кнопке Создать.

В появившемся  диалоговом окне выбираем режим Конструктор, щелкаем по кнопке ОК.

В окне Добавление таблицы выделим таблицу Книги. Щелкаем по кнопке Добавить.

В окне Добавление таблицы выделим таблицу АвторКниги. Щелкаем по кнопке Добавить.

В окне Добавление таблицы выделите таблицу Авторы. Щелкаем по кнопке Добавить.

Далее по кнопке Закрыть.

Выбираем из таблицы Книги поле Название. Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по имени каждого поля.

Выбираем из таблицы Авторы поля Фамилия и Имя.

В строке Условие отбора под полем Фамилия набираем в квадратных скобках словосочетание [Введите фамилию автора].

 

 

Выбираем по кнопке Сохранить.

Сохраним запрос с именем Поиск по Автору.

Щелкаем по кнопке .для представления запроса.

Введем фамилию Устинова. Получим запрос на произведения Устиновой.

Закрываем запрос, предварительно сохранив его.

 

2.3 Создание запроса о  книгах определенного жанра

 

 

Выбираем закладку Запрос, щелкаем мышкой по кнопке Создать.

В появившемся  диалоговом окне выбираем режим Конструктор, щелкаем по кнопке ОК.

В окне Добавление таблицы выделим таблицу Жанр.

Щелкаем по кнопке Добавить.

В окне Добавление таблицы выделим таблицу Книги.

 Щелкаем по кнопке Добавить.

В окне Добавление таблицы выделим таблицу АвторКниги.

Щелкаем по кнопке Добавить.

В окне Добавление таблицы выделите таблицу Авторы.

Щелкаем по кнопке Добавить.

Далее по кнопке Закрыть.

Выбираем из таблицы Жанр поле Жанр. Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой.

Выбираем из таблицы Книги поле Название.

Выбираем из таблицы Авторы поля Фамилия и Имя.

В строке Условие отбора под полем Жанр наберем в квадратных скобках словосочетание [Введите жанр].

 

 

Далее жмем по кнопке Сохранить.

Сохраняем запрос с именем Поиск по жанру.

Закрываем запрос, предварительно сохранив его.

 

2.4 Создание отчетов

 

 

Для работы с  запросами и выводом информации для пользователей с возможностью распечатать найденную информацию в нашей библиотеке создадим отчеты для запросов «Поиск по автору», «Поиск по жанру».

Выбираем закладку Отчеты, щелкаем мышкой по кнопке Создать.

В появившемся  диалоговом окне выбираем режим Мастер отчетов, щелкаем по кнопке ОК.

В меню Таблицы и запросы выбираем Запрос: Поиск по автору. Перенесем Доступные поля в окно Выбранные поля. Щелкаем по кнопке Далее.

Выбираем вид представления данных. Жмем Далее.

Выбираем вид макета для отчета. Жмем Далее.

Выбираем требуемый стиль (например: полужирный). Жмем Далее.

Задаем имя  отчету - Авторы. Жмем Готово.

Мы создали  отчет на наш запрос.

 

 

Аналогично  создаем отчет для запроса  «Поиск по жанру». Зададим имя нашему отчету – Жанр.

 

2.5 Создание главной кнопочной формы «Заставка»

 

 

При открытии базы данных «Личная библиотека» форма «Заставка» будет выводиться на экран, и она будет находиться на нем во время всей работы с БД. Поэтому разместим на ней основные кнопки для работы с запросами «Поиск по автору», «Поиск по жанру», «Просмотр и редактирование записей», а так же картинку и данные о разработчике.

Создавать форму  будем с помощью конструктора:

Перейдем на вкладку Формы, нажимаем кнопку Создать и выбираем конструктор, жмем ОК.

Раздвигаем границы формы до нужных размеров и с помощью пиктограмм панели инструментов выберем нужный цвет фона.

Поместим по центру формы какую-нибудь картинку, для этого выберем Рисунок на Панели элементов и разместим его на форме, откроется стандартное меню выбора файла, где и нужно будет выбрать рисунок.

Так же разместим  надпись с названием нашей  библиотеки.

Создание кнопок для запуска запроса «Поиск по автору» и «Поиск по жанру»:

1. Открываем форму в режиме конструктора.
2. Нажимаем кнопку Мастера на панели элементов, если она еще не нажата.
3. Нажимаем кнопку Кнопка    на панели элементов.
4. Выбираем место в форме, в которое мы хотим установить наши кнопки.
5. В первом окне диалога мастера выбираем Работа с отчетом в списке Категории, а затем выбираем в списке Действия меню Просмотр отчета.
6. Выполняем инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера. Для того чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем окне диалога кнопку Готово.

 

Кнопка Просмотр и редактирование записей делается аналогично кнопкам сделанным выше.

Открываем форму  в режиме Конструктор, на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму.

В появившемся меню выбираем категорию Работа с формой – Открытие формы нажимаем кнопку Далее, выбираем форму «Общая форма» и нажимаем Далее, ставим флажок в пункт Открыть форму и показать все записи и нажимаем Далее.

Назовем кнопку Просмотр и редактирование записей.

Также можно  сделать кнопку Закрытия формы, а делается это аналогично кнопкам, которые мы уже установили выше.

 

2.6 Создание формы «Вступление»

 

 

Форма «Вступление» демонстрирует автоматическое открытие формы на несколько секунд при запуске приложения. При запуске приложения полезно вывести на экран в течение нескольких секунд название приложения, сведения об авторских правах и эмблему. При запуске демонстрационного БД «Личная библиотека» на экран автоматически выводится форма «Вступление».

Сначала мы создадим свободную формы, в которой выводятся  сведения о приложении. Создание для  свойства Открытие (OnOpen) процедуры обработки события, которая задает (в миллисекундах) значение свойства формы Интервал таймера (TimerInterval). Создание для свойства Таймер (OnTimer) процедуры обработки события, которая закрывает форму. Указание имени формы «Вступление» в диалоговом окне Параметры запуска.

При создание формы  «Вступление»:

а) Задаем следующие значения для свойств формы:

Режим по умолчанию Одиночная форма

Режим формы   Да

Полосы прокрутки Отсутствуют

Область выделения   Нет

Выравнивание  по центру Да

Тип границы Отсутствует

Контекстные меню Нет

Открытие [Процедура обработки событий]

Таймер [Процедура обработки событий]

Чтобы пользователи могли рассмотреть заставку, в  приложении «Вступление» свойство Интервал таймера (TimerInterval) получает значение 5000 миллисекунд (т.е. 5 секунд) в процедуре обработки события Открытие и сбрасывается до 0 в процедуре обработки события Таймер.

б) В области данных создаем надписи для названия приложения. Создаем также свободную рамку объекта, в которую помещается эмблема приложения.

Процедура обработки события Открытие:

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)

        ' Форма открыта в качестве приложения.

        ' Скрывает кнопку и задает  для интервала таймера

        ' (TimerInterval) 5 секунд.

        ' cmdЗакрыть.Visible = False

        Me.TimerInterval = 5000

End Sub

Процедура обработки  события Таймер:

Процедура обработки события Таймер (Timer) выполняется в период времени, заданный для свойства формы Интервал таймера (TimerInterval) событием Загрузка (Load). Данная процедура сначала задает для свойства Интервал таймера (TimerInterval) значение 0, запрещая таким образом возникновения события Таймер (Timer) во время загрузки формы. После этого вызывается процедура DisplayStartup для определения следующей открываемой формы.

Private Sub Form_Timer()

' Конструкция If используется  для сброса значения

    ' свойства "Интервал  таймера" (TimerInterval).

    If Me.TimerInterval <> 0 Then

        Me.TimerInterval = 0

            DoCmd.OpenForm "Заставка"

    End If

    DoCmd.Close acForm, "Вступление"

End Sub

Теперь укажем имя формы в параметре «Вступление».

В окне базы данных выберем в меню Сервис команду Параметры запуска.

Введем имя  «Вступление» в поле Форма.

Заключение

В данной работе изложены основные принципы создания программы  ведения базы данных личной библиотеки. Проведя анализ проделанной работы, хочется отметить, что базы данных являются на сегодняшний день неотъемлемой частью деловой деятельности любой  преуспевающей организации и современного человека в частности. В любой области деятельности человек имеет дело с данными. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы.

Актуальность разрабатываемой темы диктуется активным интегрированием информационных процессов практически во все сферы человеческой деятельности. Цель данной работы - создание программы ведения базы данных личной библиотеки.

При разработке базы данных «Личная библиотека» для изучения предметной области было исследовано представление первичной информации, требуемые запросы. Также при разработке, как базы данных, так и программы в качестве справочников или источников советов использовалось множество литературы посвящённой программированию баз данных. Также был получен неоценимый опыт работы в СУБД MS Access. А книги авторов, которые являются профессионалами в данной области, стали верными проводниками в интересный мир реляционных баз данных.

В ходе написания данной работы были успешно реализованы все поставленные задачи: рассмотрены вопросы проектирования базы данных, проанализированы возможности Microsoft Access для создания баз данных, разработана программа ведения базы данных личной библиотеки.