Трудовые книги

3 группы:

·        информация, которая вносится в этот раздел до занесения сведений о

работе в данной организации;

·        информация о приеме на работу, переводе на другую работу и об

увольнении, т. е. основные сведения о трудовом стаже работника;

·        дополнительная информация о работе, необходимая для наиболее полной

характеристики особенностей трудового стажа работника и  специфики

деятельности организации, в которой этот стаж заработан.

Заполняя трудовую книжку при приеме на работу, специалист кадровой службы

должен до внесения записи о приеме на работу выяснить, имеются ли у работника

документы, подтверждающие периоды обучения, службы или другой деятельности,

включаемой в общий трудовой стаж и/или не прерывающей стаж работника. К такой

информации относятся  сведения (п. 2.17 Инструкции):

·        о времени службы в составе  Вооруженных сил, в органах

государственной безопасности, разведки и внутренних дел, во всех видах

охраны, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде

и государственное  социальное страхование, с указанием  даты призыва

(зачисления) и даты  увольнения со службы;

·        о времени обучения в профессионально-технических  и других училищах,

на курсах, факультетах  и в школах по повышению квалификации, по

переквалификации  и подготовке кадров;

·        о времени обучения в высших и  средних специальных учебных  заведениях

(включая и время  работы в студенческих отрядах,  на производственной практике

и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной  тематики);

·        о работе в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда действующим

законодательством предусмотрен зачет этой работы в  общий трудовой стаж

рабочих и служащих.

Чаще всего такие  записи приходится вносить при первичном  оформлении трудовой

книжки еще не работавшим выпускникам учебных  заведений и бывшим

военнослужащим. Каждая из этих записей должна быть пронумерована  и иметь

основание ее внесения (справки учебных заведений, военный  билет и т. п.).

Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами

записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу,

увольнения, взятые из приказов (распоряжений) по личному  составу

(унифицированные  формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а). Номера и даты данных

приказов вносятся в графу 4 трудовой книжки.

Анализ содержания не малочисленных трудовых книжек, оформляемых в современных

организациях (особенно негосударственных), показывает, что даже в 1, 2 и 4

графах трудовой книжки работники кадровых служб делают немало ошибок:

·        записи о работе не нумеруются или  нумерация прерывается;

·        номера записей исправляются, зачеркиваются;

·        даты записей не соответствуют датам  приема, перевода, увольнения в

соответствующих приказах;

·        даты написаны римскими цифрами вместо арабских;

·        даты написаны шестью, а не восемью  арабскими цифрами (год написан

двумя, не четырьмя цифрами);

·        в датах имеются исправления  и зачеркивания, в т. ч. неоговоренные;

·        нарушена хронологическая последовательность дат (нередко дата приема

на работу является более ранней по сравнению с датой  увольнения из предыдущей

организации);

·        ссылка на документ - основание в 4 графе  отсутствует;

·        в качестве основания приведен документ, не предусмотренный

Инструкцией (например, ссылка на трудовой договор, а не на приказ при

оформлении приема на работу).

Еще большее количество ошибок допускается при заполнении основной, 3-й графы,

куда вносится текст  записи. При приеме на работу сначала  в виде заголовка,

без номера и даты, в 3-й графе должно быть указано  полное наименование

организации в соответствии с ее уставом. Наименование организации  может быть

проставлено специальным  штампом или от руки. Ниже, без  пропуска строки,

пишется информация о приеме на работу под очередным  порядковым номером, с

соответствующей датой  и ссылкой на приказ.

Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго

соответствовать формулировке приказа и содержать сведения о структурном

подразделении, в которое принят работник (цех, отдел, участок, производство),

и о поручаемой ему  работе с указанием его профессии  и присвоенного разряда

или о занимаемой им должности. Наименования профессий  и должностей должны

соответствовать Общероссийскому  классификатору профессий рабочих, должностей

служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Типичной ошибкой  при внесении сведений о приеме на работу является неверное

понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точном

соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение

понимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку переписывается

почти вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя, так как

Инструкция (п. 2.13) требует  внести в эту запись сведения, условно  говоря, по

формулам: "куда и  кем" или "куда и зачем" принят работник, без указания

отдельных особенностей и характера работы.

Вместе с тем  в определенных случаях запись в  трудовой книжке обязательно

должна быть дополнена  некоторыми характеристиками процедуры  приема на работу.

В практике работы кадровых служб распространены и другие ошибки при внесении

записей о приеме на работу:

·        наименование организации не выделяется в виде заголовка, а

включается в текст  записи о приеме на работу;

·        указывается сокращенное, а не полное наименование организации;

·        наименование организации, внесенное  в трудовую книжку, не вполне

соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;

·        не указывается наименование структурного подразделения, в которое

принят работник, а этот вид информации относится  существенным условиям

трудового договора;

·        наименование структурного подразделения  не соответствует

наименованию, внесенному в штатное расписание;

·        наименование профессии или должности  не соответствует ОКПДТР;

·        указанная в записи должность  не соответствует должности в  приказе о

приеме на работу.

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

Согласно ст. 65 ТК РФ при  заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю трудовую книжку. Она  является основным документом, содержащим всю информацию о трудовом стаже  работника, приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, повышении  квалификации, поощрениях и награждениях, об увольнении с указанием причин и ссылок на статью ТК РФ.

Яндекс.ДиректВсе объявленияПрограмма для Отдела Кадров Скачать удобную программу для отдела кадров. Бесплатная версияАдрес и телефон okpartner.ru  Эффективная мотивация персонала Новый эффективный метод повышения мотивации персонала!sichkareva.ru  Проверенная модель компетенций! Используйте ее уже сегодня для оценки сотрудников!bss-around.ru 

Однако на практике нередко  возникают ситуации, когда при  устройстве на работу сотрудник заявляет, что потерял трудовую книжку. Или  она находится в плачевном  состоянии: порвана, обгорела, испачкана  и т.п. Как поступить в данной ситуации? Завести новую или оформить дубликат? Какие сведения следует заносить в дубликат? Какие документы в таком случае подтверждают трудовой стаж?

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Ее форма, порядок ведения и хранения, а  также порядок изготовления бланков  трудовых книжек и обеспечение ими  работодателей установлены следующими нормативно-правовыми актами:

- Трудовым кодексом;

- Инструкцией по заполнению  трудовых книжек, утвержденной Постановлением  Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее  - Инструкция);

- Правилами ведения и  хранения трудовых книжек, изготовления  бланков трудовой книжки и  обеспечения ими работодателей,  утвержденными Постановлением Правительства  РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила).

В случае отсутствия трудовой книжки у лица, принимаемого на работу, можно поступить следующим образом:

1) завести новую трудовую  книжку;

2) оформить дубликат.

Заводим новую трудовую книжку

Статья 65 ТК РФ предусматривает, что, если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка в связи  с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого  лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую.

Как видно из содержания приведенной  нормы, в данном случае закон возлагает  обязанность по оформлению работнику  трудовой книжки именно на нового работодателя. При этом оформление новой трудовой книжки не зависит от причины ее отсутствия. Главное, чтобы работник написал заявление с просьбой завести новую с указанием причины отсутствия прежней (утрата, хищение, повреждение и т.п.).

Вносить сведения о предыдущих местах работы новый работодатель не имеет права, так как по действующим  правилам их можно внести только в  дубликат, а не в новую трудовую книжку.

Если же сотрудник хочет  восстановить записи о прошлой работе, то нужно разъяснить ему, что в  соответствии с п. 31 Правил лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Именно этот работодатель и выдает бывшему работнику другую трудовую книжку или вкладыш к  ней с надписью "Дубликат" в  правом верхнем углу первой страницы.

В Правилах ничего не говорится  о том, в какой срок после увольнения работник может обратиться за дубликатом, также ничего не сказано и о  количестве таких обращений. Кроме  этого, работник вправе самостоятельно решить, какое место своей работы он считает последним, и может  обратиться за выдачей дубликата как по последнему, так и предпоследнему месту работы даже через несколько лет после увольнения.

Согласно п. 7.2 Инструкции работодатель обязан оказать помощь бывшему работнику в получении  документов, подтверждающих стаж его  работы. Однако форма подобной помощи не установлена. Это может быть как  полностью самостоятельный сбор информации по трудовому стажу работника, так и содействие в написании  писем-запросов.

Записи о трудовом стаже  в дубликате работника могут  быть созданы на основании двух групп  документов:

- документов, подтверждающих  его трудовой стаж до регистрации  в ПФР в качестве застрахованного  лица;

- документов, подтверждающих  его страховой стаж после регистрации  в качестве застрахованного лица  в ПФР.

До регистрации гражданина в ПФР в качестве застрахованного  лица стаж подтверждается документами, перечень которых содержится в п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 (далее - Правила подсчета). Это письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Кроме этого, при восстановлении трудовой книжки можно использовать данные формы N СЗВ-К, которая утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению" (далее - Постановление N 192п), поскольку она заполнялась на основании трудовой книжки и других документов, подтверждающих трудовой стаж.

После регистрации гражданина в качестве застрахованного лица периоды работы и (или) иной деятельности подтверждаются документами о внесении соответствующих обязательных платежей, выдаваемыми в установленном  порядке территориальным органом  ПФР на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (п. 34 Правил подсчета).

Таким образом, сведения, содержащиеся в Выписке из индивидуального  лицевого счета застрахованного  лица (форма N СЗИ-5 утверждена Постановлением N 192п), имеют преимущественное значение для установления продолжительности  стажа после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица (дата регистрации в ПФР будет  указана в выписке) и могут  лежать в основе оформления дубликата.

В любом случае рекомендуется  проконсультироваться у специалистов ПФР либо Минздравсоцразвития и при отрицательном ответе о возможности использования данных выписки для оформления дубликата. Дубликат трудовой книжки данного работника будет содержать только информацию из имеющихся у него документов.

Оформляем дубликат

Если ваша организация  оказалась последним местом работы и к вам обратился бывший работник с просьбой об оформлении дубликата трудовой книжки, то вам нужно поступить следующим образом.

Прежде всего делается запись в графе 3 раздела "Сведения о работе" об общем и/или непрерывном трудовом стаже работника, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее  количество лет, месяцев, дней работы без  уточнения организаций, периодов работы и должностей работника. Если у него есть документы, содержащие информацию об отдельных периодах работы в прошлом, то она заносится в дубликат так  же, как и при заполнении оригинала.

В графе 2 указывается дата приема на работу, а в графе 3 - наименование работодателя, структурное подразделение  и должность, специальность, профессия  с указанием квалификации, а также  сведения о переводе на другую постоянную работу у того же работодателя.

Затем в графе 2 пишется  дата увольнения, а в графе 3 - причина  увольнения, если в представленном работником документе имеются такие  данные.

Потом в графе 4 указывается  наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены  соответствующие записи в дубликате.

Никакими подписями и  печатями записи не заверяются. Справки  или иные документы, на основании  которых оформляется дубликат, должны быть возвращены работнику. В кадровой службе остаются копии этих документов.

Кроме записи о работе в  предпоследних организациях, необходимо внести информацию о работе и награждениях в той организации, которая восстанавливает  трудовую книжку (см. образец на с. 28).