Подготовка технической документации

 

Содержание

стр.

Введение           3

1. Определение математических и логических зависимостей  4
2. Построение формулу в Excel       5
3. Определение количества и состава электронных таблиц   7
4. Создание электронных таблиц       7
5. Тестирование работы таблицы       10
6. Построение диаграммы        11

Вывод           13

Список используемых источников       14

 

 

 

Введение

 

Таблица – одно из самых удобных средств представления  данных. С появлением и повсеместным распространением компьютеров появилась  и возможность создания электронных таблиц. Использование электронных таблиц позволило не только наглядно изобразить данные, но и обработать их. Программные средства, позволяющие выполнять такие действия, называются табличными процессорами.

Общепризнанным  родоначальником табличных процессоров, как отдельного класса ПО, является Дэн Бриклин, совместно с Бобом Фрэнкстоном, разработавший легендарную программу VisiCalc в 1979 г.. Этот табличный редактор для компьютера Apple II стал приложением, превратившим персональный компьютер из экзотической игрушки в массовый инструмент для бизнеса. Наиболее распространенными табличными процессорами являются Microsoft Excel и его бесплатный аналог - OpenOffice.org Calc.

С помощью OpenOffice.org Calc можно анализировать вводимые данные, заниматься расчётами, прогнозировать, сводить данные с разных листов и таблиц, строить диаграммы и графики. Пошаговый ввод формул в ячейки электронных таблиц с помощью Мастера облегчает формирование сложных и вложенных формул, демонстрирует описания каждого параметра и конечный результат на любом этапе ввода. В программу OpenOffice.org Calc встроена удобная подсистема помощи, которая в любой момент готова выдать необходимую справку [1].

 

 

 

2 Построение формулу в Excel

 

Microsoft Excel предоставляет  огромные возможности для обработки больших объёмов численной информации. В этой хаутошке мы расскажем, как сделать первый шаг в Excel, а именно как научиться вводить формулы и получать результаты вычислений по ним.

Пример  простейшей формулы в Excel

1. Запустим Excel. Выберем какую-либо ячейку (в которую будем вводить формулу). Запись формулы в Excel начинается со знака "=" (равно). Таким образом у нас с левой стороны от знака равно находится как бы ячейка, а с правой стороны - выражение (или формула). Такой тип записи можно рассматривать как присваивание ячейке значения, получившегося в результате вычисления выражения.

 

2. Попробем записать  самую простую формулу. Выберите  пустую ячейку и напишите "=5".

3. После того, как вы нажмёте Enter (или щёлкните  левой кнопкой мышки на любой другой ячейке) ваша ячейка приобретёт значение 5.

4. Если вы  выделите эту ячейку, то в «строке  формул» вы увидите саму формулу  (а не результат вычисления, как  в самой ячейке).

Использование ссылок на другие ячейки в формуле

Теперь попробуем записать формулу, которая будет использовать значения других ячеек. Будем использовать лист Excel вот с такими данными:

5. Выберем ячейку D1. Нажмите "=". После нажатия  курсор примет плюсообразный  вид =) Теперь вы можете щёлкнуть  на какой-нибудь ячейке (например A1) и её адрес автоматически вставится в набираемую вами формулу.

После того, как  в вашей формуле появилась  ссылка на A1, введите символ одного из математическиз действий (+, -, /, *). После  этого вы снова сможете выбрать  одну из ячеек. Кстати, имя ячейки можно ввести и с клавиатуры (не выбрая её мышкой).

Допустим у  нас в итоге получилось что-то вроде:

В строке формул (fx) мы можем наблюдать саму формулу, а в ячейке - результат вычисления по этой формуле. Если вы измените значение какой-либо из ячеек, участвующих в формуле в ячейке D1, то значение ячейки D1 пересчитается автоматически.

Кстати, в формуле  можно использовать не только ячейку с фиксированным значением, но и  ячейку, содержащую формулу. В этом и прелесть Excel.

Использование сложных математических формул

 

В формуле можно  использовать сложные математические функции. Если вы работаете с Excel не так давно, то вряд ли вы знаете их обозначения  наизусть. Для того, чтобы просмотреть  все функции, которыми располагает Excel, необходимо зайти в меню «Вставка» и выбрать пункт «Функция». Появится диалоговое окно, в котором вы сможете просмотреть все функции (они разбиты по категориям).

 

3 Определение количества и состава электронных таблиц

 

В процессе выполнения курсовой работы создается одна таблица и одна диаграмма. Таблица содержит исходные данные. В них входят:

• ФИО;
• Разряд ETC;
• Зарплата в соответствии с разрядом ЕТС;
• Доплата;
• Надбавка;
• Налоги (13%);
• Профсоюзный взнос (1%);
• Аванс;
• Выплата «под расчет»;
• Сумма к выдаче.

График содержит сумму к выдаче, налоги и профсоюзные взносы.

 

4 Создание таблицы

 

Для расчёта  характеристик создается таблица. В ней содержаться вводимые данные и рассчитываемые характеристики. Созданные названия приведены на Рисунке 1.

Создаются названия ячеек для таблицы:

• в ячейке A1 – ФИО;
• в ячейке B1 – Разряд ETC;
• в ячейке C1 – Зарплата в соответствии с разрядом ЕТС;
• в ячейке D1 – Доплата;
• в ячейке E1 – Надбавка;
• в ячейке F1 – Налоги (13%);
• в ячейке G1 – Профсоюзный взнос (1%);
• в ячейке H1 – Аванс;
• в ячейке I1 – Выплата «под расчет»;
• в ячейке J1 – Сумма к выдаче.

Рисунок 1 - Названия ячеек вводимых данных

 

В подготовленную таблицу заносятся данные, которые  должны вводится пользователем. К таким  данным относятся: ФИО, разряд ETC, зарплата в соответствии с разрядом ЕТС, доплата, надбавка.

Для того чтобы  отформатировать таблицу курсором выделяются ячейки полей зарплата в  соответствии с разрядом ЕТС, доплата, надбавка, налоги (13%), профсоюзный взнос (1%), аванс, выплата «под расчет», сумма  к выдаче, далее открывается контекстное меню нажатием на правую кнопку мыши, затем выбирается пункт «Формат ячеек» и далее «Денежный формат». Для ячеек поля разряд ETC применяется числовой формат отображения и устанавливается число десятичных знаков равное нулю. Для ячеек поля ФИО применяется текстовый формат отображения.

Затем заполняются ячейки поля ФИО, разряд ETC, зарплата в соответствии с разрядом ЕТС, доплата и надбавка. Заполненные ячейки приведены на Рисунке 2.

Рис.2. – Заполненные  ячейки

Рисунок 2 - Вводимые данные

Таблица должна автоматически выводить данные на основе введенных пользователем, для этого ячейки связываются с помощью формул.

Ячейки F2:F16 содержат формулу с вычислением суммы к выдаче. Исходные данные для расчетов берутся из ячеек J2:J16. Расчеты проведены по формуле:

=J2*0,13.

Ячейки G2:G16 содержат формулу с вычислением профсоюзного взноса. Исходные данные для расчетов берутся из ячеек J2:J16. Расчеты проведены по формуле:

= J2*0,01.

Ячейки J2:J16 содержат формулу суммы к выдаче. Исходные данные для расчетов берутся из ячеек C2:E16 и F2:G16. Расчеты проведены по формуле:

=SUM(C2:E2)-SUM(F2:G2).

Ячейки H2:H16 содержат формулу с вычислением аванса. Исходные данные для расчетов берутся из ячеек J2:J16. Расчеты проведены по формуле:

=J2*0,4.

Ячейки I2:I16 содержат формулу с вычислением выплаты «под расчет». Исходные данные для расчетов берутся из ячеек J2:J16. Расчеты проведены по формуле: =J2*0,6.

 

5 Тестирование работы таблицы

 

Для проверки функциональности созданной таблицы вводятся произвольные значения. Таблица исходных данных приведена в Таблице 1.

 

Таблица 1 - Тестовый набор данных

ФИО	Разряд ETC	Зарплата в соответствии с разрядом ЕТС	Доплата	Надбавка
Семенко Иван Дмитриевич	6	1 977,00грн.	800,00грн.	1 500,00грн.
Прокопьев Сергей Владимирович	5	1 782,00грн.	500,00грн.	1 200,00грн.
Веленкова Тамара Анатольевна	14	3 953,00грн.	500,00грн.	1 000,00грн.

 

Таким образом, были внесены данные о 3 сотрудниках. Для проверки работоспособности  таблицы вручную пересчитываются  все характеристики, которые таблица  считает автоматически. Характеристики, рассчитываемые таблицей автоматически, приведены в Таблице 2.

 

Таблица 2 - Данные рассчитываемые автоматически

Налоги (13%)	Профсоюзный взнос (1%)	Аванс	Выплата "под  расчет"	Сумма к выдаче
556,01грн.	42,77грн.	1 471,29грн.	2 206,93грн.	3 678,22грн.
452,66грн.	34,82грн.	1 197,81грн.	1 796,71грн.	2 994,52грн.
708,89 грн.	54,53 грн.	1875,83 грн.	2813,75 грн.	4689,58 грн.

 

Характеристики, пересчитанные вручную, совпадают  с характеристиками, которые таблица  считает автоматически. Это свидетельствует о том, что таблица верно производит все необходимые расчеты. Характеристики, рассчитываемые вручную, приведены в Таблице 3.

Таблица 3 - Данные рассчитываемые вручную

Налоги (13%)	Профсоюзный взнос (1%)	Аванс	Выплата "под расчет"	Сумма к выдаче
556,01 грн.	42,77грн.	1 471,29грн.	2 206,93грн.	3 678,22грн.
452,66грн.	34,82грн.	1 197,81грн.	1 796,71грн.	2 994,52грн.
708,89грн.	54,53грн.	1875,83грн.	2813,75грн.	4689,58грн.

 

6 Построение диаграммы

 

По заданию необходимо отобразить графически сумму к выдаче, налоги и профсоюзные взносы. Для этого создается диаграмма, которая отображает сумму к выдаче, налоги и профсоюзные взносы. Вид диаграмм – гистограмма обычная.

Open Office Calc позволяет создавать диаграммы различных типов. Диаграммы создаются с помощью «Мастера диаграмм». Для вызова «Мастера диаграмм» следует выбрать в меню «Вставка» команду «Диаграмма».

Для создания диаграммы  в открывшемся окне выбирается тип  диаграммы – «Гистограмма обычная», после чего нажимается «Далее». В  новом указывается диапазон ячеек А1:J16. Ряды следует выбрать «В столбцах». Затем открывается вкладка «Ряды данных» и удаляются все кроме суммы к выдаче, налогов и профсоюзных взносов. В диапазоне для значения Y выбираются ячейки диапазона G2:G16, а для категории ячейки A2:А16, после чего нажимается «Далее». В строке заголовка вводится название таблицы - «Сумма к выдаче, налоги и профсоюзные взносы». Диаграмма создается на отдельной странице. Далее проставляется галочка в пункте «Показывать легенду». Созданная диаграмма приведена на Рисунке 3.

Рисунок 3 – Диаграмма «Сумма к  выдаче, налоги и профсоюзные взносы»

 

 

 

Вывод

 

В результате выполнения реферативной работы были освоены основные принципы работы со средой OpenOffice.org, а так же работа с табличным процессором OpenOffice.org Calc. С помощью OpenOffice.org Calc была построена электронная таблица, содержащая данные о заработной плате сотрудников, и создана диаграмма, отображающая сумму к выдаче, налоги и профсоюзные взносы.

Было проведено тестирование созданной электронной таблицы, которое показало её исправность и отсутствие недоработок.

В результате выполнения работы все  требования технического задания были выполнены в полном объеме.