Организация и средства информационных систем обеспечения управленческой деятельностью

1 Организация и средства информационных систем обеспечения управленческой деятельностью

Современное развитие информационных систем приводит к формированию нового типа предприятий, которые в западной литературе получили название виртуальных  организаций. Под ними понимают совокупности независимых (чаще всего небольших по размерам) предприятий, являющихся как бы узлами на информационной сети, обеспечивающей их тесное взаимодействие. Единство и целенаправленность в работе этих фирм достигаются благодаря гибкой электронной связи на базе информационной технологии, которая пронизывает буквально все сферы их деятельности. Поэтому границы между входящими в них организациями становятся "прозрачными", и каждая из них может рассматриваться представителей компании в целом.

До недавнего времени  информация, как таковая, не считалась  важным активом предприятий и  фирм. Управление рассматривалось как  индивидуальное искусство межличностного общения, а не как глобальный механизм координации деятельности участников экономических процессов. Сегодня лишь немногие руководители могут позволить себе пренебрежительно относиться к методам работы с информацией. В условиях, когда растет значение информационной составляющей окружающей среды предприятий, полноценное их существование становится невозможным без соответствующих изменений во всех значимых сторонах их жизнедеятельности с точки зрения управляемости и эффективности.

Ученые и практики затратили большие усилия, чтобы  построить совершенную иерархию управления, однако, сейчас они зачастую готовы отказаться от традиционных иерархических структур. Считается общепризнанным, что предприятие должно быстро и гибко реагировать на изменения в окружающей среде. Специально сформированные команды профессионалов нацелены управлять процессами предоставления продуктов/услуг, гарантировать высокое качество, стремиться к постоянному совершенствованию и обучению, направлять свои усилия на наиболее полное удовлетворение потребителей и обеспечивать рентабельность производства. Руководители предприятий должны "мыслить глобально, а действовать локально", создавать стратегические союзы и партнерства для расширения возможностей и масштабов деятельности, стремясь к созданию "эффективных корпораций". Наконец, создание современной информационной и коммуникационной инфраструктуры направлено на получение информации, необходимой для принятия обоснованных решений на всех уровнях управления предприятием.

По мере того, как руководители пытались найти решение проблемы формирования эффективных организационных  структур, они осознавали, в какой степени современные информационные технологии управления позволяют им справляться с требованием обработки возрастающих объемов информации, неотъемлемо присущих новым организационным моделям.

Но теперь уже вряд ли можно найти фирму или предприятие, которое не ориентировалось бы на динамичную и неопределенную среду. На сегодняшний день практически любая фирма претерпевает существенные организационные перемены.

Начнем с очевидного: ИС и организационная структура  предприятия взаимно влияют друг на друга. С одной стороны, ИС должны соответствовать организационной структуре, чтобы обеспечивать подразделения необходимой информацией. С другой, предприятие должно заново познавать себя, чтобы получить выгоду от использования ИС. ИС заметно меняют жизнь на предприятии, поэтому нельзя успешно спроектировать новые системы или осмыслить функционирование тех, что уже существуют, без понимания того, как работает предприятие.

В некоторых отношениях все современные предприятия  подобны друг другу. Макс Вебер сформулировал "идеально-типичные" характеристики организаций. Он назвал их бюрократиями, имеющими определенные "структурные" черты. Согласно Веберу, все современные бюрократии:

- имеют явное разделение труда и используют труд различных специальностей;

- выстраивают специалистов в иерархии власти;

- ограничивают власть и действия абстрактными правилами или процедурами;

- формируют систему беспристрастных и универсальных решений;

- нанимают и продвигают служащих на основе технической квалификации и профессионализма (а не личных связей);

- работают по принципу эффективности: максимизировать результаты при ограниченных ресурсах.

Другие исследователи  развили идеи Вебера, добавив к  числу основных такие характеристики предприятия, как стандартные операционные процедуры, организационную культуру предприятия и его политику.

Стандартные операционные процедуры. Предприятия становятся эффективными, если они производят ограниченное число продуктов и услуг, используя соответствующие стандартные действия. Эти действия кодируются в разумные точные правила - в стандартные операционные процедуры, которые служат руководством к действию во всех ожидаемых ситуациях. Они обеспечивают эффективность, присущую современным предприятиям. Любые изменения таких процедур требуют больших усилий от предприятия.

Организационная культура. Организационная культура - это фундаментальные установки относительно того, какие продукты предприятие должно производить, как их нужно производить, где и для кого. Обычно эти установки считаются само собой разумеющимися и редко публично объявляются. Организационная культура - это мощная сила, которая сдерживает политические конфликты и способствует взаимопониманию персонала. Если вы разделяете базовые культурные предпосылки, тогда легче договориться и по другим вопросам. В то же время организационная культура тормозит изменения, особенно технологические. Большинство предприятий делает все, чтобы не менять базовых предпосылок. Поэтому новые технологии почти всегда внедряются с оглядкой на уже существующую организационную культуру, а любые изменения, которые угрожают общепринятым предпосылкам, встречают сопротивление. С другой стороны, наступает время, когда остается только один разумный путь - использовать новую технологию, которая прямо противостоит существующей организационной культуре.

Политика предприятия. Люди на предприятии занимают неодинаковое положение на иерархической лестнице, имеют разные специальности и перспективы. Поэтому у них могут не совпадать точки зрения на то, как следует распределять ресурсы и вознаграждения. Все это приводит к конкуренции и конфликтам, которые могут иметь место на любом предприятии. Сопротивление нововведениям является одной из наиболее острых проблем на предприятии, особенно при внедрении новых ИС. Очевидно, что их внедрение приводит к существенным изменениям бизнес-процессов и выдвигает принципиально иные требования к персоналу, поэтому оно всегда будет встречать серьезную оппозицию.

Дополнительные характеристики предприятий

Таблица 1. Организационные  структуры

Типы организации	Описание	Примеры
Предпринимательская структура	Молодые небольшие предприятия  в быстро меняющейся окружающей среде. Простая организационная структура, управляемая предпринимателем, являющимся единственным руководителем.	Небольшой начинающий бизнес
Производственная бюрократия	Крупные бюрократии, существующие в  медленно меняющейся среде, производящие стандартные продукты. Управляются  централизованной управленческой командой.	Производственные предприятия  среднего размера
Отделенческая бюрократия	Комбинация функциональных бюрократий, производящих различные продукты. Бюрократии подчинены одному центральному органу.	Многоотделенческие компании
Профессиональная бюрократия	Организации, базирующиеся на знаниях, в которых результат зависит  от высокой квалификации сотрудников.	Юридические фирмы, образовательные  учреждения
Адхократия	Ориентированы быстро реагировать на изменения окружающей среды. Состоят из специалистов, которые работают в командах, создаваемых на короткий срок и слабо связанных с центральным управлением.	Консалтинговые фирмы

 

Организационная структура предприятий  складывается под влиянием внешней  среды, в которой ему приходится работать. Обычно адхократические и  предпринимательские структуры  обладают гибкостью, позволяющей им эффективно действовать в быстро меняющейся окружающей среде. Они не связаны громоздкой иерархией и могут делегировать власть подчиненным. Производственные и отделенческие бюрократии лучше действуют в стабильной среде.

Большинство людей не понимает, насколько хрупкими бывают организационные схемы предприятий и как они быстро меняются. Основная причина организационных неудач состоит в неспособности адаптироваться к изменяющейся окружающей среде, отсутствию ресурсов, что особенно относится к молодым предприятиям, неспособным выдерживать даже короткие периоды сложных ситуаций. Современные технологии, новые продукты и изменения общественных вкусов и ценностей накладывают отпечаток на любую организационную культуру, политику, операционные процедуры и на людей. Быстро меняющиеся технологии, в том числе ИТ, представляют в этом смысле особую угрозу предприятиям. Резкие технологические изменения усиливают, либо ослабляют положение предприятий в отрасли. Многие предприятия неспособны адаптироваться к изменениям и прекращают свое существование, освобождая ресурсы для нового поколения молодых организаций.

Предприятия различаются не только организационной структурой, но и  многими другими показателями, в  частности, конечными целями и способами  их достижения. Еще одно различие - по задачам и используемым технологиям. В некоторых случаях предприятие решает традиционные, часто повторяющиеся задачи. В других - приходится работать с нестандартными проблемами (консалтинговые фирмы, занятые разработкой стратегических планов для других предприятий).

 
 
           

 

 

 

 2 Обработка информации на основе использования систем управления базами данных (СУБД)

Современные информационные системы (ИС),  реализующие  интеграцию данных, характеризуются огромными  объемами хранимых  данных,  сложной  организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования  многочисленных  пользователей.

Цель информационной системы - обработка данных об объектах реального  мира.  В  широком  смысле база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального  мира в  какой-либо  предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению. Создавая базу данных,  пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков.  Это возможно сделать, если данные структурированы. Структурирование - введение соглашений о способах представления данных.

Пользователями базы  данных  могут  быть различные  прикладные программы, а также специалисты  предметной области, выступающие в роли  потребителей или источников данных, называемые конечными пользователями.

В современной технологии баз данных предполагается,  что  создание базы данных,  ее поддержка  и обеспечение доступа пользователей  к  ней  осуществляется  централизованно с помощью специальных программных средств - системы управления базами данных.

База данных  (БД) - это  поименованная совокупность структурированных  данных, относящихся к определенной предметной области.

Система управления  базами данных (СУБД) - это комплекс программных и языковых средств,  необходимых для создания баз  данных, поддержания их  в  актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

Централизованный характер  управления  данными  в базе данных предполагает необходимость существования некоторого  лица  (группы лиц), на  которое  возлагаются  функции администрирования данными, хранимыми в базе.

Классификация баз данных. По технологии обработки  данных БД подразделяются на централизованные и распределенные. Централизованная база  данных хранится в памяти  одной  вычислительной  системы.  Если  эта  вычислительная система является компонентом  сети  ЭВМ,  возможен  распределенный доступ  к такой базе.  Такой способ использования баз данных часто применяется в  локальных сетях ПК.  Распределенная  база  данных состоит из нескольких,  возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ЭВМ вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базы данных (СУРБД).

По способу доступа  к данным БД разделяются на БД  с локальным доступом и БД с  удаленным (сетевым) доступом.

Системы централизованных БД с сетевым  доступом  предполагают различные архитектуры подобных систем:

- файл-сервер;

- клиент-сервер.

Архитектура файл-сервер предполагает выделение одной из машин сети в качестве центральной (сервер файлов).  На такой машине хранится совместно используемая централизованная БД. Все другие машины сети выполняют  функции рабочих станций,  с  помощью которых поддерживается доступ пользовательской системы к централизованной базе данных. Файлы БД в соответствии с пользовательскими  запросами передаются на рабочие станции, где в основном и производится обработка. Пользователи  могут также создавать на рабочих станциях локальные БД, которые используются ими монопольно.

В архитектуре клиент-сервер подразумевается,  что помимо хранения  централизованной  БД  центральная  машина (сервер БД) должна обеспечивать выполнение основного объема обработки  данных.  Запрос на данные, выдаваемый клиентом (рабочей станцией), порождает поиск и извлечение данных на сервере.  Извлеченные данные (но  не  файлы)  передаются по сети от сервера к  клиенту.

Структурные элементы БД: поле, запись, файл (таблица).

Поле -  элементарная  единица  логической организации данных, которая соответствует неделимой единице  информации  -  реквизиту. Для описания поля используются следующие характеристики: 1) имя, например, ФИО; 2) тип, например, символьный, числовой, календарный; 3) длина, определяемая  максимально возможным количеством символов, например, 15 байт; 4) точность для числовых данных.

Запись -  совокупность  логически связанных полей.  Экземпляр  записи - отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей.

Файл (таблица)  -  совокупность  экземпляров  записей   одной структуры.

В структуре записи файла указываются  поля, значения которых являются ключами: первичными (ПК), которые идентифицируют экземпляр  записи,  и вторичными (ВК),  которые выполняют роль поисковых  или группировочных признаков (по значению вторичного  ключа можно найти несколько записей).

Виды моделей данных. Ядром любой БД является модель данных - совокупность структур данных и операций их  обработки.

СУБД основывается на использовании  иерархической, сетевой или реляционной модели, а также на комбинации этих моделей.

Иерархическая модель данных -  древовидная.  Объекты  связаны иерархическими отношениями подобно перевернутому  дереву.  К основным понятиям иерархической  структуры относятся:  уровень,  элемент (узел), связь. Узел - это совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект.  Каждый узел на более низком  уровне  связан только с одним узлом,  находящимся на более высоком уровне. Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень дерева), не подчиненную  никакой  другой  вершине  и находящуюся на самом верхнем (первом) уровне. Зависимые (подчиненные) узлы находятся на втором, третьем и т.д.  уровнях. В каждой записи БД существует только один (иерархический) путь от корневой записи.