Искуство

Word  имеет модуль разделения слов на слоги. Он предназначен для правильного переноса слов.

В редакторе Word существует три вида словарей: стандартный, исключений и специальный (пользовательский). С помощью стандартного словаря можно проверять правописание документа, содержащего текст на разных языках. Словарь исключений содержит слова, которые стандартный словарь распознает как написанные правильно. Этот словарь создается пользователем, и в него включают те слова, на которые вы хотите остановиться при проверке орфографии. Если вы пишите статьи по специальности, например химии или физике, возможно понадобится отдельный словарь для терминов, так называемый словарь пользователя.

Программа предлагает варианты замены часто повторяемых в документе  слов, что позволяет сделать язык документа более ярким и выразительным. Список синонимов находится в  меню Сервис-Синонимы (Tools-Thesaurus).

В меню Правка (Edit) находятся команды Найти (Find) и Заменить (Replace)  предназначенные для поиска и замены фрагментов текста.

При работе с документами приходится часто повторять ввод одних и  тех же участков текста. В Word достаточно ввести их один раз, а затем сделать элементом автотекста с уникальным именем и после этого вставлять в любое место документа необходимое число раз.

Программа автокоррекции проверяет и исправляет типичные ошибки после ввода отдельного слова. Для исправления Word использует список типичных ошибок.

Проверка грамматики – эта функция существует только в версии Word 7.0 для Windows95 и выше. Она позволяет проверить и устранить грамматические и стилистические ошибки. Программа проверки просматривает текст на наличие ошибок. Если ошибка найдена, она открывает диалоговое окно Грамматика (Grammar).

Чтобы получить статистические сведения о количестве символов, слов, строк, абзацев и страниц в документе, надо выполнить команду меню Сервес - Статистика (Tools-Statistics). Также будут выведены показатели – уровень образования, легкость чтения, число сложных фраз, благозвучие.

Оформление документа

Word позволяет экономить время при составлении типовых документов, представляя набор стандартных бланков, или шаблонов. Если стандартные шаблоны не устраивают, можно воспользоваться Мастером, который создаст для вас бланк документа в соответствии с параметрами, которые указываются в диалоговых окнах. Чтобы выбрать шаблон, вполняется команда Файл - Создать (File-New).

Структура документа

При работе со сложными документами, содержащими большое количество глав, разделов, а возможно и подчиненных  документов, можно воспользоваться  мощным средством Word для Windows – создание структуры документа. Структура – это иерархия документов,  разделов и заголовков различных уровней. Чтобы включить режим структуры, выполняется команда Вид - Структура (View-Outlining).

Макрокоманды 

При работе с программой часто приходится выполнять последовательность одних  и тех же действий: открывать различные меню и выполнять те или иные команды. Вместо того, чтобы каждый раз нажимать одну и ту же последовательность клавиш, можно записать макрокоманду, которая будет выполняться нажатием одной единственной клавиши. Для этого выполняется команда Макрокоманда (Macro) из меню Сервис (Tools).

Графический редактор  WORD

Большинство документов содержит различные  иллюстрации: фирменные знаки, диаграммы, графики, рисунки. С помощью Word для Windows можно создавать такие объекты, так как Word содержит встроенный графический редактор.  С помощью этого редактора можно создавать рисунки в тексте документа, используя функции рисования примитивов или элементарных геометрических объектов: линий, прямоугольников, кругов и т.д. Чтобы вставить рисунок в текст как объект, выполняется команда Вставка - Объект (Insert-Object).

Электронная почта и связь

Word для Windows предоставляет в распоряжение пользователя Ассистент слияния – специальный модуль для подготовки большого количества писем одного содержания, но разным адресатам.  Отправлять факсы можно непосредственно из Word для Windows. Для вызова выбираеться команда меню Сервис-Слияние (Tools-Mail Merge).

 

Автоматизация операций по работе с  документами для WORD 97

В состав новой версии WORD 97 включен широкий набор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач. Большинство из них в том или ином виде было представлено и в предыдущих версиях редактора, но теперь возможности автоматизации стали значительно шире. К таким средствам относится:

• автозамена, которая позволяет автоматически исправлять типичные ошибки при вводе;
• автозаполнение, с помощью которого можно автоматически продолжить ввод слова или фрагмента текста после ввода нескольких первых букв. Теперь редактор с самого начала имеет некоторую базу таких заготовок;
• автоматическая проверка правописания теперь включает в себя проверку орфографии и грамматики;
• автореферат: в Word 97 появилась возможность автоматического формирования реферата документа. Редактор производит  анализ текста и выделяет его ключевые положения, на основании которых и составляется реферат;
• автоматическое создание и предварительный просмотр стилей;
• автоформат при вводе, предназначенный для автоматического форматирования документа непосредственно при вводе или после его завершения. В версии Word97 средства автоформата приобрели особенно много новых возможностей.

Помощник

Новое средство Microsoft Office 97 – Помощник, предназначенный для того, чтобы автоматически давать советы и предоставлять справочные сведения, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи.

Таблицы, граница и заливка

                В Word 97 появились новые средства, упрощающие работу с таблицами, границами и зиливкой:

• с помощью мыши рисовать таблицы любой формы, отдельные ячейки могут иметь любую ширину и высоту, можно объединять соседние ячейки;
• ячейки таблицы можно выравнивать со всех сторон, текст внутри ячеек можно расположить вертикально;
• включено более 150 различных типов границ;
• вокруг каждой страницы можно создать рамку, в редакторе имеется 160 типов графических границ страницы.

Рисование

В редакторе новый набор графических  средств для украшения текстов, добавления объема, теней, текстурных и прозрачных заливок, а также  более 100 настраемых автофигур, 4 вида заливки  и т.д.

 

Microsoft Excel 

 

Программным продуктом, незаменимым в офисной работе, является электронная таблица Microsoft Excel.

При помощи этого продукта можно анализировать большие  массивы данных. В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры. Воистину безграничны методы графического представления данных: помимо нескольких десятков встроенных типов диаграмм, можно создавать свои, настраиваемые типы, помогающие наглядно отразить тематику диаграммы. Те, кто только осваивает работу с Excel, по достоинству оценят помощь "мастеров" - вспомогательных программ, помогающих при создании диаграмм. Они, как добрые волшебники, задавая наводящие вопросы о предполагаемых дальнейших шагах и показывая, в зависимости от намечаемого ответа, результат, проведут пользователя "за руку" по всем этапам построения диаграммы кратчайшим путем.

Использование механизма связи и внедрения объектов (OLE2) позволяет широко использовать дополнительные графические редакторы, редактор формул и многие другие утилиты, поддерживающие механизм OLE2. Особенностью данного механизма является то, что любой объект в документе (рисунок, видеоизображение, текст) можно редактировать непосредственно в основном документе, не прибегая к помощи дополнительных программ. Впечатляет и механизм динамического обмена данными между Excel и другими приложениями Windows. Допустим, что в Word для Windows готовится квартальный отчет. В качестве основы отчета используются данные в таблице Excel. Если обеспечить динамическую связь между таблицей Excel и документом Word, то в отчете будут всегда самые последние данные. Можно даже написать текст "рыбы" отчета, вставить в него связи с таблицами и, таким образом, значительно сократить время подготовки квартальных отчетов. Удобство работы с таблицей сказывается на Вашей производительности, поэтому в Excel таблицы и работа с ними организованы таким образом, чтобы обеспечить максимальные возможности при минимуме усилий со стороны пользователя. Все таблицы сразу объединены в рабочие книги. Доступ к нужной таблице осуществляется путем щелчка по корешку этой таблицы, на котором написано ее имя. Имя таблицы можно изменить в любой момент, причем не нужно ограничиваться принятыми для имен файлов соглашениями. Пользователи, несомненно, оценят возможность редактирования таблицы непосредственно в ячейке, что позволяет указать в ней одновременно различные шрифты и их стили.

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных и построением диаграмм. Трудно представить себе область, где бы не требовался анализ этих данных. В Excel включен мощный инструмент анализа - Сводная таблица. С её помощью можно анализировать широкоформатные таблицы, содержащие большое количество несистематизированных данных, и лишь несколькими щелчками кнопкой мыши приводить их в удобный и читаемый вид. Освоение этого инструмента упрощается наличием соответствующей программы-мастера.

Например, механизм авто коррекции теперь доступен в любом приложении Microsoft Office.

Исследования показали, что более  половины людей, часто использующих Microsoft Excel в своей деятельности, держат на рабочем столе обычный калькулятор! Причина оказалась проста: чтобы произвести операцию суммирования двух или более ячеек для получения промежуточного результата (а такую операцию, как показывает практика, большинству людей приходится выполнять довольно часто), необходимо выполнить два лишних действия. Найти место в текущей таблице, где будет располагаться итоговая сумма, и активизировать операцию суммирования, нажав кнопку S (сумма). И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых предполагается просуммировать.

Поэтому в Microsoft Excel для Windows была встроена функция AutoCalculate (Автоматическое вычисление). Эта функция позволяет увидеть результат промежуточного суммирования в строке состояния, просто выделив необходимые ячейки таблицы. При этом вы можете указать, какого типа результат вы желаете увидеть - сумму, среднее арифметическое, или значение счетчика, отражающего количество отмеченных элементов.

Еще одно нововведение позволяет при  заполнении большой таблицы не тратить  время на ввод с клавиатуры текста, который уже содержится в какой-либо ячейке, заполненной ранее. При вводе текста производится автоматическое сканирование введенных ранее ячеек, и, если есть соответствие, Excel предлагает автоматически поместить найденное содержимое ячейки в новую. Для этого достаточно просто нажать клавишу Enter.

Режим автоматической фильтрации позволяет быстро производить выборки из записей таблицы, просто указывая нужный механизм фильтрации. Новый диалог открытия и поиска документа предоставляет более удобный интерфейс, позволяющий осуществлять предварительный просмотр и фильтрацию документов по нескольким критериям: дате создания, длине файла и т.д.

Интерфейс Microsoft Excel стал более интуитивным  и понятным. Исследования показали, что при использовании предыдущих версий Microsoft Excel пользователь часто  не успевал "увидеть" процесс вставки строки. Во время выполнения этой операции новая строчка появлялась очень быстро, и пользователь часто не мог понять, что же произошло в результате выполнения конкретной операции? Появилась ли новая строка? И если появилась, то где? Для решения этой проблемы в Microsoft Excel для Windows был реализован "динамический интерфейс". Теперь при операции вставки строки новая строка таблицы появляется на экране плавно, и результат вполне очевиден. Аналогичным образом отражается выполнение и других операций, например, операции удаления или переноса строки. Другие детали интерфейса также стали более наглядными. Например, при прокрутке окна таблицы с помощью бегунка на полосе прокрутки появляется номер текущей строки, помогающий сориентироваться в положении "поплавка" относительно всей таблицы. К каждой ячейке таблицы можно вставить комментарий прямо в ячейку, и при попадании курсора мыши на эту ячейку комментарий будет высвечен автоматически.

 

 

Вопросы для самопроверки.

 

 

Часть 1. Windows.

 

1. Каким образом можно загрузить ОС WINDOWS, находясь в NC?
2. Что такое графический интерфейс пользователя?
3. Нахождение кнопки “Пуск”, ее функции и свойства.
4. Как запустить программу с рабочего стола?
5. Как загрузить (открыть) файл?
6. Как создать папку (1 из 3 – х способов)?
7. Как создать ярлык?
8. Как отменить действие?
9. Назначение ярлыка?
10. Чем отличается ярлык от файла?
11. Что такое пиктограмма (иконка) и ее назначение?
12. Можно ли скопировать или переместить пиктограммы из одной программной группы в другую?
13. Каким образом можно скопировать группу файлов в виде пиктограммок?
14. Как переименовать файл (пиктограмму)?
15. Для чего нужно свойство “Вырезать ” и как им пользоваться?
16. Как свернуть текущее окно с помощью мыши?
17. Как закрыть текущее окно с помощью:
• Мыши;
• Клавиатуры?
18. Чем отличается активное окно от неактивного, и как сделать неактивное окно активным и наоборот?
19. Каким образом можно перемещать окно по экрану?
20. Можно ли изменить размер окна с помощью двунаправленной стрелки, если да, то каким образом?
21. При каких ситуациях появляются окна запросов и для чего они нужны?
22. Как удалить папку?
23. Как удалить ярлык?
24. Где находиться строка меню?
25. Как добавить пункт (ярлык) в меню “пуск”?
26. Где находиться панель инструментов?
27. Где находиться панель задач?
28. Каким образом можно переключиться между задачами (окнами)?
29. Где находиться полоса прокрутки?
30. Назовите основные значки, присутствующие на рабочем столе.
31. Изменить название папки (ярлыка)?
32. Как сохранить информацию на жестком диске?
33. Как скопировать папку (файл) на рабочий стол?
34. Как сохранить информацию на гибком диске?
35. Как скопировать папку (файл) на дискету?
36. Каким образом можно перенести папку на рабочий стол?
37. Каким образом можно перенести папку на дискетку?
38. Назначение и свойства буфера обмена данными.
39. Как скопировать экран в буфер обмена и сохранить его в виде файла?
40. Как удалить ненужную папку или файл?
41. Как восстановить удаленные данные?
42. Как очистить корзину?
43. Как просмотреть файлы, находящиеся в корзине?
44. Каким образом можно получить полную информацию о текущем диске?
45. Где и каким образом можно получить справку о программе с помощью:
• Мыши;
• Клавиатуры?
46. Каким образом можно осуществить поиск нужного файла?
47. Что такое драйверы?
48. Для чего нужна панель настройки?
49. Как настроить рабочий стол?
50. Задайте узор для области экрана.
51. как изменить цветовую гамму экрана, используемую в WINDOWS?
52. Как изменить фон рабочего экрана?
53. Как изменить заставку, интервал гашения и появления ее на экране?
54. Как изменить размер значков?
55. Как изменить текущий шрифт?
56. Как поменять текущую дату и время?
57. Как изменить язык (например, русские буквы на латинские и наоборот)?
58. Каким образом можно расположить окна:
• каскадом
• сверху вниз
• слева направо?
59. Как просмотреть свойство папки?
60. Как изменить мелкие значки на крупные и наоборот?
61. Как расположить значки в виде таблицы?
62. Как можно перейти “на один уровень вверх“?
63. Где можно просмотреть адресную строку, чтобы определить ваше “местонахождение”?
64. Покажите путь к программе проводник. Загрузите ее.
65. Каким образом можно работать с файлами с помощью программы проводник (копирование, перенос, просматривание и т.д.)?
66. Как изменить скорость движения курсора?
67. Как изменить шлейф за мышкой?
68. Можно ли изменить работу кнопок на мышке, если да, то каким образом?
69. Как изменить скорость двойного щелчка?
70. Как заменить двойной щелчок на одинарный и наоборот?
71. Где можно просмотреть информацию о принтере и модеме?
72. Как определить, какая версия WINDOWS установлена на вашем компьютере?
73. Как настроить ПК таким образом, чтобы при нажатии определенных клавиш (например, Num Lock или Caps Lock) он издавал звуки?
74. Можно ли настроить ПК таким образом, чтобы, например, появление на экране сообщения об ошибке сопровождалось музыкальной фразой, если не установлена звуковая карта?
75. Назовите дополнительные устройства ПК.
76. Каким образом к системе можно добавить новый принтер и модем?
77. Как завершить текущую задачу?
78. Как перезагрузить компьютер?
79. Назовите способы перезагрузки компьютера.
80. Как завершить работу на компьютере?
81. Почему нельзя завершить работу с WINDOWS бесцеремонным образом -  просто выключая компьютер?