Меры повышения эффективности работы юридической службы

Меры повышения  эффективности работы юридической  службы.

Первоочередное внимание необходимо обратить на следующие вопросы организации и деятельности юридической службы:

1) В настоящее время  цели, задачи, функции, права и  обязанности юридической службы  должны быть зафиксированы в законодательных актах, что создало бы возможность более успешно осуществлять правовую работу на предприятии. Необходимо принятие специального Закона о юридической службе вместо устаревшего Общего положения о юридическом отделе. В новом Законе следует более детально определить правовой статус юридической службы применительно к новым экономическим условиям.

2) Для того, чтобы о  компетенции юридической службы  были осведомлены не только  юридические работники, но и  руководители предприятий, другие должностные лица, текст Положения о юридическом отделе данного предприятия необходимо размножить и вручить соответствующим должностным лицам и всем структурным подразделениям этого предприятия.

3) Необходимо правильно  определить нужное количество работников юридической службы.

Численность персонала юридической  службы в настоящее время в  каждом конкретном случае устанавливается  исходя из местных условий, поэтому  в юридических отделах работает неодинаковое число сотрудников - от двух до нескольких человек.

На государственных предприятиях структура и штаты юридической  службы разрабатываются применительно  к типовым структурам и штатам, утверждаемым вышестоящим органом  в установленном порядке. Они  утверждаются директором, который на основе действующего законодательства устанавливает и изменяет оклады заработной платы работников и служащих в соответствии со схемой должностных окладов в пределах фонда заработной платы, а также средней заработной платы по штатному расписанию.

Численность персонала юридической службы зависит от следующих факторов:

а) Объем деятельности организации, выраженный в годовых показателях (стоимость произведенной продукции, выполненных работ, оказанных услуг). То есть имеется прямая зависимость  между объемом производственной деятельности и масштабами правовой работы;

б) Численность рабочих  и служащих в организации. Естественно, что с увеличением числа работающих на предприятии возрастает необходимость  в консультировании, хотя бы по вопросам организации труда, заработной платы, охраны труда;

в) Наличие или отсутствие подчиненных предприятий или  учреждений, наличие или отсутствие в их аппарате юридической службы. Если, например, в подчиненных предприятиях, расположенных в пределах той  же административно-территориальной  единицы, что и вышестоящий орган, нет собственной юридической службы, юридической службе вышестоящей организации приходится обслуживать подчиненные организации;

г) Количество обслуживаемых  субъектов (клиентов, абонентов, покупателей  и т.п.), с возрастанием которого, как правило, увеличивается число претензий, заявлений, жалоб; по большинству из них необходима предварительная консультация юридической службы.

Раньше министерства и  ведомства разрабатывали специальные  рекомендации для определения оптимальной  численности персонала юридической службы с учетом специфики работы соответствующих отраслей.

Другая сторона вопроса  о численности персонала юридической  службы - соотношение между основным составом юридического подразделения (то есть юридическими работниками) и  вспомогательным составом (секретари, претензионисты и др.).

Практика показывает, что  основной состав персонала предприятий  тратит только на делопроизводственные операции от 35 % до 50 % своего рабочего времени. Поэтому один из наиболее существенных путей повышения эффективности работы служащих основного состава - организация выполнения малопроизводительных и несложных управленческих функций вспомогательным персоналом, не имеющим специальной (в данном случае - юридической) подготовки.

Исходя из результатов  конкретных исследований о соотношении основной и вспомогательной технической работы в деятельности юридического подразделения признают оптимальным введение должности вспомогательного работника на каждые 2-3 должности основного состава юридического подразделения.

Подобное решение вопроса о составе персонала юридических подразделений в организациях позволяет достигнуть рационального распределения обязанностей между персоналом подразделений, обеспечить полный охват правовой работой всех сторон деятельности организаций.

Правовой формой распределения компетенции между юридическим и вспомогательным персоналом является должностная инструкция. Она составляется по каждой должности и содержит следующие реквизиты: наименование должности, функции, обязанности и права, указание на то, кем исполняются обязанности в случае временного отсутствия работника.

Инструкции утверждаются начальником юридического отдела. Возможно утверждение ее руководителем организации.

Начальник юридического подразделения призван осуществлять не только общее руководство отделом, но и некоторые функции юридического обслуживания. За ним целесообразно закреплять такие функции, как визирование проектов нормативных актов, издаваемых администрацией или органом управления, подготовка заключений по просьбе администрации. Руководитель юридической службы осуществляет и контроль за деятельностью работников отдела.

Распределение обязанностей между работниками  юридического отдела желательно довести  до сведения руководителей организации  и структурных подразделений.

4) Служебные  обязанности юрисконсультов должны  касаться только правовой работы. Необходимость выполнения юрисконсультом только правовой работы закреплена в Общем положении о юридическом отделе, в нем говорится: "Возложение на юридический отдел предприятия обязанностей, не предусмотренных настоящим Общим положением и не относящихся к правовой работе, не допускается".

Специальное указание на недопустимость возложения на правовую службу иных, неюридических функций  обязывает юрисконсультов всемерно повышать эффективность своей работы.

5) Планирование  работы. Планирование работы юридической службы проводится для целенаправленного охвата ею всех сторон многообразной деятельности организации, устранения ненужной поспешности и дублирования. Планирование необходимо особенно когда в подчинении данного предприятия находится несколько других организаций.

Планируя работу, юридический отдел вышестоящей  организации может отразить на предстоящий  период наиболее важные стороны собственной  деятельности, акцентировать внимание юридических служб подчиненных  предприятий на наиболее существенных вопросах юридической практики. Это тем более необходимо, поскольку юридическая служба вышестоящей организации осуществляет методическое руководство деятельностью соответствующих служб подчиненных организаций.

Планирование  работы юридической службы предпочтительно во всех случаях с точки зрения взаимной увязки, координации деятельности структурных подразделений предприятия. Например, совместно с экономической службой юридический отдел может предусмотреть проверку практики проведения в организации мероприятий в рамках ее хозяйственной деятельности, причем, естественно, экономическая служба будет интересоваться экономическими вопросами, а юридическая - правовыми. В совместной справке (приказе или ином документе) обе службы могут отразить неизмеримо больший круг вопросов, чем если бы каждая из них составляла отдельный документ. Понятно, что совместный документ такого рода гораздо глубже осветит действительное положение дел.

По характеру содержащихся в плане мероприятий различают  общие и специальные планы. Общие охватывают мероприятия по всем направлениям правовой работы в организации. Специальные утверждаются обычно для исполнения акта вышестоящего органа, они составляются, как правило, после того, как общие планы (на год, полугодие) уже утверждены, в них содержатся более углубленные мероприятия по сравнению с мероприятиями общих планов. Планы работы юридической службы утверждаются руководителем организации, что делает их обязательными не только для юридического отдела и юрисконсультов, но и для других служб. Поскольку планы работы юридической службы так или иначе затрагивают деятельность других подразделений, постольку копии их необходимо направить всем заинтересованным подразделениям и должностным лицам.

Следует иметь в виду, что планироваться может далеко не вся работа юридической службы. Например, постоянную, текущую работу (консультирование руководства предприятия, подготовка материалов по претензиям и искам) невозможно заранее предусмотреть, регламентировать какими-либо сроками или объемом.

6) Учет и отчетность работы юридической службы действующими правовыми нормами не предусматриваются. Поэтому, решая вопрос об организации работы юридической службы, необходимо обратить внимание на постановку учета.

Учет заключается в  систематическом фиксировании работы, отчетность - в сообщении вышестоящим органам или органам контроля в определенные сроки (по итогам года, полугодия, квартала, месяца) по заранее установленному перечню показателей работы.

Юридический отдел и юрисконсульты  могут вести рабочий (неофициальный) учет осуществляемой ими деятельности, так как нормативными актами не обусловлено составление каких-либо перечней и реестров, отражающих правовую работу.

В процессе рабочего учета  в специальном журнале желательно отражать характер и сущность, прежде всего, арбитражных и административных дел, рассмотренных по инициативе или с участием юридической службы.

Важнейший показатель такого рода дел - сумма претензий и исков. Суммы исков по итогам за полугодие  или год можно сводить в  итоговые суммы, это наиболее характерный показатель работы по имущественным спорам. Реквизиты журнала учета деятельности юридической службы по имущественным делам могут быть следующие:

Здесь приведены только основные реквизиты журнала учета. В зависимости  от конкретных условий работы могут вводиться и дополнительные реквизиты, такие, как номер документа (дела), фамилия юрисконсульта, которому поручено ведение дела или консультирование по нему, и другие.

Достоинство журнала  учета - наглядность в характеристике работы юридической службы. Можно быстро установить, какая сумма средств экономится с помощью юридической службы, какие причины производственного или управленческого характера приводят к возникновению претензий и исков, и т.п.