Архивное хранение документов

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Основы  документационного обеспечения  управления»

тема «Архивное хранение документов»

Выполнила: студентка

гр. М 301-05

Кузнецова А. В.

Проверил преподаватель:

Исмагулов В. К.

Волгоград – 2008 г.

 

План:

I.    Введение

II.   Экспертиза ценности  документов

III. Описи дел

IV.Оформление дел

V.  Порядок передачи  дел в архив

VI.Хранение документов в электронном виде

VII.     Заключение.

 

I. Введение

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими  судами.

На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при  оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия  и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

– организационные документы;

– распорядительные документы;

–     информационно - справочные документы.

На предприятии существует также служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  должна принимать к обработке  только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии  приложений).

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному  хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

В своей работе я рассмотрю  вопрос по подготовке исполненных документов к архивному хранению, выясню, что  включается в этот процесс, дам понятие  следующим терминам:

-           Экспертиза (оценка) научной и практической  ценности документов;

-           Описи дел;

-           Оформление дел;

-           Описание документов постоянного  и долговременного хранения;

-           Обеспечение их сохранности;

 

II. Экспертиза ценности  документов

После того, как документы  исполнены, они подлежат архивному  хранению. Подготовка исполненных документов к архивному хранению и использованию  включает:

-           Экспертизу (оценку) научной и практической  ценности документов;

-           Описи дел;

-           Оформление дел;

-           Описание документов постоянного  и долговременного хранения;

-           Обеспечение их сохранности;

-           Передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

(Ведомственным называется  архив, находящийся в непосредственном  подчинении соответствующей организации,  не входящей в систему государственной  архивной службы, или являющейся  структурным подразделением организации). Ведомственный архив осуществляет  хранение документов организаций  и предприятий до передачи  их на государственное хранение. Но сначала экспертная комиссия  организации должна произвести  экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов  в делопроизводстве производится  при составлении номенклатуры  дел.

Номенклатура дел –  это систематизированный перечень заводимых в организации дел  с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения  документов и формирования дел, обеспечения  поиска документов и учета дел. Она  является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой  системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел  составляется для однородных по характеру  деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным  документом.

Примерная номенклатура дел  устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру  деятельности, но разных по структуре  организаций с указанием их индекса  и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного  обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

Работу по организации  и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

Номенклатура для организации  составляется службой документационного  обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться  типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями  с указанными в них сроками  хранения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно.

На экспертные комиссии, кроме  организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного хранения, в том  числе по личному составу, актов  о выделении к уничтожению  документов и дел, не подлежащих дальнейшему  хранению, о неисправимом повреждении  документов постоянного хранения и  о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т.п.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

-           постоянного хранения в государственных  архивах;

-           временного хранения в ведомственном  архиве (свыше 10 лет);

-           временного хранения (до 10 лет);

-           подлежащие уничтожению в связи  с истечением срока хранения.

III. Описи дел

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению  дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению  рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются  с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет  включительно) срока хранения могут  быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий  период утверждены и переданы в ведомственный  архив организации.

Опись является учетным документом и основной частью научно – справочного  аппарата архива, обеспечивающей оперативный  поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный  архив, второй – прилагается в  качестве основания к протоколу  заседания экспертной комиссии, третий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному  составу составляются отдельные  описи.

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с  временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт  о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения сроков их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения  документов необходимо соблюдать следующее  правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный  в них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен  акт. (Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством  в 1999 году, могут быть включены в  акт, который будет составлен  не ранее 1 января 2003 года).

Законченные делопроизводством  дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному  составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Пред архивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

IV. Оформление дел

Оформление дела – это  комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить  в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без  нумерации листов, а также без  составления заверительной надписи.

Полное оформление дела предусматривает:

-           перегруппировку документов дела  в прямой хронологической последовательности  с января по декабрь (вместо  обратной хронологической последовательности  с декабря по январь, получающийся  при формировании дела в течении года);

-           нумерацию листов дела черным  графитным карандашом в правом  верхнем углу арабскими цифрами;

-           составление для наиболее ценных  дел внутренней описи документов  дела;

-           составление заверительной надписи дела;

-           подшивку дела в твердую темную  обложку из картона на 4 протокола  без металлических зажимов (с  веревочными завязками) или переплет  документов дела;

-           внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела: уточнение  названия структурного подразделения,  если оно менялось, делопроизводственного  индекса, заголовка дела, даты  и др.

 

V. Порядок передачи дел  в архив

В ведомственный архив  передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом  графиком, согласованным с руководителем  структурных подразделений и  утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки  делопроизводственной службы учреждения.

Дела временного (до10 лет) хранения в архив организации, как  правило не передаются.

Принимая дела, сотрудник  архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых  разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр  годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

В небольших по структуре  и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное  подразделение – ведомственный  архив. В этом случае обязанности  архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в  государственный архив.

Взаимодействие государственных  архивов с современными коммерческими  структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства  сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение.

Организация может сократить  срок хранения документов в своем  ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для  хранения документов, желания самой  организации.

При сдаче дел на государственное  хранение организация предоставляет  в государственный архив:

-           отношение на имя руководства  государственного архива с указанием  названия организации, общего  количества дел и крайних дат  документов;

-           описи в трех экземплярах, утвержденные  ЭПК архивного отдела;

-           историческую справку организации,  если дела сдаются на государственное  хранение впервые;

-           справку о неполной сохранности  документов (если какие – либо  дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке  дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные  дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация – сдатчик и государственный  архив расписываются на всех экземплярах  описей и акта сдачи документов.