Автоматизация ведения расчетов с поставщиками

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Белгородский  Государственный Университет

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пояснительная записка

к курсовой работе

по дисциплине: ”Проектирование информационных систем”.

на тему: ”Автоматизация ведения расчетов с поставщиками”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Белгород 2007

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

1. Описание предметной области

2. Требования  к автоматизированной системе расчетов с поставщиками

3. Разработка функциональной модели

4. Разработка  информационной модели

Заключение

Список использованной литературы

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Данная курсовая работа называется “Автоматизация ведения расчетов с поставщиками”.

В ней будет теоретически изучена, а затем разработана в рамках учебного проекта автоматизированная система расчетов с поставщиками.

Становление цивилизованного предпринимательства  сопровождается возрастанием роли бухгалтерской  информации в управлении, контроле и анализе предпринимательской  деятельности.

Перестройка управления экономикой, переход к  рыночным отношениям, использование  различных форм собственности невозможны без существенного повышения  роли учета и контроля.

В настоящее  время все организации независимо от их вида, форм собственности и  подчиненности ведут бухгалтерский  учет имущества, обязательств и хозяйственных операций согласно действующему законодательству и нормативным документам.

В цели и  задачи курсовой работы входят:

1) закрепление  практических навыков проектирования, полученных на занятиях по предмету “Проектирование информационных систем ”;

2) углубление теоретических и практических знаний;

3) получения  опыта сбора информации и её  обработки;

4) приобретение  способности обоснования проектных  решений;

Данная  курсовая работа состоит из 30 страниц.

Она содержит 1 таблицу, 11 рисунков и четыре раздела.

Первый раздел называется «Описание  предметной области».

В нём описывается счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а так же учет поступления материалов и расчет с поставщиками.

Второй раздел называется «Требования к автоматизированной системе расчетов с поставщиками». Он содержит информацию о технических требованиях к системе.

Третий раздел «Разработка функциональной модели».

В данном разделе описываются технология исследования и проектирования систем на логическом уровне.

Четвёртый раздел «Разработка информационной модели».

Данный раздел содержит в себе описание моделирования бизнес – процессов рассмотренных в третьем разделе.

 

 

1. ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

 

Поставщики  – это фирмы и отдельные лица, которые обеспечивают компанию, ее конкурентов материальными ресурсами, необходимыми для производства конкретных товаров и услуг.

События в «среде поставщиков» могут серьезно повлиять на маркетинговую деятельность фирмы. Недостаток тех или иных материалов, забастовки и прочие события могут нарушить регулярность поставок и график отгрузки товаров заказчикам. Как следствие в краткосрочном плане будут упущены возможности сбыта, в долгосрочном – подорвана репутация фирмы.

Учет поступления материалов и расчетов с поставщиками

Производственные  запасы материалов пополняются за счет их поставок организациями-поставщиками или прочими организациями на основе договора.

В последних  предусматриваются: наименование материалов (ценностей), количество, цена, срок поставки, порядок расчетов и т.д.

Организации-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежные требования – поручения  и счета – фактуры, передают их или пересылают почтой покупателю, последние после акцепта передают их в свой банк для оплаты.

Оперативный учет выполнения договорных обязательств в организации осуществляет отдел  маркетинга, поэтому платежные требования – поручения и счета – фактуры  в первую очередь поступают в  этот отдел или в финансовый. Там  проверяют соответствие их договорам, регистрируют в журнале учета  поступающих грузов, делают отметку  в книге учета выполнения договоров  и акцептуют, т.е. дают согласие на оплату.

После регистрации  платежные документы получают внутренний номер (регистрационный) и передаются в бухгалтерию организации для  оплаты и сдачи в банк, а квитанция и товарно-транспортная накладная – в экспедиционный отдел для получения и доставки груза.

С этого  момента у бухгалтерии организации  возникают расчеты с поставщиками. По мере поступления груза на склад  кладовщиком выписывается приходный  ордер, затем при реестре сдается  в бухгалтерию, где таксируется  и прикладывается к платежному документу.

По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия  получает выписку из расчетного счета  о списании денежных средств в  пользу организации-поставщика.

Учет  расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей и услуг организуется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Счет  по отношению к балансу – пассивный; сальдо кредитовое свидетельствует  о суммах задолженности организации  поставщикам и подрядчиками по неоплаченным счетам и неотфактурованным поставкам; оборот по дебету – о суммах оплат, списаний и зачетов за отчетный месяц; оборот по кредиту – о суммах по принятым к оплате акцептованным платежным документам и неотфактурованным поставкам за отчетный месяц.

Ведется учет расчетов с поставщиками в журнале  – ордере №6. это комбинированный  регистр, аналитический учет в котором  организуется в размере каждого  платежного документа, приходного ордера или приемного акта. Открывается  этот журнал- ордер суммами незаконченных  расчетов с поставщиками на начало месяца, а именно:

- по акцептованным  платежным документам, срок оплаты  которых не наступил, или просроченным  – материалы поступили (сальдо  на начало месяца по счету  60);

- по акцептованным платежным документам оплаченным – материалы не поступили (справочно «за неприбывший груз» сальдо нет);

- по акцептованным  платежным документам неоплаченным  – материалы не поступили (справочно  «за неприбывший груз» и сальдо  на начало месяца);

- сальдо  на начало месяца по неотфактурованным  поставкам (материалы поступили,  а платежные документы для  оплаты их не поступили).

В течение отчетного месяца бухгалтерия организации получает платежные документы поставщиков, акцептованные отделом маркетинга, принимает приходные ордера и приемные акты складов, получает выписки из расчетного и прочих счетов организации. Это позволяет закончить расчеты, так как каждая из сторон выполнила свои обязательства.

Журнал  – ордер №6 ведется линейно-позиционным  способом, что дает возможность судить о состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу.

Кроме справочных данных (номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика) в журнале – ордере №6 записываются:

- номер  приходного документа склада;

- стоимость  поступивших материалов по учетным  ценам организации

- стоимость  по платежному документу поставщика  с выделением в отдельную графу  суммы налога на добавленную  стоимость, указанной в расчетном  документе.

Суммы по учетным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей  суммой, а суммы по платежным требованиям  – в разрезе видов материалов (основные, вспомогательные, полуфабрикаты, топливо и др.). Сумма претензий записывается на основании актов.

По выпискам банка производится отметка об оплате каждого платежного документа.

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:

- полученные  товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т.п., а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;

- товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);

- излишки  товарно-материальных ценностей, выявленные при приемке;

- полученные  услуги по перевозкам, в том  числе расчеты по недоборам  и переборам тарифа (фрахта), а  также за все виды услуг  связи и др.

Организации, осуществляющие при выполнении договора строительного подряда, договора на выполнение научно-исследовательских, опытно – конструкторских и технологических работ и иного договора функции генерального подрядчика, расчеты со своими субподрядчиками так же отражают на счете 60.

Все операции, связанные с расчетами за приобретенные  материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» независимо от времени  оплаты.

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  кредитуется на стоимость принимаемых  к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции  со счетами учета этих ценностей  или счетов учета соответствующих  затрат. За услуги по доставке материальных ценностей (товаров), а так же по переработке материалов на стороне записи по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» производятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, затрат на производство и тд.

Независимо  от оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в синтетическом учете кредитуется согласно расчетным документам поставщика.

Когда счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх предусмотренных в договоре величин против отфактурованного количества, а так же если при проверке счета поставщика или подрядчика были обнаружены несоответствие цен, обусловленных договором, а так же арифметические ошибки, счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

За неотфактурованные  поставки счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется  на стоимость поступивших ценностей, определенную исходя из цены и условий, предусмотренных в договорах.

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» дебетуется на суммы исполнения обязательств, включая авансы и предварительную оплату, в корреспонденции со счетами учета денежных средств и др. при этом суммы выданных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.

Суммы задолженности  поставщикам и подрядчикам, обеспеченные выданными организацией векселями, не списываются со счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а учитываются обособленно в  аналитическом учете.

Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому  предъявленному счету, а расчетов в  порядке плановых платежей – по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по: поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по неоплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставкам; авансам выданным; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по просроченным оплатой векселям; поставщикам по полученному коммерческому кредиту и тд.

Учет  расчетов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных  организаций, о деятельности которой  составляется сводная бухгалтерская  отчетность, ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  обособленно.

 

2. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДСИСТЕМЕ РАСЧЕТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ

 

Когда требуется  автоматизировать подсистему расчетов с поставщиками (или некоторый  бизнес-процесс), и для этой цели внедрить и/или разработать некоторые программные инструменты (ПИ), перед руководителем встают вопросы:

• что должно быть сделано, кроме программы?
• что и как должно быть оформлено в виде документации?
• что передавать пользователям, а что службе сопровождения?
• как управлять всем этим процессом?
• что должно входить в само задание на программирование?

На эти  и массу других вопросов в той  или иной степени отвечают государственные  стандарты.

Основу  отечественной нормативной базы в области документирования ПИ составляет комплекс стандартов ЕСПД (единая система программной документации) (ГОСТ19).