Оперативный анализ деятельности предприятия

1.3.Оперативный  анализ и его методический  инструментарий

      Изучение хозяйственной ситуации на предприятии выполняется с помощью экономического анализа, который является наилучшим способом объективной и достоверной оценки состояния имущества и обязательств, а также результатов деятельности компании. Экономический анализ выступает в качестве инструмента для обработки информации и является связующим элементом между учетом хозяйственных операций и принятием управленческих решений при осуществлении всех функций управления: планирование, организация, контроль, регулирование. Использование экономического анализа для реализации каждой из функций имеет свои характерные черты. Так, особенности проведения экономического анализа при осуществлении функции контроля определяет необходимость высокой оперативности сбора и обработки информации для принятия текущих управленческих решений.

         Проведение оперативного анализа осуществляется по следующим этапам:

· выявление отклонений от плана;

· определение и анализ причин отклонений;

· разработка мероприятий  по устранению данных причин;

· устранение отклонений, корректировка  плановых показателей.

       При проведении оперативного анализа особое внимание следует уделять показателям с высокой динамикой изменения. В соответствии с этим первоочередной областью внимания оперативного анализа должны быть денежные средства, поскольку их отсутствие может вызвать остановку работы предприятия. Анализ денежных средств должен оценивать достаточность денежного потока для поддержания платежеспособности и нормальной работы предприятия. Второй областью внимания являются выручка, затраты и прибыль. Здесь необходимо отслеживать выполнение плана продаж, поскольку только достижение запланированного объема выручки позволит предприятию самостоятельно финансировать свою деятельность. Контроль затрат осуществляется на основе утвержденных нормативов, смет, бюджетов. При этом следует особое внимание уделять соотношению темпов изменения затрат и выручки, поскольку в случае снижения объема продаж необходимо оперативно скорректировать план по затратам, для того чтобы обеспечить прибыльность деятельности. Третья область внимания анализа на стадии контроля - это состояние имущества и обязательств. Данная область менее динамична по сравнению с первыми двумя. Здесь главным образом в поле зрения оперативного анализа попадают дебиторская и кредиторская задолженности, а также изменение запасов на складах.

        Кроме оценки текущей ситуации, оперативный анализ является основой для осуществления краткосрочного планирования, поскольку дает возможность оценить вероятность реализации долгосрочного плана, а также позволяет выявить потенциальные проблемы и подготовить информацию для внесения корректировок в намеченные цели.

Необходимость оперативного реагирования на изменения хозяйственной  ситуации определяет последовательность изучения показателей работы предприятия  при оперативном анализе. Так, в  ходе оценки текущего и прогнозного  финансового состояния идут от изучения результатов к изучению причин. При  проведении оперативного анализа в  качестве контролируемого параметра  необходимо выбрать не конечный результат, а факторы, которые его формируют, поскольку это позволит сократить  время от момента обнаружения  негативных отклонений до принятия решения  по их устранению.            Предположим, был запланирован определенный размер прибыли. Плановая величина прибыли получена на основе определенного объема продаж, цены, ассортимента и себестоимости продукции. Следовательно, при отклонении хотя бы одного фактора величина прибыли изменится. Поэтому, на протяжении всего периода необходимо следить за тем, чтобы факторы не отклонялись от нормативных (плановых) значений. Если в качестве контролируемого показателя выбрана прибыль, то при росте себестоимости пройдет определенное время до того, как будет выявлено снижение прибыли, а потом понадобится дополнительное время на поиск причины снижения прибыли. Если же будут контролироваться факторы, то рост себестоимости будет выявлен на более ранней стадии, что позволит быстрее принять меры по устранению отклонений от плана. Так, в качестве варианта обеспечения запланированной прибыли может быть увеличена цена, либо проведен поиск способов снижения себестоимости. В свою очередь себестоимость также складывается под воздействием ряда причин. Следовательно, если в качестве контролируемых показателей выбрать факторы, формирующие себестоимость, то устранить отклонение можно будет еще более оперативно.

        На основе рассмотренного примера можно сделать вывод о том, что существует зависимость между уровнем показателя и скоростью выявления отклонений. Таким образом, при построении цепочки причинно-следственных связей между результатом и причиной следует выбирать для контроля факторы самого начального уровня. При этом необходимо учесть тот факт, что чем ниже уровень, тем больше показателей и, соответственно, больше затрат, связанных с их сбором и обработкой. Поэтому все факторы необходимо ранжировать по степени важности и контролировать только те, которые оказывают определяющее воздействие на конечный результат.

      Главной сложностью при проведении экономического анализа на стадии контроля является возможность оперативного получения информации. Само же сравнение плановых и фактических показателей не представляет особых трудностей. В связи с этим на стадии контроля на передний план выходит система обработки информации, поскольку именно она будет определять скорость получения выводов.

     Для того, чтобы оперативно собирать информацию, необходимо провести ряд мероприятий. В первую очередь следует разработать методику проведения оперативного анализа. После этого необходимо наладить учетный процесс, который позволит своевременно фиксировать все хозяйственные операции и оперативно получать показатели, предусмотренные методикой анализа. Для организации учетного процесса требуется подготовить учетные формы, разработать справочники, содержащие перечень классификационных признаков для идентификации хозяйственных операций, обеспечить техническую базу с соответствующим программным обеспечением и обучить персонал.

     Рассмотрев особенности организации и проведения оперативного экономического анализа, можно подвести следующие итоги.

     Анализ на стадии контроля применяется для текущего управления хозяйственными процессами и осуществляется сразу после совершения хозяйственных операций. Поэтому источником информации при его проведении главным образом являются данные первичного учета и непосредственного наблюдения. Для оперативного анализа используются в основном натуральные показатели. Его главный недостаток заключается в относительной неточности расчетов. Основной областью внимания оперативного анализа являются показатели с высокой динамикой изменения: денежные средства, выручка, затраты, прибыль, запасы, дебиторская и кредиторская задолженность. При этом в качестве контролируемого параметра необходимо выбрать показатель, отражающий не конечный результат, а факторы, которые его формируют, так как это позволит сократить время на устранение негативных отклонений. Оперативность анализа в большей степени зависит от скорости получения необходимой информации, поэтому, в первую очередь, следует разработать методику его проведения и наладить учетный процесс для своевременной фиксации всех хозяйственных операций и получения необходимой информации. Кроме оценки текущей ситуации, оперативный анализ является основой для осуществления краткосрочного планирования. Проведение оперативного анализа является одним из необходимых условий создания эффективного механизма управления организацией, поскольку позволяет осуществлять непрерывный мониторинг состояния бизнеса и получать актуальную информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Глава 2. Практические основы оперативного учета и анализа

2.1. Постановка  учетного процесса на предприятии  

Постановка (организация) бухгалтерского учета на предприятии подразумевает: 
- детальное изучение специфики деятельности вашего предприятия в момент организации; 

- анализ подлежащих уплате налогов, их количественную оценку; 

- разработку оптимальных законных схем налогообложения;  
- разработку основных принципов и методов ведения бухгалтерского и налогового учета, отражаемых в учетной политике вашей организации для целей бухгалтерского и налогового учета; 

- разработку инструкции по документальному оформлению всех участков бухгалтерского и налогового учета в соответствии с законодательством;

- совершенствование структуры бухгалтерской службы на предприятии, разработку регламентов деятельности работников бухгалтерской службы;  
- анализ, формализацию, организацию, оптимизацию системы документооборота на предприятии, включая разработку регистров налогового учета и дополнительных регистров бухгалтерского учета; 

- оптимальную, с точки зрения трудозатрат, организацию бухгалтерского учета путем его автоматизации.  
 Постановка (организация) бухгалтерского учета возможна как в комплексном подходе к системам учета, так и по отдельным направлениям. Достаточно один раз грамотно организовать бухгалтерский учет, чтобы в дальнейшем предупредить появление систематических ошибок, негативно влияющих на финансовые результаты вашей компании. 
   Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций

2.2. Проведение  оперативного анализа на предприятии

Оперативный контроллинг координирует процессы оперативного планирования, контроля, учета и отчетности в организации при поддержке современной информационной системы. Поэтому для того чтобы описать существующую организацию оперативного контроллинга в организации необходимо изучить основные элементы оперативного контроллинга: оперативное планирование, контроль и анализ, учет и отчетность, информационное обеспечение.

Основным документом, на основе которого осуществляется оперативно-производственное планирование, является «Инструкция  по межцеховому оперативно-производственному  планированию, учету и отчетности цехов основного производства». Однако необходимо отметить, что даже по этой инструкции выполняются не все положения. 
 Система планирования основана на позаказном методе. Осуществляется 
планирование в нормо-часах.                       

На основе заключенных  контрактов бюро сводного планирования (БСП) ПЭО формирует производственную программу в натуральном выражении. Годовой и квартальные планы  поступают в производственно-диспетчерский  отдел (ПДО), где переводят натуральные  единицы в нормо-часы. Затем в  УИТ происходит расцеховка плана  в программе PSS. Полученные планы производства поступают в бюро цехового планирования (БЦП) ПЭО от ПДО.

На основе полученных данных БЦП рассчитывает ФЗП (фонд заработной платы) для работников цехов. БЦП  также ведет расчет себестоимости  произведенной продукции: 
 - исходя из справки нормативных затрат по каждому цеху о материальных затратах,   ТЗР и готовых изделиях;

-  на основе рассчитанного ФЗП;

- цеховых расходов, которые делятся на амортизацию, прямые и косвенные     затраты. 
        Цеховые расходы так же рассчитываются на основе установленных нормативов и штатного расписания. Некоторые данные берутся по факту, так как носят, как бы, непредсказуемый характер (например, на ремонт). 
Необходимо отметить некоторые очевидные проблемы оперативного планирования: 
-   Планы производства разрабатываются в нормо-часах, не осуществляется планирования по номенклатуре. В итоге по результатам отчетного периода план выполняется по валовой продукции на 100% и более. Однако это не означает, что он выполняется по номенклатуре; 
-   Для цехов основного производства (за исключением цехов №6, 10, 30, 35, 36) в плане и в отчете показатели товарной продукции и валовой продукции совпадают. Следовательно, не ведется учет НЗП. Фактически по остальным цехам то же самое, но с небольшим отклонением в 2 часа. Исключение составляют цеха 35 и 36 (лопастное производство); 
-    В основном осуществляется директивное планирование, т.е. не учитываются возможности цехов, что приводит к производству на дефицит; 
- Так как не ведется работа по группе опережения, производственный цикл значительно увеличивается, что часто приводит к задержке выполнения заказов; 
-   Общепроизводственные расходы планируются «от достигнутого» (по итогам прошлого периода), что не является эффективным; 
Низкое качество нормативно-справочной информации не дает возможности качественно выполнять планирование. Нормативная база советского периода устарела и неадекватна новым условиям хозяйствования. Так, например, по 8-му цеху на январь 2008г. планируемый объем работ выполнили 63 человека, который был рассчитан по нормативной стабильной трудоемкости на 97 человек. 
Система учета и отчетности, действующих в организации регламентируется учетной политикой и «Инструкцией по межцеховому оперативно-производственному планированию, учету и отчетности цехов основного производства». 
Согласно учетной политике ОАО «КВЗ» учет затрат на производство ведется с подразделением на прямые расходы, учитываемые на счетах 20 «Основное производство» в размере открываемых заказов (позаказный метод учета), 23 «Вспомогательные производства» и 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», и косвенные расходы, отражаемые на счетах 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и 44 «Расходы на продажу» /55/. 
Сумма косвенных расходов, осуществленных в отчетном периоде, в полном объеме относится на уменьшение доходов от производства и реализации данного отчетного периода с отражением по дебету счета 90 «Продажи». 
Допускается учет части прямых расходов на счетах 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы» с последующим отнесением их на счет 20 «Основное производство». 
Остатки незавершенного производства и готовую продукцию оцениваются по прямым статьям затрат с использованием метода плановой (нормативной) себестоимости. 
Таким образом, в организации ведется позаказный учет, с элементами директ-костинга (косвенные расходы списываются напрямую на счет 90) с элементами нормативного учета (остатки НЗП и ГП отражается по плановой (нормативной) себестоимости). В результате в организации действует позаказное калькулирование неполной нормативной себестоимости продукции. 
Необходимо отметить, что существующая система учета ориентирована на составление налоговой отчетности, поэтому все расходы делятся на прямые, косвенные и амортизацию. Отсутствует деление затрат на постоянные и переменные. 
Как уже отмечалось, планы производства разрабатываются в нормо-часах, не осуществляется планирования по номенклатуре. Это приводит к тому, что качество оперативного учета и отчетности не удовлетворяет потребность в необходимой информации всех звеньев управления. 
Так «Инструкция по межцеховому оперативно-производственному планированию, учету и отчетности цехов основного производства» предполагает ведение учета по товарному выпуску (оперативный ежедневный учет и за отчетный период - месяц). Документом учета ежедневного выполнения оперативного плана являются сводки о сдаче готовой продукции цехом. Детали и узлы в них должны (согласно инструкции) группироваться по номенклатуре, указанной в плане. 
Отчетность о выполнении плана, составляемый ПДО по результатам работы за месяц, также предусматривает разрез по двум направлениям: объему товарной продукции и номенклатуре. 
Поэтому в условиях отсутствия номенклатурного планирования в 
фактических данных по цеху за месяц зачастую происходит изменение структуры статей плана (т.н. «пересортица»). При этом не всегда информация об измененном плане доходит до сведения ПЭО, не говоря уже о соблюдении жесткого регламента о возможных предельных датах изменения плана (по причине отсутствия последнего). Фактические данные («пересортированные»), доходя до сведения БОП в составе ПДО, заносятся в отчетном документе (план-отчете) в графу факт /54/.                                
Соответственно, графа «измененный план» заполняется той же цифрой (фактической), что означает 100% выполнение производственного плана. Практика уточнения плановых показателей является устоявшейся. Информация об уточнении в виде служебных записок зачастую доводится до сведения БЦП. Уточнение происходит вплоть до конца следующего отчетного периода (месяц). Как правило, служебные записки беспрепятственно и без последствий визируются. 
Показатель «валовая продукция» в план-отчете рассматривается и оценивается общей строкой, без рассмотрения её структуры. 
Таким образом, оперативный учет выполнения планов и отчетность цехов практически полностью утрачивают своё значение в условиях отсутствия номенклатурного планирования.