Отчет по практике в управе района «Рязанский» г.Москвы

 

 

 

 

Глава 3.

Содержание  самостоятельно выполненных работ.

 

 Под руководством ведущего  специалиста отдела ЖКХ Дворецкой  В.В был выполнен ряд работ,входящий  в функциональный состав структуры:

 

• Подготовка ответов на жалобы граждан

 

• Учёт и регистрация входящий коресподенции ;

 

• Сортировка входящих и исходящих документов;

 

• Подготовка документации к передачи в ведомственный архив;

 

• Подготовка документации к передаче на уничтожение;

 

• Снятие копий с входящий и исходящий коресподенции;

 

• Составление реестров отправленных писем с предписаниями ;

 

• Оформление организационно-распорядительных документов(пример в приложении)

 

• Ответы на телефонные звонки граждан;

 

• Ведение компьютерной базы данных;

 

• Выполнение разовых поручений руководства .

 

 

 

Глава4

Анализ конкретного  дела из числа архивных материалов.

 

В компетенцию отдела ЖКХ  управы, как уже упоминалось, входит рассмотрение предложений,жалоб и заявлений граждан по вопросам  связанных с эксплуатацией жилищного фонда ( см. приложение)

Установлен единый порядок учета, регистрации, рассмотрения  и разрешения предложений, заявлений и жалоб.

Все поступившие письменные обращения  в день их поступления регистрируется  в книге  предложений, заявлений  и жалоб.

Каждому обращению присваивается регистрационный номер .Штамп с регистрационным номером проставляется на свободном месте первой страницы обращения. Обращения с пометкой "Лично", "Только лично" или "Конфиденциально" не вскрываются, штамп с регистрационным номером проставляется на конверте. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, "Д-19", "С-63"), коллективные и анонимные обращения - содержат буквы "Кл" или "Ан" и номер (например, "Кл-137", "Ан-65"). Обращениям с пометкой "Лично", "Только лично" или "Конфиденциально" дополнительно присваивается буквенный индексе "Лп" (Личная почта, например, "Лп-В-15", при отсутствии на конверте данных об авторе - "Лп-15"). В каждом новом календарном году нумерация вновь поступивших обращений начинается с первого номера.

Повторным обращениям при их поступлении  присваивается очередной регистрационный  номер

Под повторными обращениями понимаются обращения, поступившие от одного и  того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени направления первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель был не удовлетворен данным ему ответом.

Сопроводительные письма к обращениям регистрируются как отдельные документы  в установленном порядке.

Обращения, копии ответов на них  и материалы, связанные с их рассмотрением, а также документы по приему граждан  формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. Документы  в этих делах располагаются в  хронологическом порядке. Листы  резолюций и конверты (если они подлежат хранению вместе с обращениями) нумеруются и вносятся в опись как листы дела.

При формировании дел проверяется  правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также  неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

 Сроки хранения обращений  и материалов, связанных с их  рассмотрением, определяются в  соответствии с перечнями документальных  материалов и сроков их хранения. В необходимых случаях постоянно  действующими экспертными комиссиями может быть принято решение об увеличении сроков хранения наиболее ценных обращений и материалов по их рассмотрению.

 Дела после завершения делопроизводства  по ним и по истечении установленных  сроков хранения в секретариатах  сдаются в архивы.

 

Должностные лица при рассмотрении обращений обязаны:

а) своевременно и всесторонне разбираться  в существе обращения, в случае необходимости  истребовать нужные документы, направлять сотрудников на места для проверки указанных в обращении фактов, принимать другие меры с целью объективного рассмотрения поступивших обращений;

б) принимать в пределах компетенции  законные и обоснованные решения  по обращениям и обеспечивать своевременное  и правильное исполнение этих решений;

в) сообщать гражданам о решениях, принятых по их обращениям, мотивировать случаи отказа в удовлетворении просьб и разъяснять порядок их обжалования.

Решения по обращениям, рассмотренным  в установленном порядке, не могут  быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Обращения с пометкой "Лично", "Только лично" или "Конфиденциально" рассматриваются теми начальниками, которым они адресованы, или другими  сотрудниками по их поручению.

Сотрудникам принимающим участие в работе с обращениями, запрещается разглашать ставшие им известными сведения об обстоятельствах личной жизни (службы, работы, учебы и т. п.) авторов обращений и связанных с ними лиц.

Обращения рассматриваются в срок до одного месяца со дня поступления Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются безотлагательно, но не позднее Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены и разрешены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и авторам даны ответы.15 дней со дня поступления.

На документах, связанных с рассмотрением  обращений, после принятия решения  и их исполнения должны быть надпись "В дело" с указанием номера дела по номенклатуре и подпись должностного лица, принявшего это решение.