Составление проектов докладных и объяснительных записок, актов, служебных писем

План

 

     Введение

       1.Докладная и  объяснительная записка.

       2.Акт.

       3.Служебные письма.

     Заключение 

     Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Докладные и объяснительные записки, акты, служебные письма являются справочно-информационными  документами и играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи информации с одного уровня управления организацией, предприятием, фирмой на другой, но являются непосредственными  основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда предусматривается оформление соответствующей  ссылки. Они имеют одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных  управленческих ситуациях. В системе  организационно-распорядительной документации они имеют устойчивую сферу применения и даже получившие в последнее  время широкое распространение  служебные записки не смогли вытеснить  их из так называемой внутренней переписки  организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Докладная и объяснительная  записка.

Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, и в случае необходимости - вы воды и предложения составителя  по его решению.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта или поясняющий содержание отдельных положений  основного документа (плана, отчета, проекта постановления, приказа  и др.). В последнем случае он может  называться пояснительной запиской.

Докладные и объяснительные записки  являются справочно-информационными  документами и играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи информации с одного уровня управления организацией, предприятием, фирмой на другой, но являются непосредственными  основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда предусматривается оформление соответствующей  ссылки.

Докладная и объяснительная записки  имеют одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях. В системе организационно-распорядительной документации они имеют устойчивую сферу применения и даже получившие в последнее время широкое  распространение служебные записки  не смогли вытеснить их из так называемой внутренней переписки организации.

 

Докладная или объяснительная записка  могут составляться как по указанию руководителя предприятия, организации  и структурного подразделения или  вышестоящего учреждения, так и по инициативе структурного подразделения, конкретного работника или предприятия. Они являются основой для принятия управленческого решения или  издания распорядительного документа  и могут адресоваться руководителю данного предприятия, организации  и структурного подразделения или  в вышестоящее министерство, ведомство  и организацию.

Оформление докладных и объяснительных записок должно соответствовать  установленным требованиям. Однако в зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую организацию, в  оформлении этих документов появляются свои особенности.

Докладные и объяснительные записки, направляемые за пределы данного  предприятия или организации, называются внешними. Составляются они достаточно редко, но, как правило, по вопросам, имеющим существенное значение для  деятельности предприятия. Поэтому  оформляются они на общем бланке.

В состав типового формуляра внешней  докладной или объяснительной записки  входят следующие реквизиты:

• наименование автора документа (организации, фирмы, может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит);

• название вида документа (докладная записка, объяснительная);

• дата:

• регистрационный номер,

• адресат;

• место составления:

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

При оформлении внешних докладных  и объяснительных записок угловое  расположение реквизитов является предпочтительным.

Внутренние докладные и объяснительные записки, адресуемые руководителю предприятия, организации или структурного подразделения, составляются значительно чаще и, как  правило, являются непосредственными  основаниями для издания приказов по основной деятельности, по личному  составу и распоряжений.

Внутренняя докладная или объяснительная записка оформляется на чистом листе  бумаги с угловым расположением  реквизитов по образцу общего бланка.

 

Формуляры этих документов совпадают  и состоят из следующих реквизитов:

• наименование структурного подразделения - автора;

• название вида документа;

• дата;

• регистрационный номер (только в случае необходимости);

• заголовок к тексту;

• адресат;

• текст;

• подпись.

 

2.Акт.

Акт - документ, составленный несколькими  лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники  безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации  и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий  и некоторые другие не только фиксируют  установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.

При необходимости акт может  иметь заключительную часть, которая  представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей  акт. В конце текста акта указываются  количество составленных экземпляров  и их местонахождение. Количество экземпляров  акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются);

При составлении актов ревизий  и обследований их содержание согласовывается  с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт  считается принятым и вступает в  действие после его подписания всеми  членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием  акта, обязано подписать его с  оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует  оформлять на отдельном листе  и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого  требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной организации, по распоряжению которого проводились завершившиеся составлением акта.

Обязательными реквизитами акта являются:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дата и регистрационный номер

• место составления или издания

• заголовок;

• текст;

• приложения;

• подписи;

• гриф утверждения, согласования.

 

3.Служебные письма.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения  с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления  о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для  решения многочисленных оперативных  вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Так как служебные письма выступают  связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они  занимают до 80% входящей и исходящей  документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Обязательные реквизиты служебных  писем:

• - наименование организации;

• - адрес организации;

• - дата, номер;

• - адресат;

• - ссылка на индекс и дату инициативного письма;

• - заголовок к тексту;

• - текст;

• - приложение к тексту;

• - подпись;

• - печать (если необходимо);

• - фамилия и телефон исполнителя;

• - гриф ограничения (если необходимо).

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит  из двух частей, В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления  письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой  он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой  приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации  восприятия информации, содержащейся в письме можно рекомендовать  изменить традиционный порядок изложения  текста письма и начинать его с  существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Служебные письма в современном  делопроизводстве, отправляемые из учреждения, делятся на две группы инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и  номер инициативного документа, на который он отвечает (реквизит «ссылка  на регистрационный номер и дату документа»).

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем: гарантийное письмо, информационное письмо, сопроводительное письмо, письмо-извещение, письмо - напоминание, письмо-приглашение, письмо-подтверждение и другие виды писем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Докладные и объяснительные записки, акты, служебные письма играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат для передачи информации с одного уровня управления, но являются основаниями для издания  распорядительных документов. Они имеют  одинаковый состав реквизитов типового формуляра, но разные цели создания, составляются в различных управленческих ситуациях. В системе организационно-распорядительной документации они имеют устойчивую сферу применения и даже получившие в последнее время широкое  распространение служебные записки  не смогли вытеснить их из так называемой внутренней переписки организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Басаков М.И. Делопроизводство: учебное пособие.2-е издание перераб. и доп. - Ростов н/Д: изд-во "Феникс", 2003.

2. Янковая В.Ф. "Делопроизводство "Секретарь-референт" №6 2003 с.15

3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М.  Курс делопроизводства (документационное  обеспечение управления). - М.: Инфра-М, 2006 - 364 с.

4. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство) Учебное пособие - М.: Инфра-М, 2004. - 256 с.

5. Кузнецова Т.В. "Делопроизводство" 5-е, испр. И дополн. - м.: М.: журнал управление персоналом. 2007. - 528 с