Учет документооборота в торговом предприятии

Министерство образования и  науки Российской Федерации

 

Государственное образовательное  учреждение

Высшего профессионального образования

 

Вятский Государственный Гуманитарный Университет

 

 

Факультет информатики, математики и  физики

 

Кафедра информационных систем в экономике

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

 

Учет документооборота в торговом предприятии

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил

Студент 5-го курса группы ПИ-51(с)

Житнов Юрий Сергеевич

____________________/подпись/

 

Научный руководитель

Ишутинов А. Ю.

____________________/подпись/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Киров

2012 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение. 3

1. Характеристика предприятия 4

2. Экономическая сущность задачи. 6

3. Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи. 8

4. Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ. 9

5. Обоснование проектных решений. 10

5.1. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению. 11

5.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению. 12

6.     Сравнительная характеристика программных продуктов 14

Заключение. 17

Библиографический список. 18

 

 

 

Введение.

 

Программный продукт создавался для ООО «Козерог».

Цель работы: разработка, создание и внедрение программного продукта по учету продаж.

Задачи работы:

• анализ существующего процесса учета продаж;
• выбор оптимальной схемы учета;
• уменьшение бумажного документооборота;
• создание готового программного продукта, приносящего практическую пользу;

Объект работы: 1С: Предприятие 8.2.

Предмет работы: свободное программное  обеспечение.

Выбранная тема работы актуальна, а  поставленная задача может быть решена средствами выбранной среды программирования при условии минимальных требований, как к комплектующим компьютера, так его и операционной системе.

 

1. Характеристика  предприятия

 

В качестве предметной области было выбрано ООО «Козерог». Компания ООО «КОЗЕРОГ» осуществляет следующие виды деятельности (в соответствии с кодами ОКВЭД, указанными при регистрации):

1). Розничная торговля, кроме торговли автотранспортными средствами и мотоциклами, ремонт бытовых изделий и предметов личного пользования;

2). Розничная торговля в неспециализированных магазинах.

Компания  зарегистрирована 19 ноября 2008 года регистратором  Межрайонная инспекция Федеральной  налоговой службы №9 по Кировской  области. Директор организации - Телицына Ольга Валентиновна. Компания ООО «Козерог» находится по адресу 613411, Кировская область, Куменский район, п. Вичевщина, ул. Северихина, д. 29, основным видом деятельности является «Прочая розничная торговля в неспециализированных магазинах».

На предприятии  используется разнообразное аппаратное и программное обеспечение, но большинство  рабочих станций построено на базе технологий Intelи операционных систем Microsoft.

 

Схема управления организацией

 

Обеспеченность предприятия  компьютерной техникой, программным  обеспечением

 

На предприятии  используются программы:

1. «1С:Предприятие 8.2». На основе этой платформы на предприятии настроены два модуля: Зарплата и Бухгалтерия. С помощью модуля Зарплата происходит решение задач расчета заработной платы и реализации кадровой политики организаций и предприятия. С помощью модуля Бухгалтерия происходит удобное, функциональное решение для ведения бухгалтерского и налогового учета;
2. «1С Бухгалтерия 7.7» для упрощенной системы налогообложения (УСН). На основе этого программного обеспечения (ПО) ведется учет в условиях применения УСН в соответствии с нормами главы 26.2 НК РФ;
3. Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) 1997 и 2003. Обеспечивает создание и ведение внутрифирменной документации;
4. Антивирус «Dr.Web 6 Antivirus Scanner». Обеспечивает защиту компьютера и локальной сети от заражения вирусами;

 

2. Экономическая сущность задачи.

В каждой отрасли или в разных видах деятельности при обработке  документов как в бумажном, так  и в автоматизированном виде имеется  своя специфика, связанная с различиями как в составах обрабатываемых документов, так и в процедурах обработки. В связи с этим для автоматизации  специфичных документационных процессов  применяются разные системы.

На смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Это приносит организации несомненные выгоды, связанные как со снижением затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного повышения эффективности ведения бизнеса. Внедрение электронного документооборота нацелено на достижение определённых в проекте внедрения целей, которые, как правило, связаны с общим улучшением качества ведения бизнеса, а в некоторых случая и для достижения конкретных количественных характеристик.

Основной задачей проекта является создание подсистемы учета и анализа  движения товаров. Для реализации этого  проекта необходимо произвести декомпозицию основной задачи, путем выделения  из нее ряда подзадач. Основной задачей  проекта является создание подсистемы учета и анализа движения товаров.

Подзадачи подсистемы учета и анализа движения товаров:

1. Учет движения товаров.

• приемка товара;
• реализация товара;
• списание товара;
• возврат товара;
• резервирование товара;
• заказ товара.

2. Анализ движения товаров.

• обработка данных учета; 
• прогнозирование движения товаров в будущих периодах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Обоснование необходимости и цели использования  вычислительной техники для решения  задачи.

Решением поставленной задачи является создание программного продукта, который бы работал без установки дополнительной базы данных для хранения информации.

Конечной целью создания программного продукта является повышение эффективности  работы специалистов, а так же экономии их рабочего времени на выполнение поставленных задач.

Созданная система позволяет:

• заполнение справочников и работа с ними;
• создание, заполнение документов и их печать;
• оформление отчетов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Общая характеристика организации решения  задачи на ЭВМ.

 

 

Программная часть состоит из платформы «1С: Предприятие 8.2», которая позволяет создавать, редактировать справочники, документы и отчеты, она размещается в одном месте на удаленном сервере и доступна для запуска на локальных компьютерах. В данной курсовой работе в качестве операционной части выступает язык программирования, встроенный в платформу и не требующий установки дополнительных расширений.

Клиентская  часть включает в себя пользовательский интерфейс, то есть, то, что видит  сотрудник. Клиентская часть должна быть спроектирована так, чтобы быть максимально удобной и доступной.

Так как  установка программного продукта проводилась  на конкретном предприятии, то были проведены  специальные работы по настройке  окружения, а именно:

• создан сервер;
• настроены права доступа пользователей к системе;
• созданы рабочие места для сотрудников.

 

5. Обоснование проектных решений.

Определяющими факторами при выборе аппаратных и программных решений были:

• требования заказчика;
• программные ограничения платформы;
• низкие расходы на сопровождение и модификацию программного обеспечения;
• современнось

Информационное обеспечение.

Под информацией понимаются любые  данные, которые накапливаются, хранятся и обрабатываются. Центральным компонентом  информационного обеспечения является база данных, через которую осуществляется обмен данными различных задач. Основным входным документов для  внесения оперативной информации в  базу данных является:

• «Возврат от покупателя» - оформляется при возврате товара клиентом на склад.
• «Приходная накладная» - оформляется при поступлении товара на склад, на основании присланной от поставщиков в отдел поставок накладной.
• «Заказ от покупателя» - оформляется при желании клиента приобрести товар. 
  

1. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению.

Программное обеспечение системы должно быть достаточным для выполнения всех функций системы, реализуемых с применением средств вычислительной техники, а также иметь средства организации всех требуемых процессов обработки данных, позволяющие своевременно выполнять все автоматизированные функции во всех регламентированных режимах функционирования конфигурации.

Ниже представлены основные проблемы и недостатки системы, способствовавшие появлению необходимости её доработки:

• затрудненность поиска необходимой информации;
• большой расход бумаги и ресурсов устройств печати вследствие многократного вывода на печать временных документов;
• несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю;
 

2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению.

"1С:Предприятие" представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.

Разработкой и распространением специализированных (отраслевых) решений на платформе "1С:Предприятия" занимается в настоящее время более сотни фирм. Каждая из них создает специализированное тиражное решение, используя общие методологические решения, разрабатываемые фирмой "1С", и концентрируясь именно на специфических потребностях той или иной отрасли. Примерами таких отраслевых решений являются программы для автоматизации розничной торговли, фармацевтики, торговли запчастями, ремонта автомобилей, сельскохозяйственных предприятий, воинских частей и т.д. Спектр успешно применяемых отраслевых решений постоянно расширяется.

Кроме того, возможности "1С:Предприятия" позволяют создавать и индивидуальные решения, учитывающие потребности конкретной организации. Этим занимаются сертифицированные специалисты франчайзинговых фирм. Такие решения, как правило, являются развитием или модернизацией типового решения фирмы "1С" или тиражного специализированного решения, но могут быть разработаны и полностью "с нуля", если того требует ситуация.

Таким образом, руководитель может  выбирать оптимальный вариант автоматизации - исходя из потребностей своего предприятия, приоритетов решаемых задач, допустимых сроков и затрат на внедрение. При  этом очень важно, что на базе одной  и той же системы можно проводить  поэтапную автоматизацию, получая  реальную отдачу на каждом шаге. Начав  с внедрения стандартных и  специализированных тиражных решений, можно эффективно решить основные задачи автоматизации - затратив при этом минимум  времени и средств - а в дальнейшем развивать систему в соответствии с индивидуальными особенностями  предприятия, не останавливая при этом ее эксплуатации.