Внутрифирменный контроль: его формы и средства реализации

Содержание

 

Введение

1. Внутренний контроль в процессе управления организацией.

1.1 Место и роль внутреннего контроля.

1.2 Классификация внутреннего контроля.

1.3 Система внутреннего контроля.

2. Формы и функции внутрифирменного контроля.

3. Система внутрифирменного учета и отчетности.

3.1 Понятия, цели, принципы внутрифирменной отчётности.

3.2 Формы отчётов по уровням управления.

3.3 Отчётность по сегментам бизнеса.

Заключение.

Список Литературы

 

                                                   Введение

 

На деятельность организации оказывают влияние многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной степенью вероятности не всегда удается. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды и организация должна к ним адаптироваться. С помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации.

Основная задача контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Выполнение менеджерами функции контроля начинается одновременно с выполнением функции планирования в процессе выработки целей и задач организации. Контроль является неотъемлемой частью процесса управления в любой организации.

Хорошо продуманные планы и организационные структуры не всегда могут обеспечить достижение поставленных целей из-за изменения законов, технологий, условий конкуренции и других факторов внешней среды. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный механизм своевременной оценки воздействия на них этих факторов перемен. Такой механизм может быть создан на основе контроля.

Контроль помогает также определить, какие именно из применяемых способов достижения целей оказались наиболее эффективными и какие неудачными и, таким образом, фирмы определяют, в каких областях им следует расширяться, а в каких следует свернуть свою деятельность.

 

1. Внутренний контроль в процессе управления организацией

 

1.1 Место и роль внутреннего контроля

 

В рыночных условиях контроль выступает важным средством организации и регулирования всех видов деятельности. Проникая во все сферы правоотношений, он затрагивает интересы миллионов людей, тысяч организаций. В этой связи становится необходимой организация контроля, которая обеспечивала бы принятие оперативных управленческих решений. Контроль, выявляя слабые стороны, позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить в действие резервы, а также избегать кризисных ситуаций. Был принят ряд новых законов, указов и постановлений по вопросам перестройки системы управления, в том числе и контроля, но отсутствие стратегии реформирования органов контроля, непоследовательность действий и грубые ошибки не позволили создать эффективно функционирующую систему финансового контроля в Российской Федерации.

Два вида финансового контроля - государственный финансовый контроль и аудит объединены в одном контролирующем департаменте государственного финансового контроля и аудита - во многом представляют собой как бы две стороны одной медали. И несмотря на то что между ними стоят концептуальные различия, задача у них практически общая: своей успешной деятельностью в различных секторах экономики укреплять благосостояние России.

Развитие финансового контроля в России и последние его преобразования естественно способствовали его улучшению. Но проблема финансового контроля остается актуальной и по сей день.

В условиях рынка предприятие должно иметь службу финансового контроля и планирования, отличную от службы бухгалтерского учета. Становление и развитие в России рыночных отношений вызывают необходимость радикальных преобразований в организации внутрифирменного контроля. Создание службы финансового контроля предусматривает наличие соответствующей информации для контроля, комплекса контрольных приемов и процедур, выработки определенной методики проведения контроля. Для того чтобы финансовый контроль был действенным и эффективным, должна быть создана соответствующая система внутреннего финансового контроля.

Система контроля состоит из следующих элементов: субъект контроля (кто контролирует); объект контроля (кого контролируют); предмет контроля (что контролируют); принципы контроля; метод (методики) контроля (посредством чего контролируют); техника и технология контроля; процесс контроля; сбор и обработка исходных данных для проведения контроля; результат контроля и затраты на его осуществление; субъект, принимающий решение по результатам контроля.

Вся совокупность перечисленных элементов может также относиться и к внутрифирменному контролю как важнейшей составной части общей системы финансово-хозяйственного контроля.

От того, как организована система внутрифирменного контроля (СВК), зависит не только сохранность материальных и денежных средств предприятия, но и вся его финансово-хозяйственная деятельность. Правильно организованный контроль позволяет не только своевременно обнаружить недостатки в деятельности предприятия, но и вовремя принять меры к их устранению. В условиях системного экономического кризиса, сопровождающегося усилением рыночной конкуренции, отечественные предприятия вынуждены для своего выживания уделять повышенное внимание построению эффективной системы внутреннего контроля [1, с. 9].

Основной задачей управления организацией является обеспечение выполнения перечисленных требований.

Процесс управления организацией, как известно, включает следующие основные стадии:

1. Планирование - сбор и обработка информации, выработка управленческого решения.

2. Организация и регулирование реализации управленческого решения.

3. Учет - сбор, измерение, регистрация и обработка информации, касающейся выполнения управленческого решения.

4. Анализ - разложение информации, полученной на стадии учета, на отдельные компоненты; их изучение и оценка для принятия оптимальных управленческих решений.

Каждая из перечисленных стадий чередуется со стадиями контроля. Затем следует новый цикл непрерывного процесса управления организацией. Следовательно, стадия контроля в процессе управления имеет двойственную роль. С одной стороны, стадии контроля неизменно чередуются с другими стадиями в процессе управления, как бы проникая в каждую стадию. С другой стороны, контроль обеспечивает оптимальный процесс управления на каждой стадии. Поэтому стадию контроля по отношению к остальным следует рассматривать как упорядочивающее звено управленческого процесса.

В связи с тем что на любой стадии процесса управления неизбежны различные отклонения действительного состояния от требуемого, то для того чтобы своевременно располагать информацией об отклонениях, превышающих допустимые значения, необходим внутренний контроль.

Внутрифирменный контроль является неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления, обособленной стадией процесса управления, обособленной стадией процесса управления на всех других стадиях.

Следовательно, главной особенностью внутрифирменного контроля является его двойственная роль в процессе управления организацией. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления практически невозможно определить круг деятельности и ответственности для работника таким образом, чтобы он относился к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция обязательно интегрирована с контрольной.

В условиях рыночных отношений основное внимание заостряется не столько на конечных результатах, сколько на условиях их достижения. Возможность выделить наиболее важные, приоритетные, направления производственной деятельности позволяет сосредоточить внимание управленческого звена на важных участках, повысить эффективность контрольных операций и работ. Все это усиливает значение контроля в системе финансового менеджмента.

Функции и методы финансового менеджмента можно условно подразделить на два блока: блок по управлению внешними финансами и блок по внутрифирменному учету и финансовому контролю. Рассмотрим только функции и методы второго.

Блок по внутрифирменному учету и контролю включает: контроль за ведением производственного учета; составление сметы затрат, контроль за выплатой зарплат и налогов; сбор и обработку данных бухгалтерского учета для внутреннего управления финансами и для предоставления данных внешним пользователям; составление и контроль за правильностью финансовой отчетности; анализ финансовой отчетности и использование его результатов для внутреннего и внешнего аудита; оценку финансового состояния фирмы на текущий период и ее использование для принятия оперативных управленческих решений в целях планирования.

Финансовому менеджеру производства для того, чтобы эффективно управлять, необходимо выделить приоритетные направления внутрифирменного контроля. К ним следует отнести: контроль объема продаж, контроль себестоимости (издержек) и контроль финансовых результатов (прибыли). Ниже показаны приоритетные направления внутрипроизводственного контроля в системе финансового менеджмента производства.

Приоритетные направления внутрифирменного контроля:

• Контроль объема продаж
• Контроль себестоимости (издержек)
• Контроль финансовых результатов (прибыли).

Внутрифирменный контроль охватывает не только всю производственно-хозяйственную деятельность структурных подразделений, но и предприятие в целом. Главное назначение внутреннего (управленческого) контроля состоит в непрерывном, сплошном и системном наблюдении за производственной деятельностью всех структурных подразделений в целях выявления резервов роста ее эффективности, обеспечения сохранности материальных и финансовых ресурсов, устранения причин и условий, порождающих бесхозяйственность, и на их основе принятие оптимальных управленческих решений.

При осуществлении внутреннего контроля основное внимание уделяется центрам ответственности, возглавляемым руководителями, которые несут ответственность за результаты работы. В связи с тем что в управленческом учете различают центры ответственности: затрат, выручки и прибыли, то для целей управленческого контроля эти же центры ответственности являются и центрами контроля. Контроль издержек (затрат) занимает центральное место в управленческом контроле, так как необоснованный их рост отрицательно сказывается на финансовых результатах деятельности фирмы, снижении конкурентоспособности выпускаемой продукции, что в конечном итоге может привести к банкротству.

Система внутрифирменного (управленческого) контроля развивается и совершенствуется по мере развития рыночных отношений в России. Естественно, усложняются и его основные цели, и главные задачи. Основная цель контроля состоит в выявлении отклонений фактического состояния управляемого объекта от тех нормативных, плановых и многих других характеристик, в соответствии с которыми он должен функционировать. Такая постановка цели дает возможность, с одной стороны, избежать возложения на контроль различного рода несвойственных ему задач, а с другой - более конкретно показать общую направленность этой специфической функции управления.

Английский исследователь Р. Адамс отмечает, что система внутреннего контроля должна обеспечить: эффективность хозяйственной деятельности, то есть предотвращать непроизводительные затраты и неэффективное использование ресурсов; соответствие предписанным учетным принципам, в результате чего работники получают необходимую степень уверенности в том, что компании осуществляют свою деятельность "в соответствии с политикой, планами, процедурами, законами и постановлениями, которые могли бы оказать существенное воздействие на хозяйственные операции и на отчетность".

Следовательно, в зависимости от целевой направленности внутрифирменного (финансово-управленческого) контроля можно выделить два основных его направления: внутренний аудит; внутрипроизводственный контроль. Если первое направление внутреннего аудита - прерогатива внутренних аудиторов и бухгалтеров, то второе направление, включающее операционный и оптимизационный контроль, представляет собой управленческий контроль издержек, объема продажи прибыли, осуществляемый руководителями и менеджерами разного уровня.

Чтобы глубже понять сущность системы контроля как важной управленческой категории, раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить особенности различных ее составляющих, необходимо ее классифицировать в соответствии с различными признаками.

Выбор формы внутреннего контроля зависит от сложности организационной структуры, правовой формы, видов и масштабов деятельности, целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности, отношения руководства организации к контролю. Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля - внутренний аудит.

Организация внутреннего контроля в форме внутреннего аудита присуща крупным и некоторым средним организациям, для которых характерны: усложненная организационная структура, многочисленность филиалов, дочерних компаний; разнообразие видов деятельности и возможность их кооперирования; стремление органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления. Кроме задач контрольного характера, внутренние аудиторы могут выполнять экономическую диагностику, разрабатывать финансовую стратегию, вести маркетинговые исследования, управленческое консультирование