Анализ и совершенствование организационных структур управления

Общество с  ограниченной ответственностью является разновидностью объединения капиталов, не требующего личного участия своих  членов в делах общества.

Характерными  признаками этой коммерческой организации  являются деление ее уставного капитала на доли участников и отсутствие ответственности последних по долгам общества.

Имущество общества, включая уставный капитал, принадлежит  на праве собственности ему самому как юридическому лицу и не образует объекта долевой собственности  участников.

Поскольку вклады участников становятся собственностью общества, нельзя сказать, что его участники отвечают по долгам общества в пределах внесенных ими вкладов.

В действительности они вообще не отвечают по долгам общества, а несут лишь риск убытков (утраты вкладов). Даже те из участников, кто не внес свой вклад полностью, отвечают по обязательствам общества лишь той частью своего личного имущества, которая соответствует стоимости неоплаченной части вклада (п.1 ст.87 ГК РФ – Приложение А).

Высшим органом  управления общества является собрание Участников. Общество раз в год проводит годовое собрание Участников независимо от других собраний. Собрание созывается генеральным директором общества, ревизионной комиссией или по требованию не менее 2 участников.

Собрание избирает из числа участников ревизионную комиссию для контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества.

Для государственной  регистрации каждый из участников обязан внести не менее 50% своей доли в уставный капитал. Участник обязан полностью  внести свою долю не позднее года после регистрации общества. Собрание Участников может в случае необходимости простым большинством голосов увеличить или уменьшить уставный капитал.

Общество прекращается (ликвидируется):

• по решению Собрания Участников;
• по решению суда, в случае неплатежеспособности или нарушения обществом действующего законодательства.

Ликвидация и  реорганизация общества осуществляется в порядке предусмотренном действующим  законодательством. Имеющиеся у  общества средства, в том числе  от распродажи имущества, после расчетов по оплате труда, выполнения обязательств перед кредиторами и бюджетом, распределяются между участниками.

Разделение осуществляется путем создания на основе одного общества новых самостоятельных юридических  лиц, с разделением балансов и  капиталов.

Добровольная  ликвидация Общества производится назначенной  собранием участников ликвидационной комиссией, принудительная - в установленном  действующим законодательством  порядке.

Общество создавалось  в целях:

• участие в ускоренном формировании товарного рынка;
• удовлетворения общественных потребностей в его продукции, работах, товарах и услугах.

 

2.2 Организационная структура ООО «Медия»

 

В данный момент штат сотрудников фирмы составляет 17 человек.

На предприятии  используется линейная структура управления.

Организационная структура  ООО «Медия» выглядит следующим образом, рисунок 3.

 

 

Рисунок 3 - Организационная структура ООО «Медия»

Существовавшая  организационно-управленческая структура  ООО «Медия» являлась линейно  – функциональной  по принципу своего построения и сильно централизованной. При такой структуре управления производством каждое подразделение выполняет четко определенные функции в общей цепочке производственного процесса. По сути, это - конвейер, и каждое подразделение четко знает свою роль в функционировании этого конвейера: конструкторы разрабатывают, технологи внедряют, отдел сбыта продает и т.д. Подобная структура является оптимальной для:

• компаний малого и среднего размера;
• для предприятий с ограниченной номенклатурой продукции.

Эта структура  хорошо работает при стабильной экономической  ситуации и предназначена для  выполнения однотипных повторяющихся  операций.  Фирма благополучно работала по такой схеме при стабильном рынке. При указанных условиях (и  только при них) система имеет следующие преимущества:

• внутренние организационные связи ясно очерчены;
• система позволяет повышать профессиональный уровень технических специалистов;
• система управления и контроля относительно проста;
• может быть обеспечено конкурентное преимущество через повышение качества работы функциональных подразделений;
• относительно низкие накладные расходы при условии полной загрузки производственных мощностей.

 

Таблица 2 - Функции и обязанности сотрудников ООО «Медия»

 

Должность	Функции и обязанности
Директор	Управление фирмой, контроль за деятельностью и взаимодействием структурных подразделений, ведение переговоров с крупными поставщиками и клиентами
Коммерческий  директор	Ведение переговоров, сбыт продукции, контроль и анализ финансового  состояния фирмы
Секретарь – дело-производитель	Работа с документами, обеспечение и обслуживание работы руководителя
Менеджер по продажам	Изучение конъюнктуры  рынка, разработка плана реализации продукции, разработка плана ценовой  стратегии, подготовка и заключение договоров
Бухгалтерия	Ведение бухгалтерского учета и отчетности
Главный инженер	Руководство техническими службами, координация подразделений  по разработке технического развития предприятия, обеспечение систематического повышения эффективности производства, производительности труда, обеспечение производства конкурентоспособной продукции.
Отдел тех. обслуживания	Техническое обслуживание и ремонт компьютерной и оргтехники
Программисты	Изготовление, установка  и настройка программного обеспечения
Отдел кадров	Обеспечение подбора, расстановки, изучения и использования рабочих кадров и специалистов; организация системы учета кадров, анализ текучести кадров

 

Миссия  организации [16]. Предназначение фирмы в условиях постоянно меняющейся внешней среды является миссией фирмы, которая определяется руководством фирмы. Четко сформулированная миссия показывает отличие фирмы от других, подобных ей. Для этого должны быть сформулированы следующие характеристики фирмы: философия фирмы, выбранная администрацией компании для организации работы; сфера деятельности фирмы, учет которой необходим для выбора ресурсов и продукта; система целей фирмы, показывающая, к чему стремится организация; технологические возможности фирмы.

Миссия организации в известной  степени влияет на прогноз действия фирмы, который определяется рыночными условиями и выбранным сроком существования фирмы. Миссия — это совокупность стратегий, которые вырабатывает администрация компании для достижения глобальных целей.

При разработке миссии, т. е. совокупности стратегий, исследуются не только внешняя среда (геополитические, экономические и социальные условия), но и системные характеристики фирмы, совокупность ресурсов, производственных либо организационных процессов, продукции. При рассмотрении всех этих характеристик, важное значение приобретают разработка и определение долгосрочных и краткосрочных целей организации.

Миссия ООО «Медия» состоит в обеспечении предприятий, организаций и населения компьютерной, оргтехникой, и другими видами современной техники, а также предоставлением качественных услуг в сфере компьютерных технологий. Благодаря эффективности и бесперебойности функционирования подобных учреждений зависит не только успех деятельности отдельных хозяйственных единиц, но и  темпы экономического и научно-технического развития страны в целом.

Что же касается ООО «Медия», то следует отметить, что предприятие имеет некоторую отраслевую направленность. Поскольку организация сформировывалась очень давно (по компьютерным меркам), она должна была решать задачи связанные с обеспечением предприятий г. Сочи высокотехнологичной и качественной техникой. Времена гонки вооружений ушли в прошлое, но взаимосвязи и тесное деловое сотрудничество осталось. По-прежнему ООО «Медия» поставляет и обслуживает технику на многие предприятия г. Сочи. Все большее количество предприятий и организаций обслуживает сейчас «Медия» – это частные, муниципальные и другие организации, а также, что особенно приятно, частные лица. В соответствии с этим и определяется его миссия - содействовать экономическому и научно-техническому развитию и благосостоянию предприятий и организаций, обслуживаемых ООО «Медия», путем предоставления им качественной и надежной продукции и предоставления услуг, таким образом и в таком объеме, которые соответствуют высоким профессиональным стандартам. Сотрудники фирмы всегда придерживаются негласного правила: «Клиент всегда прав!».

Кратко миссию ООО «Медия» можно изложить всего несколькими словами, которые произнес глава корпорации Microsoft Билл Гейтс:

 

«КОМПЬЮТЕР - НА КАЖДОМ СТОЛЕ!»

 

На основе общей миссии формулируются  и устанавливаются цели предприятия - конкретные конечные состояния или  желаемый результат, которого стремится  достигнуть предприятие.

Цели организации. Любая система управления — это, прежде всего целенаправленная система, имеющая иерархическое строение и организованная для достижения целей фирмы, которые принято называть целями [5,13]. перед системой управления, являются отправной точкой планирования. В сущности, планирование — это разработка целей и задач фирмы, нашедших конкретное выражение в перспективных и текущих планах.

Любая деятельность в системе оправдана только в том случае, если она способствует достижению ее конечной цели функционирования. Иначе говоря, любая организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся деятельность в системе реализовала только те цели функционирования, для которых она создавалась.

Поскольку задачей менеджмента  является достижение цели, важно правильно  ее определить. Искусство выбора и  формулирования правильной цели, управление процессом ее реализации, включая оценку достигнутой степени реализации, отличают действительно умелого руководителя.

Невозможно управлять людьми, если и руководителям, и подчиненным  цели совершенно не ясны. Управлять  — значить побуждать других к достижению ясной им цели, а не заставлять делать то, что считаешь правильным.

Определение целей функционирования — один из наиболее важных этапов в  деятельности фирмы. От того, насколько  правильно выбрана цель функционирования, насколько четко она сформулирована, зависит успех деятельности.

Ниже перечислены приоритетные цели ООО «Медия», которые предприятие должно достичь до 2012 года:

• увеличение объема продаж ассортимента продукции;
• конкурентоспособность цен;
• увеличение доли рынка;
• повышение качества услуг;
• продвижение на рынок новинок [5].

Изучив работу предприятия, его миссию и цели, а так же действующую организационную структуру сделаны выводы, что организация имеет слишком маленький ассортимент продукции, а также, двое из программистов работают только с определенным программным обеспечением (Консультант-Плюс и 1С), в связи с чем организационная структура нуждается в совершенствовании. Для реорганизации организационной структуры предприятия проведем SWOT-анализ который поможет изучить сильные и слабые стороны предприятия [5, 13].

 

3 ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ  ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ООО  «МЕДИЯ»

 

3.1 Анализ угроз и возможностей  макро- и микросреды ООО «Медия»

 

SWOT-метод изучения сильных и слабых сторон организации, ее возможностей  и угроз со стороны окружения. Любая организация обладает сильными и слабыми сторонами.

Проведем SWOT-анализ, который позволяет выявить и  структурировать сильные и слабые стороны нашей организации, а также потенциальные возможности и угрозы.

Достигается это  за счет того, что менеджеры должны сравнивать внутренние силы и слабости своей организации с возможностями, которые дает им рынок.