Анализ внутренней среды организации

Реферат: Анализ внутренней среды организации

Введение. 
Время,в которое мы живём,-эпоха перемен.Наше общество осуществляет трудную,но исторически неизбежную и необходимую перестройку.В социально- политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии,в экономике- от административно-командной системы к рынку,в жизни отдельного человека- превращение его из “винтика” в самостоятельного субъекта хозяйственной деятельности.Такие изменения в обществе,экономике,во всем нашем жизненном укладе сложны тем,что они требуют изменения нас самих.Чтобы вписаться в современный ритм жизни кроме всего прочего нужно овладевать новым знанием,научиться пользоваться им на практике.Важная часть этого знания- постижение науки и искусства менеджмента.Ни для кого не секрет,что вряд ли в мире найдется,хоть одна организация,которой никто не управляет.Любая организация нуждается в менеджере.Невозможно построить правовое,развитое,нравственное общество, если во главе предприятий,организаций,учреждений и у руля государства стоят специалисты,неграмотные в отношении управления коллективом и ресурсами,которые не в состоянии сделать правильный выбор,принять правильное решение.В упрощенном понимании,менеджмент-это умение добиваться поставленных целей,использовать труд,интелект,мотивы поведения других людей.Существуют корпорации-гиганты,обладающие огромным экономическим,производственным,научно-техническим потенциалом.Крупнейшие корпорации,банки составляют стержень экономической и политической силы великих наций.А значит,решения менеджеров,подобно решениям государствееных деятелей могут определять судьбы миллионов людей.Но в рыночной экономике не менее важен и малый бизнес.Для большинства населения-это еще и работа.Умело управлять в малом бизнесе-значит выжить,устоять,вырасти.Как это сделать- тоже вопрос эффективного менеджмента.Как “МакДоналдсу” удается готовить миллиарды гамбургеров в год, дешево продавать их и получать при этом огромные прибыли, в то время как большинство ресторанов не в состоянии обслуживать несколько сотен клиентов в день? Почему некоторые компании на протяжении многих лет существования являются ведущими в своей отрасли, а другие обанкротились? Почему религиозное учреждение, такое как католическая церковь,может процветать в 2000 году, если оно действует по принципам и в соответствии с практикой, которые привели бы к краху любого бизнесмена буквально за несколько часов? 
Успех и провал этих фирм и компаний имеют одну общую особенность.Все они являются организациями. Именно поэтому мне хотелось бы сделать анализ внутренней среды организации.

Организация. 
Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:

1. Наличие по крайней  мере двух людей, которые считают  себя частью этой группы.

2. Наличие по крайней  мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата ), которую принимают как общую все члены данной группы.

3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для  всех цели. 
Соединив в одну эти существенные характеристики, мы получаем важное определение:

Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно  координируется для достижения общей  цели или целей.

Цель внутреннего анализа  – получение ответа на следующие  вопросы:

- Насколько необходимы  рынку производимые компанией товары или услуги?

- Достигла ли организация  пределов в производительности  и эффективности?

- Какие критические факторы  определяют успех организации?Имеет  ли организация возможность воспользоваться  ими?

- Какие характеристики  организации способствуют выполнению ее задач и претворению стратегии?  
Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. 
Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы,то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений.Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто 
«данное», что руководство должно преодолеть в своей работе. Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.

Цели. 
Организация, по определению, это группа людей с осознанными общими целями. 
Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. 
ЦЕЛИ есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Для того чтобы получить, например, прибыль, бизнес должен сформулиравать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некомерческие организации 
( государственные органы, учебные заведения, некомерческие больницы и т. д. 
) также имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности.

Структура. 
СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Существуют две основные концепции структуры:

- Специализированное разделение  труда

- Сфера контроля 
В большинстве совремнных организаций разделение труда вовсе не означает случайного распределения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда – закрепление данной работы за специалистами, т. е. Теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Разделение управленчнского труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству является наглядным тому примером. 
Во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области ( подразделения) 
В очень малых организациях горизонтальное разделение труда может не прослеживаться достаточно четко. Владельцы, которые являются одновременно и управляющими маленьких ресторанов, могут поочередно то готовить еду, то обслуживать посетителей. Но большинство сложных организаций имеют такого рода горизонтальное разделение, так что можно четко проследить их функции и цели деятельности. 
Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми – сверху вниз, до самого первого уровня организации – во многих случаях определяет, насколько производительна может быть организация по сравнению с ее конкурентами. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда, т.е. отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля – это важный аспект организационной структуры. Не существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации и во внешней среде могут влиять на нее. Более того, ни сфера контроля, ни относительная «высота» структуры организации не являются функцией размера организации. Например, римская католическая церковь – организация, насчитывающая миллионы членов во всем мире,- имеет только четыре уровня. В отличие от нее стандартная армейская рота, насчитывающая сто человек, имеют дюжину воинских званий и столько же уровней управления.

 
Чтобы быть успешной в течении долгого  времени, чтобы выжить и достичь  своих целей организация должна быть как эффективной, так и результативной. 
По словам популярного исследователя Питера Друкера, результативность является следствием того, что «делаются нужные, правильные вещи». А эффективность является следствием того, что «правильно создаются эти самые вещи». И первое и второе одинаково важно. Все компании, добившиеся значительных успехов, делали «правильные вещи», выбрав цель, которая соответствовала какой-то важной потребности, существующей в мире. Кроме того, эти организации делали «свои вещи правильно». Результативность является чем-то неосязаемым. 
Производительность – это отношение колличества единиц на выходе к колличеству единиц на входе. Чем более эффективна организация, тем выше ее производительность. Отдел маркетинга, который увеличивает объем реализации товара и повышает прибыль не затрачивая при этом дополнительных средств, повышает этим самым свою производительность. Точно так-же, как и сборочная бригада, когда она увеличивает выпуск продукции за час работы и при этом делает это без дефектов. Если же при увеличении объема выпускаемой продукции она имеет более низкое качество, мы говорим о снижении производительности. Таким образом, ключевой составляющей производительности является качество. Производительность на всех уровнях организации является критически важным фактором для того, чтобы организация могла выжить и добиться успеха в условиях конкуренции.  
Важнейшим источником роста эффективности производства является постоянное повышение технического уровня и качества выпускаемой продукции. В современной сложной системе производства продукции / услуг осуществляется жесткая функциональная интеграция всех составляющих. Системный подход к качеству продукции позволяет объективно выбирать масштабы и направления, методы производства, обеспечивающие наибольший эффект усилий и средств, затраченных на повышение качества продукции. КОНТРОЛЬ – это слежение за процессаом достижения целей организации.  
Планирование дает ответ на вопрос: «Что будет делать предприятие?». Функция организации раскрывает «как надо делать то, что было запланировано». 
Функция контроля в менеджменте устанавливает «что и как контролируется». 
 
В организации создается и действует двойная система контроля: управленческий контроль и производственный ( содержательный ) контроль. 
Первый охватывает систему директивного управления и «описывает» действия второго.  
В менеджменте установлены три основные функции эффективуного контроля:

- уменьшение влияния неопределенности внешней среды;

- предупреждение кризисных  ситуаций;

- развитие успехов; 
Менеджеры различных уровней управления имеют различный уровень полномочий. 
Следовательно, разумно установить уровни и масштаб контроля в организации:

- стратегический контроль высшего менеджмента – цели, ресурсы, стратегия;

- управленческий контроль  выполняется всеми уровнями менеджмента  и относится ко всем проблемам  получения и использования ресурсов, а также концентрации их на  приоритетных направлениях работы;

- оперативный  контроль руководителей групп  и мастеров – качество выполнения  конкретных работ и заказов  
КАЧЕСТВО в самом широком философском смысле есть существенная определенность объекта (процесса), благодаря которой он является таким, а не иным. Эволюционное развитие экономики поставило именно качество продукции (товаров/услуг), производимых работ в центр производства и жизни. 
Качество важно и для изготовителя и для потребителя. Мала заявить о высоком уровне качества: для подтверждения качества продукция подвергается испытаниям. Качество труда измеряется по результатам и эффективности производства в соответствии с показателями производительности, продуктивности и адаптивности организации к изменениям. Когда продукция уже произведена, невозможно верну4ть напрасно затраченный труд вследствие недостаточного качества или брака. По мере развития производства возрастает сложность продукции, возникают наукоемкие технологии, существенно усложняется или становится невозможным промежуточный контроль. Введение специальной системы контроля в лучшем случае фиксирует ошибки. Но задача формули руется иначе: ошибки следует предотвращать. Поэтому поведение людей должно быть ориентировано не на к5онтроль дефектов, а на конечные результаты- получение качественной бездефектной продукции.

Задачи. 
Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач. ЗАДАЧА- это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Считается, что, если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно. Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами ( машинами,сырьем, инструментами), информацией. 
Два других важных момента в работе – это частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоятоь в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день. Специализация задач быстро нашла свое применение во многих простых операциях, т.к. предприниматели быстро поняли, что специализация задач повышает прибыль, потому что увеличение производительности снижает затраты на производство.