Автоматизированное рабочее место отдела кадров (АРМ ОК) и юридическое обеспечение

1. Автоматизированное рабочее место отдела кадров (АРМ ОК) и юридическое обеспечение

 

 Общее о работе отдела кадров

Любой экономический объект это совокупность задач, работ, автоматов, машин и людей, связанных производственными отношениями в целях реализации целевой функции объекта –создания производственных и непроизводственных товаров. Как система, экономический объект должен иметь регулирующий орган и наличие обратной связи. 

Рассмотрим в качестве экономического объекта типовое учебное заведение – ВУЗ. Структурная схема учебного заведения ВУЗ

 

 

 

 

Организационная структура отдела кадров ВУЗа 

 

Отдел кадров выполняет следующие функции:

1)     прием людей на работу (проведение аттестации)

2)     заключение договора

3)     перемещение по должностям

4)     тестирование на предмет деятельности (усталости, надежности) и предоставление отпусков

5)увольнение

6) статистика кадров

Исходя из перечисленных функций отдела кадров, можно определять следующие виды информации, обрабатываемые в отделе кадров:

·         нормативные документы: базовое штатное, текущее штатное расписание, нормы труда, тарифы, разряды и ставки, заработная плата;

·         переменная информация: личная карточка, учетная карточка, штатная книга;

·         входная информация: анкета и трудовая книжка, паспорт;

·         выходная информация: ведомости учета движения товара, статистическая отчетность, ответы на запросы, юридический анализ работы отдела кадров.

Для создания автоматизированной системы отдела кадров необходимо спроектировать сценарий диалога, разработать информационные модели входной, оперативной, выходной информации и, наконец, выбрать КТС, ПО, СУБД.

Схема движения информации в отделе кадров (информационная модель – базовая) в виде схемы данных, где имеет место обязательное отслеживание информации о кадровом составе со стороны юриста.

 

Здесь:

ШР – штатное расписание;

ТКН –  трудовая книжка;

УК –  учетная карточка для ППС;

ЛК –  личная карточка для ППС и ИТС;

ППС - профессорско-преподавательский состав;

ИТС - инженерно-технический состав. 

Информационное обеспечение АРМ кадров должно включать в себя:

БД предметной области (отдела кадров), макеты документов, классификаторы, сценарий диалога. 

Техническое обеспечение АРМ кадров включает в себя:

ПЭВМ периферией или сети ПЭВМ.  

Программные средства АРМ кадров включают в себя: 

операционные системы, средства разработки АРМ кадров и специальное программное обеспечение автоматизирующее и поддерживающее основные работы в отделе кадров. 

Для внедрения АРМ учета кадров разрабатывается инструкция пользователю –  сотруднику отдела кадров. Инструкция пользователю –  это перечень шагов, которые выполняет сотрудник отдела кадров.

Можно определить следующий вид рабочего сценария диалога АРМ отдела кадров, рис.4 (фрагмент). 

Экран №1

Выполняемые работы
1. Ввод ПК	—» Экран 2
2. Ввод штатного расписания	—» Экран 3
3. Различные запросы	—> Экран 4
4. Работа с юристом    .
5. Выход из программы	—> Выход в ОС

 

 Экран №2

Сотрудники
1.ФИО
2. Подразделение
3. Должность
4. Ставка
5. ETC
• Анкетные данные	—» Экран 2.1
• Карьера	—> Экран 2.2
• Паспортные данные	—» Экран 2.3
• Статус работника	—> Экран 2.4
• Назначения и перемещения	—> Экран 2.5
• Отпуска	—> Экран2.6

 

 Характеристика электронных  систем делопроизводства 

Следует отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства. Основные различия между российской и западной технологией отражает таблица 1.

Российская технология	Западная технология
Чётко выраженный вертикальный характер движения    документов    (руководитель - исполнитель - руководитель)     внутри организации	Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство
Отслеживание   всего   комплекса   работ   с документами в регистрационных журналах или   в   машинописных   картотеках,   куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях,     резолюции     начальства, контроль сроков исполнения, и т.д.	Отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля
Современная       российская       технология делопроизводства    предполагает    ведение регистрационно-контрольных и отчётных форм и журналов.   Предусматривается создание специализированных    служб:    управлений делами, секретариатов канцелярий.	Регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированных            подразделений, занимающихся делопроизводством не создаётся

 

 

  

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота    ДЕЛО (ЗАО «Электронные офисные системы»)

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) ДЕЛОо предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закреплённых соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций. 

Система ДЕЛО обеспечивает выполнение следующих функций:

1.      Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений.

2.      Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путём создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находится в различных картотеках.

3.      Регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путём создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных.

4.      Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним.

5.      Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-сполнителей с помощью механизма электронной почты.

6.      Пересылку отчётов исполнителей по документу ответственным исполнителям и /или авторам резолюций.

7.      Регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчёты об исполнении, согласование (визирование) документов.

8.       Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов.

9.      Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.

10.  Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.

11.  Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов.

12.  Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчётов для предоставления руководству.

13.  Предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;           

14.  Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также 
регистрационных   карточек   для   обеспечения   совместимости   с   традиционной («бумажной») технологией делопроизводства.     

15.  Хранение электронных образов документов.

16.  Списание   документов   в   дело   в   соответствии   с   принятой   в   организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела.

17.  Протоколирование    работы    пользователя    с    системой,    включая    работу    с регистрационными карточками и резолюциями. 

Система «Кадры»

Данная система является самостоятельной системой, предназначенной для автоматизации ведения кадровой информации предприятий и учреждений, а именно:

• ведения кадровой документации;
• оперативного просмотра кадровой документации, включая штатное расписание,  картотеку личных карточек работников, табель учета использования рабочего времени и карточки командировок;

·          формирования стандартных форм отчетов. 

 

Система «Кадры» предназначена для автоматизации следующих функций:

1.      Ведение штатного расписания, а именно:

• формирование организационной структуры предприятия;
• задание штатных единиц;
• просмотр и редактирование штатного расписания;
• удаление штатных единиц.

2.      Ведение личных карточек работников, а именно:

• заведение новой карточки;
• поиск и просмотр личных карточек работников;
• редактирование записей в личных карточках работников;
• удаление личных карточек работников.

3.      Ведение картотеки командировок, а именно:

• создание новой карточки;
• поиск и просмотр карточек командировок;
• редактирование записей в карточках командировок;
• удаление карточек командировок.

4.      Ведение приказов по личному составу:

• создание приказов;
• поиск приказов;
• редактирование неисполненных приказов;
• удаление приказов;
• исполнение приказов.

5.      Поиск личных карточек работников по различным признакам.

6.      Ведение табеля учета использования рабочего времени, именно:

• предварительная настройка табеля с учетом длительности рабочих дней недели;
• ввод данных в табель;
• вывод табеля на печать.

7.      Формирование отчетов и справок.  

БОСС-Референт (компания АйТи)

Система БОСС-Референт разработана на базе продукта Lotus Notes компании ЮМ, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области. Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия. 

Система обеспечивает поддержку следующих функций:

1. Подготовка и согласование документов;
2. Подготовка, исполнение и контроль поручений;
3. Обработка входящей и исходящей корреспонденции.

Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной обработке (с возможностью сканирования и потокового ввода документов, а также автоматического преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмотрению руководством и выдаче резолюции, ознакомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением. Основные процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, регистрация документа, экспедиционная обработка документа;

4.      Управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;

5.      Хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий.

6.      Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;

7.      Поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы:

а) ведение реестра и обслуживание материальных объектов,

б) подготовка договоров и обработка событий по ним

в) взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами;

8.      Поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами. 

Каждому пользователю в системе предоставлен свой Рабочий «Кабинет» – персональный почтовый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от статуса. Однако статус исполнения выданных Вами приказов – недоступен, потому что механизм почтовой базы не приспособлен для реализации подобных функций. Система не рассчитана на полиструктурные организации, т.е. в холдинге невозможен контроль исполнения распоряжений в нижестоящих организациях.. Кроме того, почтовые механизмы передачи документов между организациями и удаленными подразделениями не могут рассматриваться как безусловно надежные.