Цель и назначение деловых совещаний и собраний. Классификация деловых совещаний

Цель и назначение деловых совещаний и собраний. Классификация деловых совещаний.

Совещание  - заседание группы заинтересованных людей, посвященное открытому коллективному обсуждению одного или нескольких вопросов. Совещания проводятся при необходимости:

- принятия коллективного  решения на основе равного  права каждого высказать и  обосновать свое мнение;

- учета интересов одновременно  нескольких структурных подразделений  организации или субъектов хозяйствования.   

 По основной задаче совещания могут подразделяться на: проблемные, инструктивные, оперативные, или диспетчерские. Проблемное совещание дает возможность руководителю не вырабатывать свое мнение предварительно, а сделать это на основе коллективного обсуждения проблемы. Инструктивное совещание служит для доведения руководителем до своих подчиненных решений вышестоящих органов и организации обсуждения путей наилучшей их реализации. Оперативное совещание ставит перед собой задачу получить информацию о текущем состоянии дел в организации.   

 Совещания целесообразно  проводить в конце рабочего дня или во второй его половине. По ходу совещания ведется протокол, в котором фиксируется основное содержание выступлений и формулировку принятых решений. Его должен вести секретарь или кто-то из присутствующих. Каждое совещание должно заканчиваться принятием решения и подведением итогов.

Собрание - совместное присутствие где-нибудь членов определенного коллектива для обсуждения, решения каких-либо вопросов. В зависимости от количества участников собрания могут быть общими, по структурным подразделениям и собрания представителей.

Собрания  могут определяться по профессиональному признаку (мед. работников, педагогов и др.), по интересам (например, книголюбов и т. д.), по концентрации капитала (акционеров, учредителей предприятий различных форм собственности). По срокам проведения они могут  проводиться один раз в год, квартал, ежемесячно.   

 Собрание проводится  по заранее разработанному плану  руководством организации или  избранным собранием исполнительным  органом (правлением, комитетом и  т. п.) с определением конкретных  вопросов, вносимых в повестку  дня. По каждому вопросу определяется  докладчик. О дате, месте, времени  и повестке дня проведения  собрания сообщается заблаговременно. 

Открывающий собрание сообщает собравшимся количество присутствующих от числа приглашенных и ставит вопрос о возможности открытия собрания на голосование. После открытия собрания избирается президиум собрания, а  из него - председатель и секретарь  собрания. При небольшом количестве участников могут избираться только председатель и секретарь собрания. Затем председатель оглашает повестку дня. После утверждения повестки собрания собрание переходит к рассмотрению каждого вопроса, по которому выступают  заранее определенный докладчик  и желающие из присутствующих на собрании. После всестороннего обсуждения по каждому рассмотренному вопросу  принимается решение.

В некоторых случаях на собраниях возникает необходимость  подсчета голосов (тайным или открытым голосованием), особенно при выборе лиц в руководящие органы. В  этом случае избирается счетная комиссия в составе 3-5 человек в зависимости  от количества участников собрания.