Деловые совещания

Содержание

 

Введение                                             2

1. Совещание: время сна или активной работы           4

   1.1 Основные  задачи организации деловых совещаний 4

   1.2 Основные  правила ведения  деловых совещаний       6

2. Два стиля  проведения деловых совещаний            8

   2.1 Стиль  руководства                             8

             Заключение.                                       11

   Список  использованной литературы.                 12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Чаще всего  деловые совещания проводятся:

- при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение

- если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы

- если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

         В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.

 Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать диспутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов.

Определяя время  начала совещания, следует принять  во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва.

 Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

 Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Совещание: время сна или активной работы

 

Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени.

Деловое совещание - один из самых ответственных видов  деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива.

Хотя большинство  руководителей организаций осознают всю необходимость и эффективность  данного метода работы, далеко не все  в полной мере владеют психологией  проведения совещаний, методами делового общения. Практически каждый из членов управленческого аппарата может привести пример совещания, на котором он присутствовал, где неправильная подача информации, монотонный голос и вся окружающая обстановка вызывали мысли о мягком одеяле или подушке.

 

1.1 Основные  задачи организации делового совещания

 

Одна из основных задач ведущего делового совещания  – привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить  сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы.

В процессе проведения делового совещания очень важно  контролировать его ход. Для этого  руководителю следует:

 1. Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.

 2. Постоянно поддерживать разговор.

 3. Немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения.

 4. Выслушивать мнения всех оппонентов.

 5. Нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы.

 6. При необходимости уточнять сообщения отдельных участников: «Что именно вы имеете в виду?».

 7. Чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.

 Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группе опровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, – как правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.

 Прежде всего,  надо стремиться вести групповую  дискуссию цивилизованно. Это  предполагает наличие деликатности  в отношениях диспутантов и,  следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес.

Принятие решения  складывается из пяти этапов:

 а) установление  контактов 

 б) определение  проблемы 

 в) определение  целей 

 г) изложение  мыслей

 д) готовность  к действию.

 

1.2 Основные  правила ведения делового совещания

 

 Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы.

Во-вторых, руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует проводить. Это может быть информационное или инструктивное, оперативное, проблемное совещание.

 Информационное или инструктивное совещание служит для передачи служебной информации. Их целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать на подчиненных.

Целью оперативных  совещаний является получение руководством информации о текущем состоянии  дел, принятие оперативных решений и контроль их использования.

Проблемные  совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение  на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение  инновационных  проектов.

  Одним из самых сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления руководителя. Делая наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно необходимо использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках.

  Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие любого служебного контакта.

 Большое значение при проведении делового совещания играет тон разговора. Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Эмоциональное возбуждение оратора передается и слушателям. Проанализировав не эффективно проведенные деловые беседы, совещания, заседания, переговоры, психологи, в качестве основных причин, мешающих продуктивному общению, выделяют следующие:

а) использование  обидных, некорректных слов, различных  колкостей;

 б) попытки  интерпретировать слова другого  человека (например: "Ты молчишь, потому что тебе нечего сказать");

в) использование  различного рода метафор (например: "Ты краснеешь, как помидор", а в  ответ: "А ты ни с чем лучше  не мог меня сравнить");

г) использование  слов "всегда", "никогда"; д) приписывание другому невысказанных им мыслей (например: "Ты думаешь..."); е) использование прямых указаний.

 Систематизировав  весь материал, необходимый для  проведения совещания, проанализировав  все нюансы эффективности своего  выступления, руководитель должен  определить стиль предстоящего  мероприятия.

 

2. Два стиля проведения деловых совещаний

 

 Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный.

 Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой.   

При авторитарном стиле руководства некоторые  участники стремятся «протащить»  свои проекты, действуют напористо. При таком ведении совещания  руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений.

 Авторитарное  ведение совещание допустимо,  если по каким-либо причинам  нельзя обратиться к помощи  партнеров. Это возможно в том  случае, если необходимо как можно быстрее принять решение.

 Психологи утверждают, что оба стиля поведения – дипломатический и авторитарный – могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям, особенно если с его участниками придется работать и дальше. Поэтому есть смысл подробно рассмотреть лишь дипломатический стиль ведения делового совещания как наиболее предпочтительный в условиях, когда административно-командная система осталась в прошлом.

 

2.1 Стиль руководства

 Выделяют  следующие стили поведения руководителя на совещании:

1. Диктаторский - когда руководитель ведет совещание  и фактически единственный пользуется  правом голоса. Примером такого  совещания может быть ознакомление  с приказом, новым направлением  в работе.

2. Автократический - руководитель задает вопросы поочередно каждому участнику и выслушивает их ответы. Регулярное использование данного стиля способствует выработке устойчивой неприязни к руководителю.

3. Псевдодискуссионный  - сначала руководитель или кто-либо  по его поручению делает сообщение, потом проводятся прения, в которых участвуют несколько работников по выбору руководителя.

4. Дискуссионный  характеризуется свободным обменом  мнениями и выработкой общего  решения.

5. При свободном  стиле проведения совещания руководитель четко не формулирует повестку дня и решения не принимаются.

Следующий аспект, без рассмотрения которого невозможно быть хорошим руководителем, - это  искусство слушать. Психологи определяют слушание как важнейшее средство общения. В деловых кругах и в организациях часто допускаются ошибки и промахи, причины которых заключаются в неумении слушать рекомендации, предложения, указания.    

    Существует  ряд условий, которые должен  соблюдать хороший слушатель.  Во-первых, не отвлекаться на посторонние мысли. Во-вторых, нельзя обдумывать последующий вопрос, а тем более не следует говорить контраргументы. Это одна из наиболее часто встречающихся ошибок, которая нередко очень дорого обходится слушающим. В-третьих, следует сконцентрироваться на сущности предмета, а не на второстепенном.

Многие, прочитав эти условия правильного слушания, скажут, что это легче простого. Но существует ряд ошибок, которые  встречаются в процессе слушания и у профессионалов в проведении совещаний. Так, например, дегрессия - удаление от предмета разговора. Эта ошибка обычно свойственна интеллектуальным слушателям, использующих превышение скорости мышления над скоростью речи для собственных размышлений. В результате таких размышлений человек полностью теряет нить изложения.

Следует отметить, что многие люди с большим нетерпением ожидают паузы в разговоре, чтобы вставить свое слово. Каждый из руководителей должен помнить: если мы не даем участнику совещания высказаться, то у него создается впечатление, что его лишили права голоса.

Часто у людей  в процессе проведения совещания, заседания, переговоров или беседы возникают  сложности в постановке вопросов, поддержании в нужном русле разговора.

 Какие же бывают вопросы?

 Закрытыми называются вопросы, ответ на которые "да" или "нет". Они используются при необходимости получения четкой и точной информации, нацелены на принятие решения, установления фактической основы проблемы и реальных возможностей, достижения согласия.

 Открытыми  вопросами называются вопросы  "Кто?", "Что?", "Как?", "Сколько?", "Почему?" и т.д. Они служат для вывода человека из замкнутости, побуждают выдавать новые идеи и предложения, служат для стимуляции монолога со стороны собеседника.