Документационное обеспечение управления

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

 ИП Казаков К.М. молодое, но успешно развивающееся предприятие, основанное в 2006 году. Предприятие занимается розничной торговлей, таких видов товаров как: электрооборудование, осветительные приборы, сантехнические изделия и климатического оборудования. Так же предоставляет услуги по монтажу и наладке данной продукции.

В данной работе будет рассмотрено документационное обеспечение управления данной организации, представлены и рассмотрены конкретные примеры документов предприятия.

 

 

 

1.1 Схема организационной структуры предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Схема документооборота на предприятии ИП Казаков К.М. 

Все документы организации делятся на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.

Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпрограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Прием входящей документации, издание исходящей и внутренней документации, а так же первичная обработка документов в организации осуществляется бухгалтерией, под контролем и предварительном просмотре руководителем.

Входящие документы:

 

 

Исходящие документы:

 

 

Внутренние документы:

 

 

 

 

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она проставляться в виде штампа от руки. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем проставляется лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в журнал.

1.3 Номенклатура дел – это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на бухгалтера.

Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

1.4 Так как данная организация (ИП Казаков К.М) не имеет большого оборота документов. В связи с этим целесообразность создания архива отсутствует. Но даже при отсутствии архива, как токового, каждый документ заносится в журнал, подшивается в папку и хранится в специальной картотеке.

1.5 Примеры документов ИП Казаков К.М.

 

 

Заключение

В заключение данной контрольной работы можно сказать то что на предприятии ИП Казаков К.М. есть недостатки по ведению делопроизводства, но для данного предприятия они не значительны. Например, недостатками можно считать, то что на предприятии нет полноценного архива, но для предприятия с малым документооборотом, я считаю, он и не требуется.

 

 

Список литературы

1. Бертяков А., Сумин А. Автоматизация  документооборота // Финансовый директор. – 2004. - №№ 7-8.

2. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учеб. пособие / Под ред. проф. В.Д. Новодворского. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 254 с.

3. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина  Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. - М., 2005. - 720 с.

4. Елгина Е.Б. Первичные документы. – М.: Статус-кво, 2004. – 452с.

5. Кондраков Н.П. Бухгалтерский  учет: Учебное пособие. – М.: ИНФРА  – М, 2004. – с. 645.

6. Кузнецова Т.В. Ведение контроля  за сроками исполнения – важнейшая  задача секретаря // Секретарское  дело 2000. №1. 3-5.

7. Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.