Информационное обеспечение системы управления персоналом организации

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ПРОФСОЮЗОВ

   ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

   «Академия труда и социальных  отношений»

 

  Заочный факультет 

   Кафедра  экономики труда и управления персоналом

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Кадровая политика и социальное развитие организации»

на тему: «Информационное обеспечение системы управления персоналом организации»

 

 

 

Выполнила:

 

 

 

Проверила:   
Профессор кафедры, доктор экономических наук                
Галаева Е. В.

 

 

 

 

Москва – 2013

 

Информационное обеспечение системы управления персоналом организации

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Информационное обеспечение включает оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

1. Комплексность - информация  должна комплексно отражать все  стороны деятельности службы:

• → техническую,

• → технологическую,

• →организационную и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

2. Оперативность - получение  входной информации должно происходить  одновременно с протеканием процесса  в управляемой системе или  совпадать с моментом его завершения.

3. Систематичность - требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно.

4. Достоверность - информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

 

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании.

Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного обеспечения (ИО) системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления. Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутрима-шинное. Такая классификация ИО может быть использована только при условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (например, персональные компьютеры или используемые ресурсы ВЦ организации).

Внемашинное информационное обеспечение подразумевает сообщения, сигналы и документы, которые воспринимает непосредственно человек. Оно включает: управленческую документацию; систему классификации и кодирования данных; систему организации, хранения и изменения документации. В этой группе обмен информацией происходит в виде движения документов от субъекта управления к объекту и наоборот. К таким документам относятся приказы, распоряжения, отчёты, служебные записки и т.д. С помощью внемашинного информационного обеспечения можно формализовать информацию, изложить её на документах установленной формы

 Внутримашинное информационное обеспечение подразумевает информационную базу и программы организации, а также накопление, поддержание актуальности и обеспечение доступа к данной базе.

В последнее время широкое распространение получило использование персональных компьютеров в структурных подразделениях организаций, в том числе в кадровых службах. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти компьютера.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

 

Современные проблемы информационного обеспечения

Во многих организациях информация далеко не соответствует всем требованиям. Часто функцию «поставщика информации» берут на себя некоторые специалисты. Такие незаменимые кадры есть в любой организации, и потеря такого человека наносит компании большой ущерб.

Проблемы большинства организаций заключаются в следующем:

• отсутствует объективная информация о деятельности организации в целом, её подразделений и работников; 
• невозможно выяснить историю события: кто был инициатором, на каких основаниях, почему и кем были приняты определённые решения; 
• трудно найти документы и получить данные об их существовании; 
• сложно извлечь из имеющихся документов нужную информацию; 
• медленный процесс документооборота с потерей важных бумаг; 
• наличие дублирующих или противоречивых документов; 
• нарушения сроков при подготовке документов.