Информация и коммуникации в менеджменте

 

ПРИМЕР

Продукция, изготавливаемая  другим заводом, может быть интересна  работникам. С другой стороны, во времена  “производственного покоя” обсуждение изделий конкурентов может не представлять для них никакого интереса. Показать изделие конкурентов — не столь важно, но возбудить желание обсуждать достижения других просто необходимо.

Если у работников отсутствует интерес к какому-то предмету, то для руководства будет  гораздо сложнее (но по-прежнему столь же важно!) заставить их в нем разобраться.

Это понимание является первым шагом к проведению успешных консультаций с работниками. Очень  часто менеджеры ждут новых идей и мнений во время формальных консультаций, не обеспечив заранее такого понимания людьми смысла своей работы, при котором предложенные идеи и мнения могут быть действительно конструктивными.

3.13 ОСНОВНЫЕ  ПРИНЦИПЫ

 

Таким образом, приоритетной задачей для менеджеров является передача понимания тех вопросов, которые серьезным образом влияют на желание человека трудиться с полной отдачей сил. Людям не нужно соглашаться с каким-то решением ради поддержания “нормального” взаимодействия в команде, но они должны понимать, как и почему оно было принято - Что это за вопросы?

3.14 ВОПРОСЫ,  ВЛИЯЮЩИЕ НА РАБОТУ ЧЕЛОВЕКА

 

• Чем я занимаюсь?

• Кто мой начальник?

• Каков вклад моей работы в общее дело?

• Откуда поступает работа и куда она “уходит”? Что она  собой представляет? Каков конечный продукт? Для чего он нужен?

• Каковы цели моей работы? В какой степени я их достигаю? Каковы стандарты?

• В какой степени  я могу влиять на затраты компании?

• Каковы нормы безопасности?

• Какие происходят изменения  и почему?

• Каковы приоритеты моей работы на следующий месяц?

3.15 КАКОЙ МЕТОД  ВЫБРАТЬ

 

Все методы общения в  промышленности и торговле можно  разделить на три группы:

• Менеджеры и инспекторы. Общение один - на - один с менеджером или инспектором.

• Представители. Общение через представителя, который может быть членом комитета сотрудников, быть избранным профорганизацией цеха, уполномоченным представлять интересы сотрудников на совете работников, членом производственного комитета, комитета по мерам безопасности либо просто вашим коллегой.

• Массовые методы. Люди получают информацию через доску объявлений, издаваемые компанией газету или журнал, буклеты, циркуляры; при посещении массовых собраний, получении адаптированной версии годового отчета компании, прослушивании сообщений через громкоговорители, внутреннюю справочную службу либо при просмотре фильмов и программ кабельного телевидения.

Менеджеры должны решить, какой метод общения использовать, и знать возможности и недостатки каждого из них. Причиной большей  части всех недоработок в политике общения является то, что руководители недостаточно четко представляют себе возможности каждого метода.

3.16 МЕНЕДЖЕРЫ  И ИНСПЕКТОРЫ

 

Сильные стороны

• Менеджер или инспектор, будучи представителем руководства  рабочей группы, в офисе или  на предприятии, является именно тем  человеком, к кому можно обращаться с возникающими вопросами наибольшей важности, потому что последние есть результат либо управленческих решений. Либо — в случае с делами, обсуждавшимися на переговорах, — совместных решений руководства/профсоюзов.

• Одной из граней работы лидера является умение быть человеком, к которому люди будут обращаться за помощью по принципиальным вопросам. Становясь своеобразным “переговорщиком”, менеджер или инспектор превращается в более действенного лидера.

• Инспекторы могут “подгонять”  свои объяснения под определенную рабочую группу, после чего им задают вопросы. Объяснения одной группе будут отличаться от объяснений другой, поэтому возможность задавать вопросы является насущной для достижения понимания.

• Большая часть того, о чем следует сообщать, для  руководителя не новость. Например, причины смены производственных планов, влияющие на деятельность отдельного человека.

• Общение лицом к  лицу с группой экономит время, обеспечивает общее понимание и является наиболее мощным методом “продажи” идей и формирования групповой приверженности.

Слабые стороны

• Если вертикаль подчиненности  в цехе или в офисе насчитывает  более двух уровней, то общение при  использовании описываемого метода должно быть тщательно организовано, иначе оно будет неадекватно.

• Отсутствие четкого плана общения дорого обходится в плане времени руководителям.

 

• Вертикаль подчиненности  не может сама по себе должным образом  управлять общением “вверх”. “Верхи”  организации редко воспринимает мнения, высказываемые “низами” во всех “красках”, если информация доходит до них сквозь “фильтр” нескольких уровней служебной иерархии.

3.17 ПРЕДСТАВИТЕЛИ

 

Сильные стороны

• Предоставляют руководству  возможность прямого объяснения политики нескольким заинтересованным служащим, избежав повторений одного и того же на разных уровнях.

• Абсолютно необходимы для осуществления адекватного  общения “вверх” и незаменимы при передаче руководству эмоций и настроений, царящих в офисе  или на предприятии -

• Формальные контакты на собраниях представителей могут  увеличить (и увеличивают) количество неформальных контактов.

Слабые стороны

• Хотя разъяснения руководства  и передаются через представителей, последним, как правило, не удается  довести их до сведения “адресата” в нужной форме, особенно если принятое решение не сулит ничего приятного. Происходит это потому, что при толковании политики руководства представители персонала пытаются действовать как представители руководства. Это не входит ни в обязанности представителя, ни инспектора, и в конечном итоге ставит их в тупик.

• Если в роли основных “переговорщиков” выступают начальники цехов, то именно они, а не инспекторы, становятся лидерами и начальниками рабочей группы.

3.18 МАССОВЫЕ  МЕТОДЫ

Сильные стороны

• Наиболее дешевый способ доведения конкретной информации до большого количества людей.

• Оперативность (сообщения  по громкоговорителю, объявления на выходе и т.д.).

• Минимальная вероятность  того, что передаваемая информация не будет соответствовать действительности.

• Необходимое средство поддержки общения в среде  руководства.

Слабые стороны

• Массовые методы не годятся  для достижения понимания, потому что  доске объявлений или письму нельзя задать вопрос. Теоретически, вопрос можно  задать на массовом собрании; на практике же большинство людей избегают делать это на собрании, где присутствуют более 20 человек.

• Из того, что передаваемая информация соответствует действительности, не следует, что она будет воспринята правильно.

• Наиболее важные для  понимания вопросы — те, которые  отражаются на отдельном человеке или  рабочей группе. Для этого необходимы дополнительные объяснения для каждой группы, а массовые методы затрагивают только общие аспекты.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Итак, из данной работы можно  сделать следующие выводы.

 

Значение информации и коммуникации на современном этапе  постоянно возрастает. Время и технический прогресс диктует свои правила, с которыми необходимо соглашаться. Научно - технические разработки, постоянные изменения в политической  и экономический обстановке заставляют менеджеров применять все более и более новые и совершенные приемы в своей работе, связанной с информацией и коммуникациями.

Каждый день мы сталкиваемся с информационными потоками и  коммуникационными процессами, а  так как лишь не многие делают это  согласованно, о чем говорилось ранее, актуальность изучения данной проблемы растет день ото дня.

Знание и умение правильно  использовать все приемы коммуникаций в значительной мере помогает менеджеру  приблизиться к решению основной задачи менеджмента - получению прибыли.

Существует много типов  коммуникаций:

• межуровневые коммуникации в организациях;
• коммуникации руководитель - подчиненный;
• коммуникации между руководителем и рабочей группой;
• неформальные коммуникации;
• вертикальные коммуникации;
• коммуникации по нисходящей;
• коммуникации по восходящей;
• горизонтальные коммуникации;
• слухи;

 

При рассмотрении этой темы, можно встретить такие понятия  как:

• коммуникационный процесс;
• зарождение идеи;
• кодирование и выбор канала;
• передача;
• декодирование;
• обратная связь;
• шум;
• семантические барьеры;
• невербальные преграды;
• неумение слушать;

 

Из первого раздела  можно сделать некоторые выводы.

1. Осуществление коммуникаций  — это связующий процесс, необходимый  для любого важного управленческого  действия.

2. Коммуникация — это  обмен информацией между людьми.

3. Между организацией и ее окружением, между выше и ниже расположенными уровнями, между подразделениями организации необходим обмен информацией. Руководители связываются напрямую с подчиненными, будь то индивиды или группы. Существуют также слухи — как неформальная информационная система.

4. Основными элементами коммуникационного  процесса являются отправитель,  сообщение, канал и получатель.

5. Этапы процесса —  разработка идеи, кодирование и  выбор канала, передача и расшифровка.

6. Обратная связь, т.е.  реакция получателя, показывающая, понята или не понята переданная информация, помогает преодолеть шум.

7. Шум в информационной  системе — это то, что искажает  смысл вследствие языковых различий, различий в восприятии, а также физических взаимодействий.

8. Различия в восприятии распространенной преградой на пути обмена информацией, поскольку люди реагируют только на то, что воспринимают. Если у них разные системы ценностей и предпочтений, они, скорее всего, будут воспринимать и интерпретировать информацию по-разному.

9. Семантические расхождения, т.е. несовпадение способов использования слов и их значений, являются распространенной помехой в  информационных обменах с использованием слов как символов.

10. Невербальные сигналы  могут затруднять коммуникацию, если они вступают в противоречие со значением слов.

11. Плохая обратная связь и неумение слушать мешают эффективному обмену информацией.
12. Руководитель может повысить эффективность межличностных обменов, проясняя идеи для того, как сообщать их, учитывая возможные различия - семантики и восприятия, - представляя значение языка поз, жестов и интонаций, поощряя формирование обратной связи.
13. Распространенными препятствиями на путях обмена информацией в организациях служат фильтрация плохих новостей подчиненными, перегрузка информационной сети и неудовлетворительная структура организации.
14. Обмен информацией в организации можно улучшить, создав системы обратной связи, регулирую информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений, печатая материал информативного характера для использования внутри организации и применяя достижения современной информационной технологии.

Информационные технологии имеют как положительные, так и отрицательные стороны. Ввиду этого в ближайшие десятилетия работа менеджера может как упроститься, так и усложниться.

Для того, чтобы стать примерным  «лицом» фирмы необходимо совершенствовать свое поведение в коммуникационных процессах и умение анализировать информацию, использовать наиболее приемлемые методы общения. Знать все сильные и слабые стороны каждого приема используемого в коммуникационных процессах.

 

Список использованной литературы.

 

1. Антановский Т.Р., Балдин Л.В. и др. Основы предпринимательства. Словарь-справочник. М., 1993
2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс. М., 1995
3. Глухов В.В. Основы менеджмента. М., 1995.
4. Филип Котлер «Основы  маркетинга». М., «Бизнес-книга», 1995
5. Дж. Д. Дэниелс, Ли Х. Радеба «Международный бизнес». М., «Дело ЛТД», 1994
6. Жан-Жак Ламбен «Стратегический маркетинг».
7. Яковлева О.Н. Менеджмент в социально – экономических системах. Учебное пособие. ГАУ, 1997