Использование методики Ганта при планировании и распределении должностных обязанностей

 
 

     Практическое  занятие

     «Использование методики Ганта при планировании и

     распределении должностных обязанностей» 

     Цели  занятия:

     - Выделить правила, используемые при планировании рабочего дня менеджера,

     - Составить диаграмму Ганта,

     - Научиться рационально распределять время. 

     Пояснение к занятию 

     Теоретические сведения 

     Первым делом, диаграмма - (от греч. diagramma - изображение, рисунок, чертеж). Диаграммы бывают разных видов: блок-диаграмма, диаграмма состояний, векторная диаграмма и т.д. В этой практической работе мы рассмотрим построение Диаграммы Ганта

     Диаграммы Ганта (англ. Gantt chart, также ленточная диаграмма) - это популярный тип столбчатых диаграмм, который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Является одним из методов планирования проектов, представляет собой изображение календарного графика задач в проекте.

     Диаграммы Ганта позволяет:

• Визуально оценить последовательность задач, их относительную длительность и протяженность проекта в целом;
• Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
• Детально проанализировать реальный ход выполнения задач.

     Диагра́мма  Га́нта (англ. Gantt chart, также ленточная диаграмма, график Ганта) — это популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Является одним из методов планирования проектов. Используется в приложениях по управлению проектами.

     Первый  формат диаграммы был разработан Генри Л. Гантом в 1910 году.

     По  сути, диаграмма Ганта состоит  из полос, ориентированных вдоль  оси времени. Каждая полоса на диаграмме представляет отдельную задачу в составе проекта (вид работы), её концы — моменты начала и завершения работы, её протяженность — длительность работы. Вертикальной осью диаграммы служит перечень задач. Кроме того, на диаграмме могут быть отмечены совокупные задачи, проценты завершения, указатели последовательности и зависимости работ, метки ключевых моментов (вехи), метка текущего момента времени «Cегодня» и др.

     Ключевым  понятием диаграммы Ганта является «Веха» — метка значимого момента в ходе выполнения работ, общая граница двух или более задач. Вехи позволяют наглядно отобразить необходимость синхронизации, последовательности в выполнении различных работ. Вехи, как и другие границы на диаграмме, не являются календарными датами. Сдвиг вехи приводит к сдвигу всего проекта. Поэтому диаграмма Ганта не является, строго говоря, графиком работ. И это один из основных её недостатков. Кроме того, диаграмма Ганта не отображает значимости или ресурсоемкости работ, не отображает сущности работ (области действия). Для крупных проектов диаграмма Ганта становится чрезмерно тяжеловесной и теряет всякую наглядность.

     Указанные выше недостатки и ограничения серьёзно ограничивают область применения диаграммы. Тем не менее, в настоящее время  диаграмма Ганта является стандартом де-факто в теории и практике управления проектами, по крайней мере, для отображения Структуры перечня работ по проекту.

     Пример. Приготовление супа состоит из нескольких процессов (Таблица. 1). Некоторые процессы выполняются последовательно, а некоторые параллельно, соответственно каждый процесс имеет время начала, длительность и время конца. Если все процессы отобразить графически, получается диаграмма Ганта (Таблица. 2). 

     Таблица 1.

     Ингредиенты для приготовления супа и время  приготовления

 

     Таблица 2.

     Ингредиенты для приготовления супа, время  приготовления и диаграмма Ганта 

 

     Выполнение  намеченных целей и планов надо обеспечить необходимыми средствами, создать условия эффективности деятельности, организовать сам процесс деятельности. Это и есть самоорганизация.Первая задача в самоорганизации — это организация экономного, рационального использования времени.

     Время — это самая дефицитная вещь в  любой работе, особенно в учении. Как часто вы не получаете нужного результата, не достигаете цели из-за нехватки времени! Время необратимо, его нельзя накопить, купить, передать, оно расходуется безвозвратно.

     Надо  уметь контролировать время, отведённое на работу и отдых, мысленно научиться давать себе «звонки». Это поможет выработать у себя чувство времени. Человек, обладающий таким чувством, всегда знает, который час, всегда рассчитывает своё время и потому всё успевает, никуда не опаздывает.

     Основа  организации рационального использования времени — режим дня. К нему привязывается выполнение различных дел, заданий, работ.

     Первый шаг, который надо сделать для повышения эффективности использования рабочего времени, — это провести инвентаризацию обычных временных затрат, анализ использования и потери времени.

     Второй шаг — спланировать день во времени (расходы времени па отдельные мероприятия); при этом подумайте:

• Какие из всех дел самые важные? И почему именно эти дела?
• Какие из этих дел вы обязательно должны (и хотите) сделать?
• Какие дела менее важны и почему?
• Какие будут последствия, если вы не сделаете определённых дел?

     И третий шаг — это выполнить свой план. Здесь вам могут помочь следующие рекомендации.

     Правила организации умственной деятельности во времени:

• Работайте в одно и то же время при одних и тех же условиях (должна сохраняться привычка последовательности действий, что способствует высокой умственной работоспособности).
• Привычка к точному часу — это привычка к точному требованию к себе (А.С. Макароко).
• Чередуйте умственную и физическую работу, труд и отдых.
• Входите в работу постепенно. Сначала выполняйте работу средней трудности, через 20-30 минут принимайтесь за выполнение сложной работы и заканчивайте лёгкой.
• Учитывайте в своей работе ваш индивидуальный биологический ритм: кто вы — «жаворонок», «сова» или «аритмик»? Определите свой тип и используйте для интенсивной умственной работы.
• Работу на запоминание выполняйте вечером, после выполнения всех умственных дел. На следующий день текст лучше повторить.
• После обеда отдохните. Получасовой сои почти вдвое увеличит продуктивность интеллекта.
• «Всему своё время», — говорит пословица.

 

Находите  время для работы, это - условие успеха.

Находите  время для размышлений, это —  источник силы. Находите время для  игры, это — секрет молодости.

Находите  время для чтения, это — основа знаний.

Находите время для дружбы, это — условие счастья.

Находите  время для мечты, это — путь к звёздам.

Находите  время для любви, это — жизнь, исполненная радости. Находите время  для веселья, это — музыка души.

 

     Контрольные вопросы для допуска  к занятию:

 

1. Понятие «Самоменеджмент»
2. Правила самоорганизации,  time-менеджмент,
3. Планирование и организация работы менеджера,

 
 

     Работа  в кабинете

 

     Ход работы:

     1. Самостоятельно ознакомьтесь с  теоретическим материалом, усвойте  правила составления ленточной диаграммы Ганта;

     2. Прочитать составляющие дня менеджера (исходные данные), предложенные преподавателем, и расположите их в логической хронологической последовательности;

     3. Обсудите свою версию в группе;

     4. Составьте ленточную диаграмму Ганта (обратите внимание – все элементы и задания дня оказались учтены);

     5. Подсчитайте количество дней, которое потребуется для выполнения задания. Успеет ли фирма уложиться в срок?

     6. Ответьте письменно на контрольные  вопросы;

     7. Напишите вывод по проделанной  работе и оформите отчет.

 
 

Упражнение «Памятник к 9 мая»

 

   Для выполнения заказа по установке памятника  фирме потребуется:

 

1. Нарисовать  эскиз памятника – 3 дня;
2. Составить смету на памятник – 2 дня;
3. Выбрать с клиентом ограду из альбома типовых проектов, определить цену ограды – 1 день;
4. Собрать вместе все документы для подписания договора – 0 дней;
5. Подписать договор с заказчиком – 1 день;
6. Изготовить комплект элементов ограждения (работа по металлу) – 10 дней;
7. Изготовить памятник (из камня) – 7 дней;
8. Сделать фундамент под памятник – 3 дня;
9. Установить памятник – 1 день;
10. Установить ограду вокруг памятника – 2 дня.

 

     Специалисты работают без выходных.

     Памятник  должен быть открыт к 9 мая. Сегодня 24 апреля.

 
 

     Контрольные вопросы:

1. Сколько времени потребуется на всю работу?
2. Когда необходимо начать работу над проектом?
3. Когда последний срок подписания договора?
4. Если нужно будет уменьшить срок выполнения проекта, на какие работы нужно обратить внимание?
5. По каким работам есть запас времени? Сколько?

 

     Содержание  отчета

 

     В тетради для практических занятий необходимо:

• указать наименование занятия и его номер,
• цель занятия,
• отразить ход выполнения работы,
• ответить письменно на контрольные вопросы,
• сделать вывод по работе.

 

     Литература:

1. Драчева Е.Л. Юликов Л.И. Менеджмент: Учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. М.: Академия, 2009.
2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебник. М.: МТУ, 1995.