Экономика и социология труда

 

2.2. Осуществление  контроля за соблюдением инструкций  по эксплуатации;

2.3. Обеспечение  Заказчика расходными материалами  для печатающих устройств;

2.4. Разработка  планов и графиков работы, технического  обслуживания и ремонта устройств ПЭВМ и согласование их с Заказчиком;

2.5. Составление  заявки на оборудование и запасные  части, техническую документацию;

2.6. Внедрение  новых методов организации ремонта  и обслуживания с применением  современной диагностической аппаратуры и проверочных стендов;

2.7. Изучение  возможности подключения дополнительных  внешних устройств к ПЭВМ с  целью расширения технических  возможностей.

 

 

3. ПОРЯДОК ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СТОРОН.

3.1. Для  оперативного решения возникающих  вопросов и связи с отделом  ремонта в каждом подразделение назначается ответственный за эксплуатацию средств ВТ.

3.2. Представитель  отдела ремонта проверяет работу  вышеуказанного оборудования и  производит регламентные работы  по плану-графику с периодичностью  и в сроки, согласованные сторонами. Продолжительность регламентных работ (текущих, недельных, месячных, полугодовых) зависит от технического состояния оборудования и может уточняться в процессе эксплуатации.

3.3. Все  виды работ, проводимых Исполнителем, в обязательном порядке фиксируются в журнале учета с указанием объема выполненных работ, сроков, возможных замен и росписью ответственного представителя Заказчика.

3.4. В  случае возникновения неисправности  или неполадок в работе ПЭВМ  ответственный за эксплуатацию  вычислительной техники представитель Заказчика подает в отдел ремонта заявку по телефону на ремонт с краткой характеристикой неисправности. Исполнитель обязан прислать специалистов по ремонту ПЭВМ не позже следующих суток после получения заявки и дать заключение о состоянии техники.

3.5. Простейшие  неисправности устраняются на  месте Заказчика. Если неисправность  оборудования не удается устранить  оперативно, то ПЭВМ подлежит  транспортировке в стационарную  мастерскую отдела ремонта, о  чем Заказчик ставится в известность  и составляется сохранная расписка.

3.6. Сроки  окончания работ по ремонту  и наладке оборудования согласуются  с Заказчиком с учетом реального  объема работ и загруженности  Исполнителя.

3.7. В  случае, если по каким-либо причинам  ремонт ПЭВМ не может быть  произведен силами Исполнителя, для устранения неисправности подыскивается сторонняя организация, с которой заключается соответствующий договор на проведение ремонта.

3.8. По  завершении ремонтных и наладочных  работ Исполнитель предъявляет  Заказчику его оборудование с  выполнением тестовой проверки. Заказчик принимает отремонтированную технику, о чем производится соответствующая запись в журнале учета работ. В случае мотивированных претензий Заказчика к качеству предъявленных работ Исполнитель устраняет недоработки вне очереди.

 

 

 

 

 

4. ВЗАИМНЫЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА СТОРОН.

4.1. Исполнитель  обязан информировать Заказчика  пользователя ПЭВМ об условиях  нормальной работы средств ВТ  и рекомендует обеспечить эти  условия:

• стабильное энергоснабжение;
• наличие заземления
• постоянство температуры, влажности, кондиционирование воздуха;
• отсутствие шумов и вибраций;
• отсутствие электромагнитных излучений и радиопомех;
• поддержка чистоты в помещении и на рабочих местах;
• отсутствие пыли и загрязнении воздуха (дым и др. примеси);

 

Эксплуатация  ПЭВМ в недопустимых условиях, отсутствие надлежащего присмотра за оборудованием и возникновение вследствие этого частых неисправностей дает право Исполнителю снять с обслуживания ПЭВМ Заказчика.

Исполнитель несет материальную ответственность  за сохранность и комплектацию принятого  к ремонту в мастерской оборудования Заказчика.

 

5. ВОПРОСЫ ФИНАНСИРОВАНИЯ.

5.1. Отдел  ремонта ПЭВМ является структурным  подразделением ООО «САНА», оплата  работ п 2. по техническому обслуживанию ПЭВМ и связанных с ними расходов, оплата вышедших из строя и замененных радиокомпонентов, плат, блоков, узлов (НГМД, НГМЛ, БП, мониторов и вентиляторов) и прочих покупных изделий в результате выполненного ремонта производится из средств ООО «САНА», с учетом реальных цен и расходов Исполнителя.

 

6. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ.

6.1. Транспортировка  ПЭВМ с территории Заказчика  к месту стационарной мастерской  Исполнителя и обратно производится  по договоренности сторон.

6.2. Для  контроля качества ремонтных работ и учета произведенных замен устройств не реже 1 раза в полугодие назначается экспертная комиссия из числа специалистов в области эксплуатации ПЭВМ.

 

Директор  ООО «САНА»                   _______________       В.В. Иванов

 

Начальник отдела ремонта ПЭВМ   _______________       С. П. Семенов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2.

«УТВЕРЖДАЮ»

Директор  ООО  « САНА »

_________   В. В. Иванов

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь–референт  относится к категории специалистов, принимаемых и увольняемых директором организации.

1.2. Основной  задачей секретаря–референта является  организация и совершенствование  документационного обеспечения  управленческой деятельности организации.

1.3. Секретарь–референт  непосредственно подчиняется директору организации.

1.4. В  своей деятельности секретарь–референт  руководствуется:

– законодательными актами государства Украины;

– Уставом  организации;

– Положением о службе документационного обеспечения;

– Положением о персонале организации;

– приказами (указаниями) руководства организации;

– нормативно–методическими материалами в области документационного  обеспечения управления;

– настоящей  должностной инструкцией.

1.5. На  должность секретаря–референта  назначается лицо с высшим  образованием или со средним специальным образованием и стажем работы по специальности в коммерческих структурах не менее одного года.

1.6 Секретарь–референт  должен владеть вопросами:

– перспектив развития организации, ее финансово–хозяйственной  деятельности, основных технологических процессов;

– организации  работы с документами в фирме, составления установленной отчетности и документации;

– культуры труда и служебной этики;

– применение средств вычислительной и организационной  техники;

– охраны труда и техники безопасности.

1.7. На время отсутствия секретаря–референта (нахождение в отпуске, командировке, в случае болезни или по другим причинам) установленные Должностной инструкцией обязанности возлагаются на офис-менеджера в соответствии с распределением обязанностей между сотрудниками организации.

 

2. ФУНКЦИИ

2.1. Руководство  секретариатом

2.2. Информационно–справочное  обслуживание по документам организации.

2.3. Обеспечение  документирования совещательных  органов организации.

2.4. Оперативное  обслуживание руководства организации.

2.5. Ведение  делопроизводства и его совершенствование.

 

 

 

 

 

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь–референт  должен:

3.1. Определять  порядок работы с документами  в фирме, разрабатывать сводную  номенклатуру дел.

3.2. Организовывать  по поручению руководства организации подготовку проектов документов, обеспечивать их оформление и выпуск.

3.3. Организовывать  и обеспечивать документационное  и организационно–техническое обслуживание  работы совещательных органов  организации.

3.4. Обеспечивать  прием, регистрацию, учет, поиск и хранение документов организации.

3.5. Контролировать  выполнение заданий руководства  организации по документам, обеспечивающим  основную деятельность организации.

3.6. Обеспечивать  единый порядок отбора, учета,  сохранности, обработки и использования документов, образующихся в деятельности организации для передачи дел на хранение.

3.7. Совершенствовать  формы и методы работы с  документами в фирме, ее функциональных  службах на основе применения  организационной и вычислительной  техники.

3.8. Организовывать обучение работников организации по вопросам совершенствования документационного обеспечения ее основной деятельности.

3.9. Контролировать  качество подготовки, правильность  составления, согласования и утверждения  документов, представляемых на подпись руководству организации.

3.10. Вести  прием посетителей.

 

 

 

4. ПРАВА

Секретарь–референт  имеет право:

4.1. Требовать  выполнения установленных правил  работы с документами в функциональных  службах организации.

4.2. Привлекать  специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручениям руководства организации.

4.3. Давать  рекомендации по сокращению промежуточной  документации и оптимизации работы  с документами в фирме.

4.4. Подписывать  и визировать документы в пределах  своей компетенции.

4.5. Возвращать исполнителям документы и требовать их соответствующей доработки в случае некачественного их исполнения.

4.6. Давать  рекомендации функциональным службам  по вопросам внедрения новых  информационных технологий.

4.7. Разрабатывать  и подписывать Положение о секретариате и должностные инструкции секретариата.

4.8. Запрашивать  от функциональных служб необходимые  материалы, а также объяснения  о причинах задержки выполнения  отдельных заданий и поручений  руководства организации.

4.9 Требовать  от руководства организации создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов организации.

 

 

 

 

 

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

На  секретаря–референта возлагается  ответственность за:

5.1. Не  обеспечение установленного порядка  работы с документами в фирме.

5.2. Невыполнение  указаний и поручений руководства  организации, плана работ и  несоблюдение условий труда работников  находящихся в его подчинении.

5.3. Нечеткое  и несвоевременное выполнение  должностных обязанностей, предусмотренных  настоящей инструкцией.

5.4. Несоблюдение  трудовой и производственной  дисциплины.

 

6. СЛУЖЕБНЫЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

Секретарь–референт  в процессе своей работы взаимодействует  с:

6.1. Руководителями  функциональных служб организации  — по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, работы совещательных органов, подготовки и представления необходимых руководству организации материалов.

б.2. Службой  кадров — по вопросам расстановки  кадров, повышения квалификации сотрудников  в области работы с документами.

б.3. Службами хозяйственного и технического обслуживания организации — по вопросам обеспечения  средствами организационной и вычислительной техник, бланками, бумагой, канцелярскими  принадлежностями.

6.4. С другими коммерческими и  государственными структурами по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования документов.

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Качественно новый уровень развития экономики не может быть достигнут  без эффективного использования персонала предприятий и фирм всех форм собственности.

Кадровый менеджмент становится одним  из важнейших факторов выживания  предприятий в условиях рыночных отношений. Порой минимальные вложения и максимальное использование "человеческих ресурсов" позволяют предприятию выиграть в конкурентной борьбе.

Центры управления персоналом необходимы на каждом более или менее крупном  предприятии, а роль руководителя этой службы возрастает. Он становится одним  из основных руководителей современного предприятия или фирмы.