Календарное планирование в управлении проектами

Календарное планирование в управлении проектами – это ключевой и важный процесс, результатом которого является утвержденный руководством  компании календарный план проекта (часто его называют еще планом-графиком, календарным графиком, планом управления проектом). Цель календарного планирования – получить точное и полное расписание проекта с учетом работ, их длительностей, необходимых ресурсов, которое служит основой для исполнения проекта.

Календарное планирование включает в себя:

• планирование содержания (scope) проекта и построение СДР - структурной декомпозиции работ, или WBS (Work Breakdown Structure);
• определение последовательности работ и построение сетевого графика;
• планирование сроков, длительностей и логических связей работ и построение диаграммы Ганта;
• определение потребности в ресурсах (люди, машины и механизмы, материалы и т.д.) и составление ресурсного плана проекта;
• расчет затрат и трудозатрат по проекту.

Рис. 1. Алгоритм планирования проекта

Составление календарного плана-графика проекта включает в себя несколько аспектов. Мы должны спланировать сроки и длительности работ, определить их последовательность и взаимосвязи, подумать о необходимых  ресурсах, учесть стоимость этих работ  и ресурсов. В дальнейшем, когда  проект перейдет на стадию исполнения, то есть практической реализации запланированных  действий, именно по этому плану-графику  мы отслеживаем ход выполнения работ. И, если что-то в проекте пойдет не так, можно, сверив с первоначальным планом проекта, внести соответствующие  изменения.

Как правило, план-график проекта разрабатывается менеджером проекта с привлечением людей, которые являются экспертами в той или иной области.  Например, содержание строительных работ лучше всего знает специалист по строительству; а мероприятия по продвижению продукта, скорее всего, спланирует маркетолог. В результате мы получаем полный перечень работ, структурированный по иерархическому признаку, то есть структурную декомпозицию работ (СДР).

Следующий шаг по созданию календарного плана проекта  – это определение длительностей  работ и их взаимосвязей. Например, какие-то работы в нашем списке могут  выполняться строго последовательно, а какие-то – параллельно друг с другом во времени. Для того чтобы  «увязать» сроки работ по проекту, их продолжительность и зависимости, сегодня во всем мире менеджеры проектов используют простой и вместе с  тем полезный инструмент календарного планирования – диаграмму Ганта (иногда пишется «диаграмма Гантта»). Диаграмма Ганта – это наглядное представление календарного плана-графика проекта, в котором слева расположен иерархический перечень всех работ проекта (СДР), и справа – календарь с конкретными датами. Работы обозначены полосками, связи между работами  - стрелками.  

Рис. 2. Диаграмма Ганта

Кроме составления  перечня работ, календарное планирование включает в себя также создание ресурсной  модели проекта. Нам нужно подумать о том, кто будет выполнять  те или иные работы или этапы работ, какие люди нам для этого нужны, кто является ответственным за результат  работы или этапа. Кроме человеческих ресурсов, в проектах могут потребоваться  расходные материалы, сырье, а также  – использование машин и механизмов, техники, транспорта и т.д. Все это  – ресурсы для проекта, и все  они имеют свою стоимость. Помимо стоимости, ресурсы обладают такими характеристиками, как:

• календарь (например, люди могут работать с 9.00 до 18.00 или по сменам: 12 часов каждая);
• затраты на использование (например, командировочные расходы менеджера проекта);
• максимальная доступность ресурса, измеряемая в процентах (например, менеджер проекта ведет одновременно два проекта, и в каждом из них он может быть занят на половину своего рабочего времени, то есть из максимально доступных 100% - по 50% в каждом проекте).  

Ресурсный план проекта  можно составить в виде таблицы:

Рис. 3. Ресурсный  план проекта

В специализированных программных продуктах, таких, как Microsoft Project  сегодня можно легко и быстро построить диаграмму Ганта, назначить на каждую работу нужные ресурсы, определить сроки и стоимость проекта. На календарном плане-графике наглядно показаны ресурсы и их занятость на той или иной работе.

Рис. 4. Диаграмма  Ганта с назначенными ресурсами

Поскольку стоимость  любого из ресурсов, будь то люди, материалы  или машины, можно измерить в денежном выражении, то при планировании работ  и назначении на них ресурсов автоматически  в программе считается и стоимость тех или иных работ, этапов и в целом проекта. Когда проект переходит в стадию исполнения, менеджер проекта и руководство компании всегда сможет отслеживать ход выполнения, фактически выполненные работы или процент их выполнения, а также фактические затраты по работам, этапам и проекту в целом. Применение программных продуктов дает возможность отслеживать в любое время в оперативном режиме исполнение проекта, вносить изменения при необходимости и принимать управленческие решения. Многие считают, что на планирование не требуется специально выделять время. Однако, как показывает практика, ошибки или небрежности в планировании, могут привести компанию к значительным финансовым (и не только)  потерям. «Сэкономив» на стадии планирования, можно потратить гораздо больше времени, сил и  финансов на постоянном исправлении ошибок, внесении дополнительных работ (не учли ранее!), привлечении дополнительных ресурсов (потому что не успеем!) и т.д. Есть такой афоризм: «Когда мы тратим время на планирование, его становится больше».

Таким образом, календарное  планирование - это итерационный процесс, позволяющий моделировать проект и  получать в итоге оптимальный  вариант календарного плана-графика  проекта с оптимальными сроками. И помните: хорошо спланировано –  наполовину сделано!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2