Контроль, как функция управления

Основанием пирамиды является информационная база процессов принятия управленческих решений, представленная как количественными показателями производственного финансового учета, так и качественными характеристиками внешней и внутренней среды организации. Высота пирамиды зависит от количества уровней иерархической структуры системы планов и отчетов организации, посредством которых осуществляется информационное обеспечение ориентированных на результат процессов управления компанией. Система планов и отчетов, по сути, и составляет предмет контроллинга - внутреннюю область пирамиды.13

 

2.2 Структура службы контроллинга и информационные  потоки на предприятии

 

Законодательство России обязывает каждое предприятие вести бухгалтерский учет. Но для принятия управленческих решений существует объективная необходимость организации в рамках системы контролинга специального управленческого учета, который может быть либо совмещен с финансовым, либо выделен отдельным блоком.

На большинстве российских предприятий система управленческого учета встроена в систему обычного финансового учета.

В современных условиях управленческий учёт в России сильно интегрирован с бухгалтерским, так как в стандартном плане счетов предусмотрены счета для учёта производственных затрат и результатов деятельности.

Система контролинга на предприятии включает в себя не только аналитические показатели и выводы. В системе контролинга присутствует сильная организационная составляющая – люди, которые занимаются контролингом, потоки информации между подразделениями предприятия и от подчинённых – к руководителям.

Служба контролинга входить наряду с бухгалтерией, финансовым отделом, планово экономическим отделом в состав финанасово-экономических служб предприятия. Поскольку основная функция контролинга  на предприятии  - анализ и управление затратами и прибылью, служба контролинга должна иметь возможность получать всю необходимую ей информацию и претворять её в рекомендации для принятия управленческих решений высшими руководителями предприятий.

При создании службы контролинга на предприятии необходимо учитывать следующие основные требования:14

 

1. Служба контролинга должна иметь возможность получать необходимую ей информацию из бухгалтерии, финансового отдела, планово-экономического отдела, службы сбыта и службы материально-технического обеспечения.
2. Служба контролинга должна иметь возможность и полномочия организовывать с помощью других экономических служб сбор дополнительной информации, требуемой ей для анализов и выводов, но не содержащейся в существующих документах финанасово-экономических служб.
3. Служба контролинга должна иметь возможность внедрять новые процедуры сбора аналитической информации на постоянной основе.
4. Служба контролинга должна иметь возможность быстро доводить информацию до сведения высшего руководства предприятия.
5. Служба контролинга должна быть не зависимой от той или иной финанасово-экономических службы.
6. В соответствии с вышеприведёнными требованиями возникают возможные варианты создания службы контролинга и её места в организационной структуре предприятия.

На первом этапе существования служба контролинга представляет собой группу из 3-4 человек, которая выполняет роль аналитической службы. На первоначальном этапе работы службы контролинга нет необходимости привлекать дополнительных сотрудников для сбора информации на уровне цехов предприятия. Таким образом, служба контролинга на предприятии в этот период деятельности представляет собой небольшую группу квалифицированных специалистов, обладающих достаточно большими полномочиями и доступом ко всему объёму экономической информации. Впоследствии служба контролинга может расширить своё влияние и штат.

Место службы контроллинга в организационной структуре предприятия

Поскольку информация, которую готовить служба контролинга, предназначена для заместителя директора по экономике и генерального директора, целесообразно подчинить службу контроллинга напрямую заместителю генерального директора по экономике, которому непосредственно подчинены также главный бухгалтер, начальники финансового  и планово экономического отделов, начальник службы сбыта.

Более того, служба контроллинга ставится в привилегированное положение, поскольку приказом заместителя директора по экономике остальные службы обязуются предоставлять службе контроллинга всю необходимую информацию.  Поэтому не рекомендуется подчинять службу контроллинга начальнику планово-экономического отдела или главному бухгалтеру.

Однако, на практике, если какая-то аналитическая работа на предприятии проводится, то этим занимается планово-экономический отдел. Таким образом,  планово-экономический отдел будет считать деятельность службы контроллинга «вторжением» на его законную территорию. Но это ошибочное мнение, основные обязанности планово-экономического отдела  - это расчёт затрат и финансового результата по цехам, предприятию в целом, видам продукции, именно на это уходит большая часть работы, плановый  отдел  загружен работой и его усилия направлены не на анализ хозяй ственной деятельности предприятия.

В то же время на предприятии должна проводится работа по улучшению экономической деятельности, т.е. должен идти процесс непрерывных улучшений. Однако отслеживать весь этот процесс на практике руководители обычно не могут из-за отсутствия времени, загруженности текущей работой. Для преодоления такой ситуации создаётся служба контроллинга. Принципиальное отличие службы контролинга от других финансово-экономических служб состоит в том, что она решает задачи улучшения экономической работы (стратегические задачи).

Аналитическая работа – это системная работа, и она требует системного подхода, работы на постоянной основе, ответственности за сроки и результаты. Тоже самое относится и к процессу непрерывных улучшений. Поэтому оптимальным вариантом является организация службы контроллинга как отдельного подразделения, равноправного с бухгалтерией, плановым и финансовым отделами.

         Структура службы контролинга.

В службе контроллинга, состоящей из 3-4 сотрудников, у каждого есть свои должностные обязанности, и то же время должен сохранятся командный принцип работы.

Рациональным является следующий состав  службы контроллинга:

1. начальник службы контроллинга;
2. контролёр-куратор цехов;
3. контролёр-специалист по управленческому учёту;
4. контролёр-специалист по информационным системам; 15

   

Начальник службы контроллинга – наиболее квалифицированный специалист с достаточным опытом работы на предприятии, который изнутри знает, как организованы бухгалтерия и плановый отдел на предприятии. Он несёт ответственность за выходящие документы, аналитические расчёты и прогнозы перед заместителем директора по  экономике, а так же перед генеральным директором.

 

Контролер-куратор цехов - квалифицированный специалист, знакомый с организацией работы и проблемами всех цехов на предприятии, понимающий суть работы и технологические аспекты работы каждого цеха.

 

Контролёр-специалист по управленческому учёту – специалист, способный к аналитическому мышлению, владеющий теорией и инструментами контроллинга, обладающий высоким уровнем эрудиции. Основным требованием, предъявляемым к такому специалисту, является теоретическое и практическое знание бухгалтерского учёта на предприятии, знание особенностей и недостатков учёта на данном конкретном предприятии.

 

Контролёр-специалист по информационным системам - квалифицированный специалист из отдела автоматизации, детально знающий документооборот на предприятии и способный поставить задачу автоматизации контролинговой работы. Контролёр-специалист по информационным системам должен решать свою задачу автоматизации в масштабе предприятия и координировать решение своей задачи с задачами автоматизации других служб.

 

Информационные потоки на предприятии в системе контролинга.

 

Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:

• своевременность
• достоверность
• релевантность (существенность)
• полезность
• полнота
• понятность
• регулярность поступления

Система сбора контролинговой информации опирается на существующую систему информационных потоков. Система информационных потоков контроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков предприятия.

Перед службой контроллинга  стоит задача обеспечения оперативного сбора и анализа информации по затратам предприятия в целях управления. Руководители предприятия должны получать информацию, чтобы в случае наметивших в работе предприятия отклонений  успеть предпринять соответствующие меры и скорректировать работу предприятия.

Самая важная  задача службы контроллинга – обеспечение оперативного получения информации о выручке и затратах предприятия. Служба контроллинга может приказать от имени руководства предоставлять данные по затратам с большей частотой. Служба контроллинга  должна договорится с бухгалтерией о вводе данных цехов по затратам, что бы далее служба контроллинга выбирала информацию и обрабатывала её по своим «контроллинговым правилам». Служба контроллинга анализирует данные и группирует их по определённым признакам. Поэтому служба контроллинга не мешает бухгалтерии  и работает с ней в единой команде.16

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Итак, говоря о сущности контроля, необходимо помнить, что контроль – есть фундаментальный элемент процесса управления, в котором существуют три четко различаемых этапах: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. Весь управленческий контроль подразделяется на три вида – предварительный, текущий и итоговый (заключительный).

Говоря о контроле, как о важном элементе в управлении на предприятии, я рассматривала такой термин, как контроллинг. Контроллинг - это, прежде всего управленческая концепция, которая охватывает все сферы деятельности предприятия: финансы и учёт, менеджмент и маркетинг, интегрируя и координируя деятельность различных служб для достижения оперативных и стратегических целей. Он является своеобразным механизмом саморегулирования на предприятии, обеспечивающим обратную взаимосвязь в контуре управления. Контроллинг не подменяет управление, а лишь переводит его на качественно новый уровень. Контроль и контроллинг – это два взаимозаменяемых термина.

Таким образом, можно сделать вывод, что контроль на предприятии это есть одна из главных частей управления. Ведь он не только позволяет выявить проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельности организации.

 

 

 

Список используемой литературы

 

 

1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. Учебник. – М.: Гардарика, 2004. – 528 с.
2. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии. Учеб. Пособие. – М.: Приор, 2002. – 464 с.
3. Драчева Е.Л., Менеджмент: Учеб. пособие – 2-е изд.,  М: Издательский центр «Акаденмия» :Мастерство, 2002 – 288с.
4. Коротков М.И., менеджмент организации / учебник. М: Инфра-М, 2005 – 378с
5. Максимцев М.М., Игнатьева Л.В., Комаров М.А. Курс менеджмента. Учебник. – М.: Инфа – М, 2001. – 343 с.
6. Мескон М.Х., Альберт М.Ю., Хедоури Ф.Н. основы менеджмента/ пер. с англ. – М.: Дело, 2002. – 704 с.
7. Попова Л.В., Исакова Р.Е., Головина Т.А. Контроллинг: Учебное пособие. - М.: Издательство «Дело и сервис», 2003. - 192 с.
8. Румянцева З.П., Саломатин Н.А., Акбердин Р.З. Менеджмент организации. Учеб. Пособие. – М.: Инфа – М, 2003. – 411 с.
9. Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента. Учебник. – М.: Дашков и К., 2007. – 520 с.
10. Суетенков Е.И. Основы менеджмента / учеб. пособие, М: Дело, 2005 – 380с.
11. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия. Учеб. Пособие. – 3-е изд. – М.: Дело.2000. – 272 с.
12. http://formug.narod.ru/kontrolling.ru «Контроллинг и его концепция»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Коротков М.И., менеджмент организации / учебник. М: Инфра-М, 2005 – 214с

 

2 Драчева Е.Л., Менеджмент: Учеб. пособие – 2-е изд.,  М: Издательский центр «Акаденмия» :Мастерство, 2002 – 220с.

 

3 Румянцева З.П., Саломатин Н.А., Акбердин Р.З. Менеджмент организации. Учеб. Пособие. – М.: Инфа – М, 2003. – 329 с.

 

4 Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента. Учебник. – М.: Дашков и К., 2007. – 225 с.

 

5 Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента. Учебник. – М.: Дашков и К., 2007. – 227с.

 

6 Суетенков Е.И. Основы менеджмента / учеб. пособие, М: Дело, 2005 – 263с.

 

7 Максимцев М.М., Игнатьева Л.В., Комаров М.А. Курс менеджмента. Учебник. – М.: Инфа – М, 2001. – 285 с.

 

8 Драчева Е.Л., Менеджмент: Учеб. пособие – 2-е изд.,  М: Издательский центр «Акаденмия» :Мастерство, 2002 – 160с.

 

9 Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. Учебник. – М.: Гардарика, 2004. – 317 с.

 

10 Румянцева З.П., Саломатин Н.А., Акбердин Р.З. Менеджмент организации. Учеб. Пособие. – М.: Инфа – М, 2003. – 249 с.

 

11 Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия. Учеб. Пособие. – 3-е изд. – М.: Дело.2000. – 184 с.

 

12 http://formug.narod.ru/kontrolling.ru «Контроллинг и его концепция»

 

13 http://formug.narod.ru/kontrolling.ru «Контроллинг и его концепция»

 

14 Попова Л.В., Исакова Р.Е., Головина Т.А. Контроллинг: Учебное пособие. - М.: Издательство «Дело и сервис», 2003. - 59 с.

 

15 Попова Л.В., Исакова Р.Е., Головина Т.А. Контроллинг: Учебное пособие. - М.: Издательство «Дело и сервис», 2003. - 80 с.

 

16 Мескон М.Х., Альберт М.Ю., Хедоури Ф.Н. основы менеджмента/ пер. с англ. – М.: Дело, 2002. – 576 с.