Контрольная работа по «Организации делопроизводства и персональный менеджмент»

Федеральное агентство  по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО  ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Факультет менеджмента  и маркетинга

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Организация делопроизводства и персональный менеджмент»

 

Вариант №17

 

 

 

 

 

                                                                        Выполнил: Д.Е.Солянник        

                                                                        Студент:             4 курса

                                                                       Специальность:   менеджмент

                                                                        № з/к: 10ммд46235                 

 

                                           

                                                                        Преподаватель:

                                                                        Курзюкова Ф.В.,кэн,доцент

                                                                                                  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г.Новороссийск

2013год.

 

 

                                                 Содержание

 

1. Организация пресс-конференций; участие в выставках, ярмарках. . . . . . . .3

2. Классификация управленческих документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

3. Составьте образец гарантийного письма. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Список использованных источников. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация пресс-конференций; участие в выставках, ярмарках

Пресс-конференция —  мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно  значимая новость, и организация  или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.

Назначение пресс-конференций - способствовать адресному распространению  информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ.

Наиболее оптимальное  время проведения пресс-конференции  — с 11.00 до 16.00.

Время проведения пресс-конференции  обычно от 30 минут до 3 часов в  зависимости от темы и количества журналистов.

Комментированность предлагаемой информации достигается, во-первых, приглашением признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, а во-вторых, самим регламентом пресс-конференции, предусматривающим уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, фотографиями, текстами речей и выступлений.

Подготовительные мероприятия пресс-центра предусматривают согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов. День и время проведения встречи с журналистами должны учитывать существующий график выпуска в свет большинства газет. Приглашения рассылаются по редакциям заранее. Если в нем будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль. (Кстати, если коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.)

Аккредитация (время  и место) объявляется также  в  приглашении. Информационный пакет документов (пресс-кит) готовится заранее; на подготовительном этапе определяется перечень документов, подбор их в папки.

Сценарий пресс-конференции   содержит перечисление   всех   событий будущей  пресс-конференции  с  указанием   исполнителей  и   времени (в минутах!), отводимого на каждую из этих частей единого мероприятия:

-   открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции;

-   вступительное слово ведущего;

-   выступления (информационные сообщения);

-   вопросы и ответы;

-   закрытие;

-  неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.

Репетиция всех участников будущей  пресс-конференции необходима для  новичков, впервые выходящих на встречу  с журналистами. При этом выбирается режим освещения площадки, готовность средств связи, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и пр. Выступления на пресс-конференции готовятся заранее; они или просто зачитываются, или произносятся в режиме импровизации по выученному наизусть тексту. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции.

Одной из форм связи с общественностью, дающей возможность распространять информацию о фирме, представлять свои товары (услуги), является участие в выставке, ярмарке. Торговые ярмарки (выставки) позволяют одновременно распространять и получать новейшую экономическую, техническую и коммерческую информацию. Участвуя в ярмарке (выставке), предприятия с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют товары (услуги) одной или нескольких отраслей, а посетитель составляет впечатление о перспективах деятельности этих предприятий. Торговые ярмарки способствуют обмену информацией и заключению торговых соглашений. Информация распространяется путем показа рекламных каталогов, видеофильмов, образцов новых моделей и т.п. Торговые ярмарки (выставки) экономят время покупателей и продавцов при знакомстве с экспонатами, предоставляют неограниченные возможности личного отбора товаров и непосредственного заключения контрактов.

Для того чтобы участие в ярмарке (выставке) принесло ощутимый эффект, необходимо хорошо подготовиться к ее проведению. Для этого следует выяснить: масштабы ярмарки (выставки); какие фирмы представляют свою продукцию; регламент выставки или ярмарки (открытие, демонстрация, пресс-конференции, презентации, финал); какие экспонаты (товары и услуги) и в каком количестве будут демонстрироваться, каковы затраты на их подготовку и установку. Демонстрация технических усовершенствований должна проводиться на технически оснащенной и эстетически оформленной продукции. Служба ПР должна определить, какие виды связи с СМИ являются наиболее целесообразными с точки зрения пропаганды имиджа фирмы.

Специалисты, принимающие участие  в работе ярмарки (выставки), должны быть хорошо подготовлены в профессиональном отношении и знать правила  делового общения. Успех контактов  с посетителями возможен при наличии деликатного подхода, теплого приема, безупречного обхождения и профессионального обслуживания. Целесообразно иметь переводчика, владеющего несколькими иностранными языками.

Деятельность служб ПР на ярмарках (выставках) включает следующие мероприятия:

- изготовление различных рекламных  материалов, которые придают стенду  индивидуальность (световые сигналы,  диаграммы);

- бесплатная раздача мелких  сувениров с фирменными знаками  отличия (брелки, значки, рекламные  пакеты и т.п.);

- раздача образцов товаров для их рекламного позиционирования;

- организация различных специальных  мероприятий: шоу, дегустации, конкурсов  для привлечения посетителей;

- участие в шоу, презентациях, пресс-конференциях, проводимых по  инициативе администрации ярмарки  (выставки);

- пропагандирование достижений  фирмы за счет организации  интервью, демонстрации видеофильмов, слайдов с одновременным проведением  коктейлей для журналистов, клиентов;

- обеспечение персонала стенда  фирменной одеждой;

- постоянный анализ  эффективности коммуникаций путем просмотра писем с выражением благодарности, телеграмм, факсов, телексов, а также оценку деловых контактов с авторитетными покупателями, организациями, журналистами, которые были приглашены, но не смогли посетить ярмарку (выставку).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Классификация управленческих документов

Классификация управленческой документации - распределение всей управленческой документации на группы в зависимости от ее функционального  назначения.

Разновидности документов по функциям и задачам управления включены в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК, 011-93, введенный Госстандартом Российской Федерации. К организационно-распорядительным документам относятся:

- организационные документы (положение о совете директоров акционерного общества, положение о службе (отделе) управления, должностные инструкции работников подразделений организации, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание);

- распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения совета директоров, и указания - распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности организации; приказы, распоряжения по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.);

- информационно-справочные документы (протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.).

К документам по персоналу  относятся: трудовые книжки, справки  с места работы, типовой трудовой договор (контракт), характеристики или  рекомендательные письма, резюме, автобиографии  и др. Из учетных документов следует выделить заявление о приеме на работу, личную карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней и т.д. Плановой документацией являются плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п. Отчетно-статистическая документация составляется по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.д. К информационно-справочным документам относятся: протокол, письмо, гарантийное письмо, факс, претензия и др. К управленческой документации относятся документы по организации защиты коммерческой тайны: перечень сведений, памятка работнику, обязательство о неразглашении тайны; договоры о материальной ответственности; исковые заявления.

В организациях, на предприятиях и фирмах функционирует множество  документов, которые классифицируются на шесть групп:

- по средствам фиксации — на письменные (рукописные, машинописные и изданные типографским способом); графические (чертежи, схемы, планы, графики, рисунки и т.д.); фотокинодокументы; фонодокументы (фонограммы);

- по видам деятельности  — на организационные, распорядительные, плановые, отчетно-статистические, финансовые, бухгалтерские, расчетно-денежные, по материально-техническому снабжению и сбыту, внешней торговле и т.д.;

- по месту составления  — на внутренние (составленные  работниками данного предприятия)  и внешние (поступающие от других предприятий и лиц);

- по форме — на  индивидуальные и типовые;

- по срокам исполнения  — на срочные (требующие исполнения  в срок, установленный законом,  инструкцией, приказом) и несрочные  (для которых срок исполнения  не установлен);

- по происхождению  — на служебные (затрагивающие  интересы предприятия, подразделения,  группы работников) и личные (касающиеся  конкретного лица).

 

3. Составьте образец гарантийного письма

Гарантийное письмо предназначено  для предоставления адресату письменных гарантий с подтверждением обещаний или условий, намерений или действий отправителя, так или иначе связанных с интересами адресата.

Гарантийное письмо может  быть адресовано организации или  физическому лицу. Само слово "гарантия" может не фигурировать в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантии. В гарантийном письме гарантироваться могут, например, оплата за выполненную работу, сроки ее выполнения работ, качество выполнения работ, качество поставляемого товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Чаще всего такие гарантии требуются, если одна из сторон не уверена в том, что определенные договоренности будут выполнены.  Эти пункты могут составить содержание всего письма или быть его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера, т.е договорам и дополнительным соглашениям.

Чаще всего гарантийные  письма предоставляются для подтверждения  факта оплаты. В этом случае обязательным является указание ссылки на номера договора или счета, согласно которым должна быть произведена оплата. В тоже время гарантийное письмо может быть документом и для третьих лиц. Например при регистрации юридического лица, достаточно гарантийного письма на предоставление юридического адреса, так как заключение договора аренды офиса не возможно. Так же гарантийное письмо может быть принято и банком, как обеспечение кредита. Письмо в этом случае будет подтверждением того, что адресат получит необходимую сумму для его погашения.

Гарантийное письмо отличает ясность, точность и однозначность  формулировок - поскольку в нем  идет речь о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению  организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, а иногда и полная процедура, которая будет произведена.