- Корпоративная система управления
проектами
- Сущность корпоративной системы
управления проектами
- Этапы и проблемы внедрения
корпоративной системы управления проектами
- Ключевые факторы успеха и рекомендации
по внедрению системы
- Сущность корпоративной
системы управления проектом
На сегодняшний день термин
«управление проектами» довольно часто
встречается в российском предпринимательстве.
С каждым годом система и методология
управления проектами все больше расширяется
и совершенствуется, тесно взаимодействуя
с современными информационными технологиями.
Чтобы более точно представлять, что же
такое корпоративная система управления
проектом, необходимо ознакомиться с таким
термином как «управление проектом в организации».
Итак, управление проектом в
организации представляет собой определенный
подход к реализации проекта, процесс
создания продукта проекта и эффективная
деятельность , направленная на достижение
четко поставленных целей, осуществляемая
надежной организованной командой.
Процесс управления
проектом предполагает четкое разделение
ролей между участниками проекта. Обычно,
выделяют роли заказчика и исполнителя
(и иногда инвестора или спонсора проекта).
Система управления
проектом – это система поддержка принятия
решений, основанная на использовании
определенных методов и технологий управления
проектами.
Система управления
проектом состоит из 3х основополагающих
элементов:
- Регламентирующая
документация;
- Обученный персонал;
- Информационная система
управления проектами.
Основные задачи данной
системы управления проектами:
1. Обеспечение выбора и инициации проектов;
2. Создание портфеля проектов организации;
3. Поддержка планирования проектов (распределение
времени и имеющихся ресурсов);
4. Поддержка принятия решений по реализации
проектов организации;
5. Контроль за реализацией проекта организации;
6. Контроль за использованием всех имеющихся
ресурсов (человеческих, информационных,
финансовых);
7. Анализ эффективности
реализации проекта организации.
Для увеличения числа
успешных проектов и повышения эффективности
проектной деятельности организации используют
корпоративную систему управления проектами
(КСУП).
Корпоративная система
управления проектами (КСУП) - совокупность инструментов,
методик, операций, методологий и ресурсов,
которые используются для управления
проектом какой либо организации (компании),
подключая использование различных информационных
техник и технологий для достижения определенных
в проекте результатов по составу и объему
работ, стоимости, времени и качеству.
КСУП - это особый механизм в организации,
который обеспечивает принятие необходимых
эффективных решений в рамках самого проекта
организации.
КСУП предполагает обеспечение взаимодействия
субъектов с объектами управления с помощью
процессов управления, определяя в регламентной
базе КСУП роли относительно организационной
структуре.
Субъектами управления в корпоративной
системе управления проектами являются
участники самого проекта, которые принимают
активное участие в создании и принятии
управленческих решений, а объектом управления
КСУП является непосредственно проект,
его элементы и характеристики. Также,
процессы управления проектом рассматриваются
в двух категориях: по функциям управления
проектом и по фазам жизненного цикла
проекта(концепция, разработка, реализация,
завершение).
Функции управления проектом:
- управление содержанием и объёмами
работ;
- управление временем, его рациональное
распределение;
- управление закупками и поставками;
- управление человеческими ресурсами
(УЧР);
- управление рисками;
- управление информационными ресурсами
и коммуникациями.
КСУП основывается на одной из базовых
методологий управления проектами и включает
в себя следующие элементы:
· собственная методология, в зависимости
от специфики и особенности организации;
· бизнес-процессы;
· регламентную базу;
· организационную структуру и роли;
· ИТ-составляющую (программное обеспечение).
- Этапы, особенности и проблемы внедрения корпоративной системы управления проектами
Внедрение КСУП предполагает
повышение качества реализуемого проекта
и наиболее точное достижение поставленных
целей организации, координирует и рационально
распределяет роли в проектном менеджменте.
Разработка и внедрение КСУП
это комплекс последовательных процедур,
так называемый проект внутри персонала,
требующий четкой стратегии и тактики
воплощения.
К особенностям внедрения системы
можно отнести :
- Повышение формальности в подготовке
и принятии управленческих решений, которые
налагают дополнительные требования по
квалификации и степени ответственности
работников, в следствие чего происходит большая зависимость от человеческих ресурсов;
- Сложность постановки и согласования
конкретных целей и требованиям к конечному
«продукту» и критериям успеха проекта,
изменение или уточнение требований к
результатам в процессе проектной деятельности;
- Возможность появления конфликтных
ситуаций между отдельными подразделениями
и руководителями, что в последствии может вызвать необходимость проведения организационных поправок и изменений;
Чаще всего для внедрения КСУП
предприятие обращается за помощью к специализированным
организациям, так называемым консалтинговым
компаниям. Имея определенную базу знаний
и навыков, они помогают качественно разработать
и внедрить данную систему управления.
Для успеха внедрения КСУП в
организации особую важность приобретают
задачи разработки адекватной общей стратегии
реализации, с выделением ключевых фаз
и промежуточных результатов. Стратегии
реализации такого рода проектов различны
в зависимости от специфики самих проектов
организации (предприятия), от текущего
состояния развития бизнеса и, безусловно,
готовности организации к внедрению КСУП.
Прежде чем разработать стратегию, необходимо
выявить предпосылки и задачи внедрения,
выбрать особо значимые цели с учетом
рисков и границ.
Чаще всего риски подобных проектов
(так называемые, типовые риски) связаны
как с организационными ошибками (выбором
тактики, подбором и вовлечением персонала),
так и с человеческим фактором (недостаточной
мотивацией, низким уровнем квалификации
работников, невозможностью ввести их
в курс дела).
Ошибки, способные повлечь за
собой риски:
- Ошибки целеполагания и определения проекта, отсутствие комплексного подхода к стратегии внедрения;
- Ошибочные ожидания участников
проекта;
- Отсутствие необходимой поддержки
проекта со стороны его ключевых участников;
- Недостаточность мотивации
и квалификации персонала;
- Ошибки при формировании команды
участников проекта.
При внедрении КСУП все эти
ошибки следует выявить и по возможности
исправить.
Для осуществления проекта
по внедрению КСУП рациональным действием
и предопределением проблем будет разбить
проектную деятельность на конкретные
этапы.
Внедрение КСУП включает в себя
несколько этапов:
Этап 1. Изучение состояния
дел и определение уровня готовности организации
к постановке КСУП
Этап 2. Формирование методологии
КСУП
Этап 3. Формирование Проектного
офиса – определение ролей и регламента
работы
Этап 4. Обучение персонала и проведение "пилотного
проекта"
Этап 5. Внедрение КСУП в масштабе
организации
Для более ясного понимания,
кратко разберем каждый этап внедрения
КСУП.
Первый этап включает в себя
изучение и диагностику данной организации,
которая позволит выяснить:
- виды проектов и система
управления проектами в организации
- какой проект предстоит
разработать
- каков его жизненный
цикл
- проблемы, которые могут
возникнуть в текущей проектной
деятельности предприятия и пути
их решения.
Также, в первом этапе
мы выясняем, кто является участниками
проектной деятельности и срок
построения КСУП.
После диагностики предприятия
будут известны готовность, условия и
возможности данного предприятия, а также
будут выявлены цели, ориентировочная
методология и сроки внедрения проекта.
Второй этап по внедрению КСУП
заключается в разработке методологии
КСУП. Нам данном этапе разрабатывается
методическая база КСУП, которая в
последствии будет зафиксирована в соответствующих
документах (стандартах, регламентах,
положениях и др.). Определяются проектные
роли предприятия, полномочия и ответственность
каждого участника проектной деятельности.
Разрабатываются методики выполнения
задач по образцу, которые обычно выполняются
в проектах и шаблоны документов и отчетов.
Например, составление расписания
проекта и распределение бюджета, а также
контроль над исполнением и т.д.
На третьем этапе создается
Проектный офис. Проектный офис – это
такой центр управления проектами. Его
основными функциями является выстраивание
процессов управления проектами, описание
этих процессов, стандартизация этих процессов,
оптимизация этих процессов и последующая
автоматизация этих процессов, после чего
сопровождение и перманентная доработка
процессов управления проектами в соответствии
с внешними и внутренними изменениями
архитектуры бизнес-процессов компании.
Следующий, четвертый этап предполагает
обучение персонала предприятия навыкам
и умениям эффективной работы в проектной
деятельности, в рамках КСУП. Создается
и реализуется план обучения для различных
категорий сотрудников. Обязательным
условием данного этапа является сплочение
команды, формирование единой мысли. Наряду
с этим, постепенно разрабатываются и
воплощаются в жизнь первые проекты, которые
впоследствии дорабатываются, согласно
сформированной методологии.
Параллельно с обучением, персонал
психологически подготавливается ко внедрению
КСУП (получают практический опыт функционирования
данной системы на проведенном «пилотном»
проекте), что также немаловажно.
И, наконец, последний этап -
это само внедрение КСУП внутри организации.
Начинают применяться разработанные ранее
методы управления проектом. КСУП функционирует
по всему предприятию и совершенствуется
относительно целей и требований компании
и рынка. Если предприятие прибегало за
помощью к специалистам по данному
типу работ (посредникам), то после осуществления
всех перечисленных этапов, предприятие
далее самостоятельно без помощи консультантов
использует методы проектного управленияв
своей деятельности. Итог проведенной
работы - КСУП функционирует и приносит
результаты. Успех внедрения КСУП напрямую
зависит от поддержки руководства.
Проблемы внедрения
корпоративной системы управления проектами.
Проблемы разделим на 2 категории:
С точки зрения результатов:
Недостижение или неполное достижение целей проектов
Незапланированные затраты, выход за намеченные ранее сроки
С точки зрения внутренней организации
В зависимости от личности и настроения управления проекта, результаты разнообразны