Нормативная база делопроизводства

                                          Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ

Нормативно-методическая база делопроизводства

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации
2. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления правительства РФ
3. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти

1. Нормативные правовые акты

2. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)

4. Государственные стандарты на документы

5. Унифицированные системы документации

VI. Общероссийские  классификаторы технико-экономической  и социальной информации

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

 

 

                                          ВВЕДЕНИЕ

 

Успех любого начинания зависит от многих факторов, в том числе от умения юридически грамотно оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.

С документированием связана деятельность всех сотрудников организации – от исполнителей до руководителей всех уровней и звеньев. Любые важные решения требуют документального оформления. В организации любой организационно-правовой формы без правильной постановки документоведения, знаний его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства. Все организации России, независимо от организационно-правовых форм, должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по документоведению и архивному делу.

Грамотно организованное делопроизводство начинается с изучения его нормативно-методической базы, требований государственных стандартов в области документоведения, унифицированных систем документации и классификации документов по назначению и принципам подготовки и оформления.

Нормативно-методическая база делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства представляет собой совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработку, хранение и использование в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

• законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
• указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;
• государственные стандарты на документы;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации;
• нормативно-правовые акты организации, а также методические документы по делопроизводству, разработанные в организации.

В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ.1

 

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации

 

Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций.

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в том числе:

• определяет порядок документирования информации;
• устанавливает право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;
• перечисляет категории информации по уровню доступа к ней;
• регулирует порядок правовой защиты информации.

Названный закон определяет основные понятия в сфере информации и информатизации.

Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать, называется документированной информацией (документ).

Отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и др., представляют собой информационные ресурсы.

А также обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы и в соответствии с законом должно осуществляться в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и информационную безопасность Российской Федерации, то есть документирование информации.

Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными и как элемент состава имущества находятся в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организацией общественных объединений.

Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны предоставлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.

Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесённые к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения государственных органов государственной власти.

Документы и массивы документов, созданные за счёт средств физических и юридических лиц, а также приобретённые ими на законных основаниях, полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических и физических лиц.

С вступлением в силу Федерального Закона Российской Федерации от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» на отечественном правовом пространстве исчезло ещё одно «белое пятно».2 Данный закон регулирует отношения в связи с отнесением информации к коммерческой тайне, охрану, конфиденциальность данной информации и определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну.

Защиту интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, а также защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене обеспечивает Федеральный Закон от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене».

Закон определяет объекты и субъекты международного информационного обмена. Объектами международного информационного обмена могут быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена. Субъектами международного информационного обмена являются Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и местного самоуправления, физические и юридические лица.

Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения на вывоз документированной информации, определяет порядок защиты конфиденциальной информации и регулирует вопросы международного информационного обмена.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливаются законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

В соответствии с этим законом стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:

• безопасности продукции, работ, услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
• технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
• качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологий, единства измерений;
• экономии всех видов ресурсов;
• безопасности хозяйственных объектов с учётом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
• обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Закон о техническом регулировании определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.3

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории Российской Федерации, закон о техническом регулировании относит:

• государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке; международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы техническо-экономической информации;
• стандарты отраслей, организаций, научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.

В нормативных документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе.

В соответствии с законом о техническом регулировании формирование и реализация государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением стандартов, участие в работе по международной стандартизации и некоторые другие вопросы возложены на комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России)4. Комитет принимает государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, обязательные для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности, которые вводятся в действие после их государственной регистрации.

Вопросы использования государственного языка Российской Федерации и государственных языков субъектов Российской Федерации в делопроизводстве регулирует закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-I «О языках народов Российской Федерации».

В соответствии с этим законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации – русском, государственных языках субъектов и народов Российской Федерации, определяемых законодательными органами, организациями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведётся на русском языке.

Ответы на обращения граждан, направленные в государственные органы Российской Федерации ведётся на русском языке, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ на языке обращения – на русском языке.

Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, документы об образовании, по трудовым отношениям, военные билеты на территории субъектов Российской Федерации, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке субъекта Российской Федерации.

В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России применяется только русский язык.

Использование эмблем организаций или товарных знаков (знаков обслуживания) в официальной документации определяется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».