Организация труда руководителя

Наименование элементов  труда или затрат рабочего времени

Затраты времени, мин.

1. Деловая переписка

12

2. Составление плана  рабочего дня

7

3. Телефонные разговоры  с поставщиками

43

4. Анализ отчётов от  менеджеров

60

5. Подписание договоров  с поставщиками и покупателями

12

6. Разработка на основе  полученных отчётов рекомендаций  по работе отдела

92

7. Доведение рекомендаций  до сведения менеджеров

24

8. Совещание с руководителями  других отделов

47

9. Поиск новых каналов сбыта, установление деловых контактов и договорённостей

48

10. Ежедневный просмотр  текущей информации о состоянии  отрасли

15

11. Приём клиентов по  вопросам заключенных договоров

40

      Продолжение таблицы № 1

В соответствии с трудовым кодексом рабочий день должен длиться 8 часов (480 минут), как было отмечено ранее, рабочий день руководителя отличается от рабочего дня обычного работника нелимитированностью, что и наблюдается в конкретном случае: рабочий день руководителя длится на 22 минуты дольше определённого ТК РФ. Кроме того, большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам постоянно необходимо дополнительное время, то, как правило, это означает, что вы не смогли организовать свой день. [14] Исходя из данных таблицы №1. проведем индексацию затрат рабочего времени, результаты которой отразим в Таблице №2:

Индексация затрат рабочего времени по видам:

ВР - время работы;

ОТЛ - время на отдых;

ПНР - время перерывов  из-за нарушения режимов работы или

недостатков в организации производства;

ПНД -время перерывов  из-за нарушений трудовой дисциплины.

Индексация затрат рабочего времени по содержанию труда:

О -время основной работы;

ПЗ - подготовительно-заключительное время;

ОРМ - время на обслуживание рабочего места.

Индексация затрат рабочего времени по характеру деятельности:

О-А -время административно-организационной  работы;

Т - время творческой работы;

Ф-Л -время формально-логической работы;

И - время технической  или исполнительской работы. [13]

Таблица №2

 «Классификация затрат рабочего времени руководителя отдела продаж»

Продолжение таблицы  №2

Проведем анализ затрат рабочего времени в следующих  направлениях:

1. Экстенсивность использования  рабочего времени

Для оценки результативности использования рабочего времени  можно применить коэффициент экстенсивности, отражающий использование фонда рабочего времени:

А) без учета времени  на отдых и личные надобности:

Кэ = (Ф - (ПНР+ОТЛ+ПНД)) / Ф = 1 - (ПНР+ОТЛ+ПНД) / Ф;

Кэ = 1 - (20+20) / 502 = 0,921;

Нормативное значение Кэ без учета времени на отдых составляет 0,94, таким образом рабочий процесс организован достаточно рационально, отклонения составляют - 0,019.

Б) с учетом времени  на отдых и личные надобности:

Кэ = (Ф - (ПНР+ПНД)) / Ф = 1 - (ПНР+ПНД) / Ф;

Кэ = 1 - (20) / 502 = 0,961;

Нормативное значение Кэ с учетом времени на отдых и личные надобности составляет 1,0, таким образом, производственные процессы организованы достаточно рационально, отклонения составляют лишь - 0,019.

Коэффициент потерь времени, из-за нарушений режима работы:

Кпнр = ПНР / Ф;

Кпнр = 20 / 502 = 0,039;

Нормативное значение коэффициента Кпнр при рациональной организации  управленческого труда равны 0,00, нашем случае подобное значение коэффициента имеет место в связи с влиянием внешних факторов, а именно интенсивным  движением на дорогах.

Котл= ОТЛ / Ф;

Котл = 20 / 502 = 0,039;

Значение Котл - коэффициента времени регламентированных перерывов  в работе равен 0,039, ниже нормативного значения составляющего 0,06 времени  рабочего дня. При недостаточном  отдыхе руководителя в течение дня возможно снижение концентрации внимания, раздражительность, общая усталость, что негативно скажется на осуществлении управления. [19]

2. Рациональность использования  рабочего времени отражается  в следующих показателях, результаты  для удобства отразим в таблице №3

Таблица №3

«Рациональность использования рабочего времени руководителя отдела продаж ООО “МегаКом»

На основе анализа  рациональности использования рабочего времени можно сделать вывод  о чрезмерных затратах времени на подготовительно-заключительную часть  работы. Коэффициент рациональности использования основного рабочего времени почти идеален. Достаточно высок коэффициент исполнительской работы, что, при учёте большого объёма работы рекомендательного характера, указывает на авторитарный стиль управления не только в отделе, но в компании в целом [1]

На основе результатов  анализа использования рабочего времени руководителя отдела продаж, предложения по совершенствованию  организации труда и улучшению  использования рабочего времени  представим в таблице №4

Таблица №4

«Мероприятия по совершенствованию организации труда и улучшению использования рабочего времени инженера-конструктора»

Определим влияние реализации предлагаемых мероприятий по совершенствованию  организации труда и улучшению  использования рабочего времени  инженера-конструктора на повышение  эффективности его труда (П):

Пэ = экономия времени/основное фактическое время * 100%

Пэ = 68/459 * 100% = 14,8%.

Таким образом, реализация предлагаемых мероприятий по совершенствованию  организации труда по направлению  экстенсивности использования рабочего времени, фактически повысит эффективность труда руководителя на 14,8%. При этом стоит отметить, что путём такой экономии мы увеличили время отдыха руководителя в течении дня, что также будет способствовать эффективности труда. [15,18]

2.2. Планирование  рабочего дня руководителя, принципы экономии рабочего времени

Основной проблемой  оптимального использования рабочего времени руководителя является перегруженность. Можно выделить три причины, усугубляющие перегруженность:

-малая степень делегирования ответственности;

-неверно избранные приоритеты;

слишком большая погруженность  в повседневные хлопоты.

При рении этой проблемы можно использовать следующие принципы:

1. Принцип Парето. В.  Парето открыл эффект концентрированного  напряжения. В данном случае имеется  в виду, что концентрация на жизненно важной деятельности больше всего влияет на достижение желаемых результатов. Отсюда вытекает правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах может привести к получению 80% результатов. Остальные 80% времени обеспечивают лишь 20% результатов.

2. Определение важности  осуществляемой деятельности имеет  решающее значение для эффективности  работы руководителя. Для определения  значимости задач очень важен  принцип Эйзенхауэра. Эйзенхауэр  подразделял задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С:

А - задачи: очень важные и срочные - выполнять немедленно.

В - задачи: важные, несрочные - определить, в какие сроки их следует выполнять.

С - задачи: менее важные, но срочные - делегировать.

Дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать внимание руководителя.

Наибольшая опасность  для руководителя заключается в  увеличении срочностью (С - задачами), в  то время как В - задачи (или даже А - задачи) остаются невыполненными. [22]

Рекомендуется пользоваться следующей схемой:

1)поставить перед собой задачи. На этой основе составить перечень дел (на длительный период);

2)изучить перечень дел. Крупные задачи разбить на мелкие (морфологический анализ);

3)установить конкретную дату исполнения каждой задачи и подзадачи;

4)на первое место в календаре поставить дела с фиксированным сроком выполнения (например, подготовка к совещанию, которое должно состояться в этот день).

Наивысшим приоритетом  должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.). [17]

Специалисты рекомендуют  включать в эту группу и “неприятные” задачи, выполнение которых может  явиться причиной плохого настроения (например, неприятный разговор с подчиненным).

К делам второй степени важности можно отнести различного рода среднесрочную работу, а также работу, связанную с выполнением обычных функций.

На третье место следует  поставить второстепенную работу, невыполнение которой не будет иметь сколько-нибудь значительных отрицательных последствий (малозначащие телефонные звонки и т.д.):

внести в календарь  срочные дела, которые возникли накануне;

попытаться сократить  список работ.

При планировании рабочего дня рекомендуется:

-не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день;

-планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для Вас время суток; оставлять легкие и приятные дела на конец рабочего дня;

-не приступать к выполнению новой задачи до завершения предыдущей; если Вас прервали, то следует вернуться к незавершенному делу;

-Вписывать невыполненные дела в календарь на следующий день, а если одна и та же задача появляется в вашем календаре в течение нескольких дней подряд, подумать о том, нельзя ли от нее отказаться, передать на исполнение другому лицу. [21]

2.3. Примерный  план рабочего дня руководителя  отдела продаж ООО “МегаКом”

Циклограмма, в форме  которой будет предложен примерный  план рабочего дня руководителя, представляет собой как можно более детальное описание действий специалиста. В процессе обсуждения циклограммы разговор затрагивает самую суть работы людей, когда множество разных рутинных действий сводится в единые категории их полезной деятельности.

Структурирование заданий  и контроль приводят к тому, что руководитель осознаёт последовательность и приоритеты собственной работы, оправданность временных затрат. Документ позволяет ему проанализировать - на что были потрачены силы и что дало эффект. Но наилучшим образом циклограмма помогла в адаптации и создании стандартов эффективной работы.

Составление циклограммы, таким образом, представляет собой  инструмент, позволяющий многое осознать, сделать работу специалистов прозрачной для всех сотрудников (особенно для  новичков). Он обнажает критерии, помогает увидеть скрытые двойные стандарты внутренней организации бизнеса. Для сильных лидеров это является самым мощным ресурсом внутренних, позитивных изменений и преобразований в компании.

Циклограмма обычно является хорошим индикатором часто встречающегося расхождения в должностных обязанностях, подписанных сотрудником при приеме на работу, и его реально осуществляемой ежедневной деятельностью. Именно на основе учета этих рассогласований появляется возможность изменить содержание должностных инструкций, сделать их более ясными для кандидата на соискание вакантной должности, работающим документом в бизнесе, а не бумагой, формально необходимой по трудовому законодательству (как это часто бывает).

Циклограмма также является необычайно полезным инструментом для  оптимизации тайм-менеджмента сотрудника, так как помогает в последующем эффективно провести хронометраж всех своих дел. Если на вопрос: “Чем ты занимался вчера? “ сотрудник рассказывает о своих увлекательных, но непродуктивных делах, руководитель может резонно задать только один вопрос: “А разве это входит в твою циклограмму?”

Рабочий день руководителя начинается в 8 часов утра, начиная  с этой временной точки строим циклограмму рабочего дня, построение её основывается на функциях наиболее часто выполняемых руководителем. [20] Циклограмма, полученная с учётом рекомендаций по рационализации деятельности руководителя, представлена в таблице №5

Таблица №5

Циклограмма рабочего дня  руководителя отдела продаж ООО “МегаКом”