Планирование рабочего времени

Органайзеры фирмы Erich Krause имеют обложки различных дизайнов, материалов (натуральная кожа, искусственные материалы, ворсистые материалы, напоминающие шкуры диких африканских животных), расцветки (от благородного коричневого до зеленого).

Мировыми  брендами в области производства этих изделий являются также фирма  Filofax (Англия), MEAD (США), Brunnen (Германия). Все фирмы представляют органайзеры трех типоразмеров: настольные, персональные, карманные (мини).

В начале 1990-х гг. органайзер был потеснен естественным конкурентом — электронной записной книжкой, что дало повод вновь заговорить о скорой победе электронного офиса над бумажным делопроизводством. Сегодня органайзеры вновь достаточно популярны и широко используются для перспективного планирования.

Перечень предполагаемых дел, событий, мероприятий содержит различные разделы, а при необходимости и подразделы. Поскольку дела в перечне, как правило, подразделяются по степени приоритетности, часто выделяют следующие разделы:

1. особо важные дела, выполнение которых имеет первостепенное значение для организации,
2. особо срочные дела;
3. дела, события и мероприятия, которые могут быть выполнены, проведены в строго определенный срок;
4. дела, требующие не безотлагательного решения, а глубокой проработки;
5. более или менее второстепенные мероприятия, выполнение которых желательно, но не обязательно.

Перечень может подразделяться на разделы по степени важности, а каждый из разделов — на подразделы по степени срочности, например, следующим образом:

• требующие выполнения в недельный срок,
• требующие выполнения в течение более длительного времени (например, месяца),
• вопросы, которые можно решить в свободное от другой работы время, дела, которые можно выполнить, например, в отсутствие руководителя.

Дела, требующие  безотлагательного выполнения, в  перечень не включаются, а фиксируются только в ежедневнике.

Важно уметь  четко классифицировать планируемые  дела, задания, поручения по степени  срочности. Как правило, важность, срочность, приоритетность дел и мероприятий определяется руководителем. Но по мере накопления опыта секретарь должен научиться сам определять степень важности и срочности того или иного дела. При этом необходимо, чтобы критерии срочности и важности дел руководителя и секретаря совпадали.

В зависимости  от практической необходимости перечень может быть организован и по иным принципам.

Еженедельно в конце рабочей недели секретарь делает из перечня предполагаемых событий выборку мероприятий (дел, задач, встреч) на предстоящую неделю. Затем выполняет следующие работы:

• определяет количество времени, необходимого для осуществления каждого дела, проведения каждого мероприятия;
• устанавливает наиболее удобную дату и часы проведения каждого мероприятия;
• при необходимости продумывает этапы подготовки и проведения мероприятий;
• согласовывает подготовленный проект недельного плана с руководителем, а при необходимости и с другими сотрудниками;
• заносит дела в ежедневник.

Важно учитывать, что определенное время требуется  не только на проведение, но и на подготовку любого мероприятия. Иногда на это необходимо минимальное время, иногда планируемое мероприятие требует более значительного времени. При проведении крупных мероприятий подготовительные операции разбиваются на этапы, составляется развернутый план. Этот план и находит отражение в ежедневных планах работы секретаря.

Целесообразно еженедельно подводить итоги  недели, выявлять недостатки и ошибки в планировании, чтобы не допускать их впредь. В идеальном варианте подведение итогов работы за неделю производится секретарем совместно с руководителем. В ходе последнего в неделе оперативного совещания анализируется исполнение намеченных мероприятий, оценивается эффективность планирования, даются рекомендации на следующую неделю.

Для эффективной  организации работы руководителя и  секретаря, эффективного планирования их совместной деятельности большое  значение имеет информированность секретаря о текущем состоянии занятости руководителя. Секретарь всегда должен знать, куда уходит руководитель и когда он вернется. Отсутствие такой информации делает секретаря уязвимым для простого вопроса: «Где Ваш шеф?» Отсутствие четкого ответа на подобный вопрос весьма вредит не только имиджу секретаря, но и имиджу руководителя, и имиджу фирмы в целом.

Планирование  рабочего времени секретаря тесно  связано с планированием рабочего времени руководителя. План работы секретаря в конечном итоге определяется планом работы руководителя.

Организация рабочего времени руководителя

Дела, которыми занимается руководитель во время рабочего дня, также можно подразделить на повторяющиеся и неповторяющиеся.

Повторяющиеся дела планируют посредством постоянно действующего недельного графика работы руководителя. В недельный график включаются постоянно повторяющиеся из недели в неделю мероприятия и виды деятельности (например, все еженедельные совещания, проводимые руководителем или с его участием) с указанием времени, отводимого на каждое мероприятие.

Разработка  недельного графика, как правило, поручается секретарю. Секретарь разрабатывает график с учетом указаний руководителя. При создании графика необходимо обратить внимание на следующие аспекты:

• особенности стиля работы руководителя;
• специфика внутреннего трудового распорядка организации для обеспечения эффективного взаимодействия руководителя с сотрудниками фирмы и представителями сторонних организаций в течение рабочего дня;
• сбалансированность по затратам времени на отдельные виды деятельности;
• обеспечение необходимого ресурса личного рабочего времени руководителя.

Важным  моментом является сбалансированность по затратам времени на отдельные виды деятельности. На более важные виды деятельности необходимо планировать больше времени, на менее важные, административно-организационные, оперативные мероприятия — меньше, не допускать расходования основного времени руководителя на решение мелких второстепенных вопросов, которые успешно могут быть решены другими сотрудниками. Для решения этой проблемы может разрабатываться баланс времени руководителя по видам деятельности. Но составление подобного баланса — задача не для начинающего секретаря.

Очень важным при разработке недельного графика  является обеспечение необходимого ресурса личного рабочего времени руководителя. Личное рабочее время необходимо руководителю для подготовки и принятия решений по перспективным вопросам, для дополнительного анализа важнейших проблем, требующих особого подхода. В научных организациях личное рабочее время необходимо для ведения научной работы. Если не обратить на этот аспект должного внимания, важнейшие проблемы растворятся среди текущих дел. Руководитель будет уделять неоправданно много времени решению тактических, а не стратегических проблем.

Неправильно считать, что во время личной работы руководитель не осуществляет контактов  с персоналом. Различные мероприятия (от коротких встреч или переговоров  по телефону до длительных совещаний) могут иметь место и в это  время. Существует только одна принципиальная особенность: все эти мероприятия осуществляются исключительно по инициативе руководителя.

Разработанный недельный график утверждается руководителем  и доводится до сведения всех сотрудников  организации. В обязанности секретаря входит обеспечение соблюдения недельного графика работы руководителя (напоминание о совещаниях, организация приема посетителей и т. п.).

Неповторяющиеся мероприятия руководитель планирует с помощью ежедневника. Руководитель, имеющий опытного секретаря, формирует только алгоритм своего рабочего дня в виде перечня основных событий, планируемых на день. Секретарь на основе этого перечня составляет план работы руководителя на текущий день. Секретарь обеспечивает (или стремится обеспечить) выполнение плана работы, осуществляет контроль за реализацией намеченных мероприятий и организует выполнение тех или иных мероприятий. Не случайно работа секретаря называется организационным обеспечением деятельности руководителя.