Подготовка к изданию архивных документов

Перед передачей дел на страховое копирование они тщательно изучаются, проверяется их физико-химическое состояние, правильность обработки, особенности оформления. Передача на копирование оформляется заказом с указанием в нем номеров и названий фондов, номеров описей и дел, количества листов и страниц в каждом деле. При получении заказа все дела сверяются с описями и проверяются полистно. В заверительной надписи каждого дела ставится отметка о его микрофильмировании Учет страховых копий ведется в архиве по книге учета поступлений и выбытия страхового фонда и фонда пользования и по описям страхового фонда. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества занятых на нем фондов, дел, документов.

Опись страхового фонда составляется в четырех экземплярах, три из них передаются вместе с копиями страхового фонда и фондом пользования на государственное хранение. Опись может составляться на микрофильмы одного или нескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке. Перенумерация страховых копий запрещается. Данные учета вносятся в опись из книги поступления и выбытия.

Глава 2. Порядок проведения работ в архиве.

2.1. Порядок размещения документов в архивах.

Размещение фондов в хранилищах архивов — это одна из работ в комплексе обеспечения сохранности документов. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать площадь стеллажных полок: сократить трудовые затраты на поиск дел, обеспечить лучшие условия хранения наиболее ценной документации, создать для особо ценных и ценных дел лучшие условия в случае необходимой эвакуации при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

Документы архива подразделяются на:

- документы общего хранения

- документы обособленного  хранения

- документы на бумажной  основе

- документы на пленочной  основе (кинофотодокументы, магнитные  и видеозаписи).

Документы общего и обособленного хранения всегда размещаются в разных хранилищах. Раздельного хранения требуют также документы на бумажной и пленочной основе. Целесообразно иметь отдельные, специально оборудованные хранилища для научно-технической и картографической документации. Это позволяет создать лучшие условия для сохранности таких документов и более рационально использовать площадь хранилищ. Однако эти документы могут размещаться и с обычными делами.

Особо ценнее дела, с которых снят страховой фонд, хранятся в государственных архивах обособленно, иногда в специально построенных хранилищах. Обращение к таким делам допускается в исключительных случаях. Ознакомление с содержанием документов производится путем выдачи страховых копий (фонд пользования), которые также хранятся отдельно от других документов архива на бумажной основе, так как в большинстве случаев исполнены на пленочном носителе.

Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой), в котором указывается распределение фондов или комплексов фондов по хранилищам по возможности с учетом новых поступлений документов.

Для того чтобы учитывать место хранения каждой группы материалов нумеруются все помещения архива, стеллажи, шкафы, полки. Если архив располагается помещениями в разных зданиях, то каждому зданию присваивается номер. Нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу.

Комнаты нумеруются от входа слева направо. Если комнаты переходят одна в другую, то нумерация происходит последовательно от первой комнаты. Для нумерации комнат используются буквенные индексы.

Нумерация стеллажей ведется в пределах комнаты слева направо от входа. Стеллажные полки нумеруются сверху вниз. Стеллажи и полки нумеруются арабскими цифрами.

Основные правила работы архива обязывают хранить документы постоянного хранения в картонных коробках, а так же в различных контейнерах. Дела временного хранения – на стеллажах в связках. Запрещается хранить документы между стеллажами, на окнах и вне хранилищ.

Порядок размещения документов в государственных и ведомственных архивах, несмотря на применение общих принципов, различается. Это зависит от:

- характера хранилищ (в  первых документы хранятся постоянно, во вторые они поступают для  хранения на разные сроки);

- состава хранящихся документов (в первых — дела только  постоянного хранения и многоотраслевого  профиля, во вторых — дела разных  сроков хранения, как правило, одного  или нескольких учреждений определенной  отрасли);

- хронологических рамок  документов.

Все это учитывается при размещении документов в госархивах. Документы досоветского и советского периодов (там, где они есть) хранятся раздельно. И те, и другие комплексы фондов размещаются в хранилищах в соответствии с классификационной схемой, принятой в архиве. Часто в основу схемы положен отраслевой принцип. Например, в одном из хранилищ располагаются фонды промышленных предприятий, в другом — финансовых и кредитных учреждений, акционерных обществ, в третьем — учебных заведений, учреждений и предприятий культуры и т.д. Такое размещение возможно потому, что состав документов госархивов достаточно стабилен. При наличии свободных площадей в архиве в плане размещения предусматривается резерв для новых поступлений документов. В случае отсутствия резерва для комплектования, вновь поступившие дела размещаются на свободных местах, а место их хранения отражается в топографических указателях. Это обеспечивает их оперативный поиск.

В ведомственном архиве в основе размещения лежит создание преимущественно лучших условий для документов постоянного хранения, учет ежегодного движения дел (их прием и передача), удобства оперативного использования документов. Документы общие, закрытые и технические хранятся в разных помещениях. Рассмотрим их размещение на примере документов общего характера. Они делятся на группы по срокам хранения: документы постоянного хранения, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет). Как правило, в самостоятельную группу выделяются документы по личному составу (приказы, личные дела, лицевые счета и т.д.) как наиболее часто использующиеся для наведения справок.

В пределах групп (постоянного хранения, свыше десяти лет, до десяти лет, дела по личному составу) документы размещаются по фондам, в пределах фондов — по номерам описей и номерам дел. Документы постоянного хранения, которые должны храниться века, размещаются в лучшем помещении. Здесь же, в ведомственном архиве, им предстоит пролежать до передачи на государственное хранение. Ежегодно (или через два-три года) в госархив передаются группы дел, у которых истек срок ведомственного хранения. На освободившемся месте размещаются документы постоянного хранения. Возникающая при этом непоследовательность в их размещении компенсируется полнотой и четкостью топографирования.

Для ориентирования в постоянно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служат топографические указатели.

Справочники, отражающие размещение документов в архивохранилище, называются топографическими указателями. Топографические указатели бывают двух видов: постеллажный и пофондовый. Назначение постеллажного указателя — фиксировать сведения о том, какие полки и стеллажи заняты теми или иными делами, т.е. в основе постеллажного указателя лежит место хранения. Назначение пофондового указателя — давать информацию о том, где хранятся документы конкретного фонда, т.е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения. Таким образом, у разных видов топографического указателя различное назначение. Они не заменяют друг друга и не дополняют, потому что используются в разных целях, но они взаимосвязаны, так как сведения о месте хранения конкретного дела (группы дел) и в том, и в другом указателе должны совпадать. Перемещение любой связки дел должно отмечаться в обоих указателях, иначе они не будут правильно отражать местонахождение документов и, следовательно, не будут выполнять своего назначения. При наличии в архиве одного небольшого фонда правила разрешают пофондовый указатель не составлять. Па фонд крупного учреждения, имеющего сложную структуру, карточки пофондового топографического указателя могут составляться на каждое структурное подразделение.

Основные правила устанавливают формы карточек постеллажного и пофондового топографических указателей. При заполнении карточки используется ее оборотная сторона. Если на одной стороне не уместились все сведения по конкретному фонду (или стеллажу), заполняется следующая карточка, а если нужно, то и третья, и четвертая. Все карточки, относящиеся к одному фонду (или стеллажу), скрепляются, но так, чтобы можно было вносить происходящие изменения. Однако удобнее хранить карточки в специальных ящиках или прочных картонных коробках, расположив их там в порядке номеров фондов или хранилищ и стеллажей. Для быстроты поиска нужного стеллажа или фонда в картотеке можно поставить разделители.

Рассмотрим пример заполнения карточки постеллажного топографического указателя. В этом примере структурные подразделения учитываются в архиве как самостоятельные фондообразоватсли. В хранилище № 1 размещены дела постоянного хранения, о чем свидетельствуют номера описей (без литер "лс", "в", без указания на номенклатуру дел). Если бы одна из полок стеллажа не была занята, то после ее номера карандашом следовало бы написать: свободна. При указании номера описи целесообразно ставить годы создания документов. Примечание может быть использовано, например, для указания передачи части фонда во временное пользование.

В приведенном примере заполнения карточки пофондового указателя на тот же фонд видно, что документы постоянного, долговременного и временного хранения разметаются в разных хранилищах (документы по личному составу — в хранилище 2, дела со сроками до десяти лет включительно учитываются по номенклатуре и находятся в хранилище 4). Для указания конкретного хранилища используется гр. "примечание", а все хранилища, где размещается фонд, пишутся справа над графлением карточки. В той же гр. "примечание" обоих указателях при необходимости можно давать наименования структурных подразделений.

Сравнив записи об одних и тех же документах фонда в обоих указателях, можно убедиться в полной идентичности сведений о размещении этих дел.

В архивах, имеющих несколько помещений, целесообразно иметь схему хранилищ, которая помогает быстро ориентироваться в расположении комнат и стеллажей.

В некоторых небольших архивах учреждений топографические указатели не составляют, считая, что работник архива достаточно хорошо знает состав и размещение документов. Но такая мотивировка неосновательна, рассредоточен по частям, и чем меньше дел создается ежегодно в учреждении, тем мельче комплекс документов каждого срока хранения за конкретный год и тем труднее этот комплекс увидеть на полке. Опытный работник архива действительно может знать, где лежит каждое дело, но при его смене или временной замене новый работник окажется в сложном положении. Без постеллажного топографического указателя можно обойтись в однокомнатном или двухкомнатном архивохранилище, но пофондовый указатель необходим в каждом архиве.

2.2. Порядок выдачи дел из хранилища.

Установленный Основными правилами порядок выдачи дел из хранилищ ведомственных архивов имеет целью обеспечить сохранность документов, и в первую очередь документов АФ РФ.

Документы, хранящиеся в архиве, могут выдаваться: для использования работникам структурных подразделений, исследователям; организациям во временное пользование; для проведения архивных работ с документами — хозрасчетным организациям для подготовки к передаче дел на госхранение, тематической разработки и т.д.; для проведения работ по улучшению сохранности документов — создание страхового фонда, копирование, реставрация и т.д. в лабораториях архивных или других учреждений. В зависимости от целей работы с документами они выдаются в рабочую комнату (читальный зал) архива или во временное пользование вне архива.

Выдача дел исследователям и представителям других организаций, работающим в читальном зале (рабочей комнате) архива, производится по письму соответствующей организации. Письмо должно иметь резолюцию руководителя учреждения о разрешении работать с документами данного учреждения.

Выдача документов во временное пользование другим организациям, в том числе судебным и следственным органам, также оформляется по письменной просьбе заинтересованных организаций и с разрешения руководителя данного учреждения. На дела, выданные во временное пользование, составляется акт в двух экземплярах. Оба экземпляра акта подписываются руководителями организаций (выдавшей дела и получившей дела) и скрепляются гербовыми печатями. Один экземпляр остается в архиве, другой — выдается получателю дел.

Основные правила устанавливают сроки пользования делами, выданными из архива: для работников структурных подразделений своей организации — десять дней, для работников других учреждений — три месяца. В случае необходимости продления срока пользования делами производится переоформление документов на их выдачу. При этом работники архива обязаны проверить сохранность этих дел.

Дела, выдаваемые в читальный зал или временное пользование, должны быть переплетены или подшиты, иметь оформленные обложки, сверенные с описью шифры дел, пронумерованные листы и заверительную надпись. В дела постоянного хранения при выдаче в читальный зал вклеиваются (на обороте первого листа обложки) листы использования, где работавший с делом отмечает цель и тему использования дела или номера его конкретных листов. При передаче дела в госархив это обеспечивает преемственность в учете использования документов АФ РФ.

Выдача дел из хранилища учитывается в книгах выдачи по следующей форме (приложение).