Понятия «документирование» и «способ документирования»

ВВЕДЕНИЕ.      

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов.      

Документирование  — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».      

Необходимость фиксировать информацию появилась  у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо.

В настоящее  время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.      

В научной литературе в настоящий  момент нет единства в разъяснении  того, что такое способ документирования. В публикациях, посвященных изучению этого вопроса, прослеживаются два  подхода. Некоторые авторы (Н.Н. Кушнаренко, Ю.Н. Столяров) рассматривают способ документирования как действие или  совокупность действий. Аналогично подходит к определению способа документирования Н.С. Ларьков. Предложенная им классификация способов документирования основана на разделении их на две большие группы: традиционные и технотронные. К традиционным способам документирования отнесены начертание, высекание, выжигание, резьба, тиснение, выдавливание. К технотронным способам относятся механический, фотохимический, электромагнитный, оптический, магнитооптический, электростатический и другие способы документирования. Однако такая классификация не является бесспорной. Современные технологии и оборудование позволяют выполнить начертание, высекание, выжигание, тиснение и резьбу не только традиционными, но и технотронными способами.      

В документоведении и архивоведении  принята иная классификация способов документирования: текстовое документирование, техническое (графическое) документирование, фотодокументирование, кинодокументирование, фонодокументирование, аудиовизуальное документирование, электронное документирование. В основе этой классификации — результат документирования, то есть та внешняя форма, которую приобретает документ, изготовленный тем или иным способом, а не действия или их совокупность, выполняемые в процессе создания документа.       

Безусловно, способ документирования — это совокупность действий, но не только. Под способом документирования подразумеваются  также процессы, процедуры, инструменты и материалы, используемые для записи информации. Следовательно, способ документирования можно рассматривать как технологию создания или производства документа. В толковом словаре русского языка технология определяется как «совокупность процессов обработки или переработки материалов в определенной отрасли производства, а также как научное описание способов производства». Таким образом, способ документирования — это технология записи (фиксации) информации на материальном носителе.¹  
  
          

 

1. Понятия «документирование» и «способ

документирования».       

Документирование - это фиксация информации на материальном носителе, то есть процесс создания документа. В случае если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин "документирование" и определение этого понятия стандартизованы. Согласно "ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", документирование - это "запись информации на различных носителях по установленным правилам".² В свою очередь, правила документирования определяются как "требования и нормы, устанавливающие порядок документирования". Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо выработаны традицией.      

Документирование  может осуществляться на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно-вычислительных машин).      

Запись  информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных  средств документирования, начиная  от простейших (ручка, карандаш) и заканчивая электронными средствами. В зависимости  от используемых средств различаются  способы документирования и типы создаваемых документов.

С помощью простых  орудий создаются рукописные письменные документы, изобразительные документы и графические документы. При использовании фототехники создаются фотодокументы, кинотехники - кинодокументы. Звукозаписывающая техника позволяет создавать фоно (аудио) документы, компьютерная техника - документы на бумажном носителе, а также электронные документы.      

Способ  документирования – это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, тиснение, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, электронный, механический, ручной и другие способы документирования).      

Метод документирования – это приём или совокупность приёмов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы).      

Средство  документирования – это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа. Номенклатура средств составления, копирования и размножения документов включает ручные, механизированные и автоматизированные приспособления, начиная с гусиного пера и заканчивая вводно-выводными устройствами ЭВМ.      

Методами  документирования определяется специфика  знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 

2. Кодирование информации.

 

      Непременным условием процесса документирования является кодирование информации.      

Кодирование информации – это специально выработанная система приёмов (правил) фиксирования информации.

Основными атрибутами кодирования являются код, знак, язык, с помощью которых информация фиксируется и передаётся в пространстве и времени.      

Код – это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определёнными правилами того или иного языка, для передачи информации.       

Знак – это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.       

Язык – это сложная система символов, каждый из которых имеет определённое значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.      

Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для её кодирования и  декодирования.       

 Системе кодирования информации  свойственны следующие отличительные  черты:

1. Код должен хорошо восприниматься, воспроизводиться и передаваться. Этим определяются особенности его формы – неизменность, однотипность и определённость.
2. Код должен быть однозначным, понятным всем участникам коммуникационного процесса. С этой целью разрабатывается система правил, которая позволяет кодировать и декодировать информацию.
3. Кодов существует гораздо больше, чем материальных носителей. Различают следующие виды кодов: алфавитный – система букв, цифровой – система цифр, алфавитно-цифровой – смешанная система алфавитных и цифровых кодов, рельефно-точечный – система выпуклых точек (шифр Брайля), матричный – система углублений и отверстий и другие. Используя в качестве кода буквы, можно фиксировать слова на разных языках, следовательно, использовать разные коды.
4. Выбор кода зависит от материального носителя. Бумажным материальным носителям соответствуют различные варианты графического изображения кодов. Волновая природа материального носителя определяет такой способ кодирования, который базируется на изменении длины волн.
5. Информация не зависит от выбранного кода. Одно и то же сообщение может быть передано на разных языках, различными знаками. Сообщение, переданное по телетайпу с помощью электромагнитных волн, может быть преобразовано в текст. При переводе из одной системы кодирования в другую появляются помехи, частично искажающие форму и смысл информации.
6. Чем короче код, тем длиннее текст. Существуют письменности, у которых код огромен. Например, китайские иероглифы. У нас тоже есть иероглифы, но иероглифические тексты, в сравнении с текстами других систем письма, кратки. Например, если написать буквами номер сорок пять – понадобится 14 букв, а если иероглифами, то нужно три знака №45. Однако если бы для каждого слова имелся иероглиф, то код был бы, как в китайском письме, многотысячным.

 

      Выработка коротких кодов – важная задача. Примером создания языка с коротким кодом, то есть с ограниченным словарём, является Бейсик (Basic English). Название составлено из начальных букв таких слов: British American Scientific International Commercial English (британско-американский научный интернациональный коммерческий английский язык). Создал этот язык английский философ Огден в 1920-х годах. Было отработано 850 крупнейших слов, грамматика ограничена самыми необходимыми конструкциями.  
  
  
  
  
 

3. Понятие о языках.

 

      Язык – это особая система разнотипных и вместе с тем внутренне объединённых между собой структурных единиц (звуков, морфем, слов, словосочетаний, предложений), которые человек сознательно использует и которые служат ему средством общения с другими, выражения мыслей, чувств, настроения.       

Языки – это языковые системы, в которых из знаков (букв, цифр, условных обозначений) при помощи грамматических правил строятся осмысленные лексические единицы и предложения.

Языковой знак, в отличие от одиночного знака, всегда включает в свой состав простую или сложную грамматику.       

Особенности языка проявляются в том, что  он социален и свидетельствует о  способности человека создавать  систему дифференцированных знаков, соответствующих дифференцированным понятиям. Одно и то же сообщение, построенное на основе некоего данного языка, может транслироваться разными средствами. Таковы, например, азбука Морзе, рельефный шеститочечный шрифт Брайля, даже весьма своеобразные способы имитации речи посредством свистка, колокольчика, гонга. Во всех этих случаях живой поток речи подменён изобразительными значками, воспринимаемыми посредством зрения и осязания. Следовательно, язык – это единство обозначаемого (предмет, мысли) и означающего (буквы, изображения, звуки).      

За  время существования цивилизации  человечество выработало множество  языков, которые принято делить на естественные (натуральные) и искусственные (машинные, информационные языки, языки-посредники при машинном переводе).

Соответственно  различают коды и знаки как  естественных, так и искусственных  языков.

Естественный  язык отличается от искусственного тем, что его языковые знаки возникают стихийно, а искусственные знаки создаются преднамеренно.

Естественные  языки исторически возникли в процессе развития человеческого общества. Самым древним является язык мимики и жестов, доставшийся человеку в наследство от животных и базирующийся на первой сигнальной системе. Вторая сигнальная система ответственна за создание и использование осмысленной членораздельной речи.

Развиваясь обособленно, группами, имея свои территориальные, этнокультурные и другие признаки в  ходе общественного производства, люди исторически выработали национальные языки – основной способ кодирования  информации. Каждое слово здесь не более чем условный знак, которым  люди договорились обозначать то или иное понятие, предмет.

С естественным языком связан код письма, появление  которого вызвало возникновение текстового документа, в частности книги.       

Искусственные языки – это специально разработанные коды для особых видов деятельности и передачи специальных сообщений. Примерами могут служить различного рода шифры, азбука Морзе, азбука флажков на флоте, международные языки идо и эсперанто, языки машинного программирования. Искусственные языки создаются для какой-либо цели и применяются тогда, когда естественные языки использовать затруднительно.  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 

4. Текстовое документирование.

 

      Исторически первым способом документирования был  начертательный способ закрепления  и передачи информации - начертательное письмо, то есть письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:

1. пиктографическое;
2. идеографическое (логографическое);
3. слоговое (силлабическое);
4. буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое).

 

      Пиктографическое  письмо (от лат. "pictus" - писанный красками, рисованный и греч. "grapho" - пишу, то есть рисуночное письмо) является наиболее древним типом письма. Оно выросло из первобытной живописи. Появление пиктографии учёные относят к эпохе неолита, к 8-6 тысячалетиям до Р.Х. Появление в этот период сравнительно крупных общностей людей - племён, союзов племён - создало потребность в закреплении и передаче информации на большие расстояния. Посредством рисунка (пиктограммы) передавалось какое-либо сообщение в целом. На первых порах обычно это были сцены охоты, позднее - военные сообщения, религиозные формулы, любовные письма. Некоторые народы в течение длительного времени использовали пиктографическое письмо (индейцы Северной Америки - до конца 19 века).

Особенность пиктографического  письма заключается в его доступности, поскольку оно не связано с  конкретным языком и может быть расшифровано (прочитано) на любом языке. Не случайно многие пиктографические знаки используются и в настоящее время: в рекламе, в компьютерных программах, дорожные знаки, олимпийская символика, изображение черепа и скрещённых костей на ёмкостях с ядовитыми веществами.