Приемы эффективного управления временем

1. Приемы эффективного управления временем.

 Существует множество различных приемов эффективного управления временем. Мы рассмотрим некоторые из них.

Первым выделим метод постановки и достижения целей разработанный известным бизнес-консультантом Брайном Трейси. Он основан на том, что одной из основных причин неэффективного использования времени является отсутствие четкой и ясной цели предстоящей деятельности. Четко и правильно сформулированные цели настраивают вас на деятельность по их реализации и помогают не тратить время впустую, высвобождая необходимую энергию.

Этот метод состоит  из семи последовательных этапов.

1 этап: Определите свою цель.

Вы можете это сделать  самостоятельно или воспользоваться  помощью начальника или коллег. Главное, чтобы у вас была полная ясность  относительно того, что от вас ждут в деловом плане и в какие  сроки. К сожалению, часто люди работают над выполнением несущественных задач изо дня в день только потому, что не смогли поставить  правильную цель и не согласовали  ее со своим руководством.

Одним из худших вариантов  непродуманного использования рабочего времени является прекрасно выполненная  работа, которая никому не нужна.

2 этап: Записывайте свои мысли и планы

Когда вы записываете свои планы на бумаге, вы придаете им материальность и делаете осязаемыми. Не сформулированные на бумаге цели и планы остаются лишь намерениями. Они лишены ясности  и осмысленности, что в итоге  может привести к путанице и ошибкам.

3 этап: Определите сроки достижения цели.

Цель, для достижения которой  не определены сроки, не имеет четко  установленного начала и окончания. Без четко установленных сроков вы создаете предпосылки для промедления  в ее реализации. В этом случае вероятность  того, что вы не слишком преуспеваете в достижении такой цели очень  велика.

4 этап: Составьте перечень действий, которые предстоит выполнять для достижения своей цели.

По мере возникновения  новых идей, связанных с достижением  поставленной цели дополняйте ими уже  составленный перечень. Пересматривайте или расширяйте перечень до тех пор, пока не будете полностью уверены в его реальности и выполнимости. Такой перечень определит количество ваших действий и направление движения и цели. Имея перечень действий вы увеличиваете вероятность достижения цели в назначенный срок.

5 этап: На основе имеющегося перечня составьте план действий.

Преобразуйте элементы перечня  в соответствии с их значимостью  и расположите в хронологической  последовательности, решив, какие действия необходимы в первую очередь, а какие  можно оставить на потом. Таким образом  ваш путь к цели будет разбит на малые участки, каждый из которых  представляет собой отдельную небольшую  задачу. Постарайтесь также определить взаимосвязи между отдельными запланированными действиями, начертив их на бумаге в  виде схемы.

6 этап: Немедленно приступайте к практической реализации составленного плана.

Посредственный план, выполненный  тщательно, гораздо лучше, чем самый  блестящий план, для реализации которого не было приложено никаких усилий.

7 этап:  Каждый день делайте хоть что-нибудь, что приближает вас к поставленной цели.

Не пропускайте ни одного дня. Начав движение к поставленной цели, не позволяйте себе остановиться.

Вторым приемом эффективного использования времени рассмотрим технологию управления временем, разработанную немецким ученым Л. Зайвертом. Основу технологии составляют четыре принципа, примеряя которые можно добиться эффективной экономичности в использовании рабочего времени.

1. Принцип приоритетов.

Принцип приоритетов представляет собой эффективный способ расстановки  задач по степени важности. Сила этого метода в его простоте. Он настолько прост, насколько и  эффективен. Составьте список всех дел, которые вы планируете сделать  в течение дня (недели, месяца и  т. д.). Поставьте буквы А, Б, В, Г или Д перед каждым пунктом вашего списка.

Задача типа «А» должна представлять собой нечто, имеющее  самое важное значение на данном этапе  вашей деятельности. Нечто такое, что вы обязаны сделать, иначе у вас могут возникнуть серьезные осложнения. Задачей типа «А» может быть ответственная встреча, написание отчета и т. д. Если таких задач несколько, вы оцениваете приоритетность как А₁, А₂ и т. д.

Задача типа «Б» определяется как та, которую следовало бы выполнить, важная задача. Тем не менее последствия  в случае ее невыполнения не являются необратимыми. Другими словами, если вы не сделаете соответствующую работу, кто-нибудь окажется недоволен или  чего-то вы лишитесь, но в любом случае, последствия будут относительно мягкими и не сопоставимыми с  задачами типа «А». Никогда не приступайте  к задаче типа «Б» пока у вас  остается незавершенной задача типа «А».

Задачей типа «В» является что-то, что было бы хорошо сделать, но что не влечет за собой никаких  последствий для вашей работы: звонок другу, личная встреча, обед и  т. д.

Задачей типа «Г» является работа, которую можно поручить кому-нибудь другому. Поручая другим людям то, что в их силах выполнить, вы освобождаете время для решения задач типа «А», которые никто кроме вас  сделать не сможет.

Задачей типа «Д» является работа, которую можно вообще не делать. Это может быть работа, выполняемая  по привычке на протяжении какого-то времени  или работа, уже потерявшая свою актуальность на сегодняшний день и  пр.

Скорректировав свой план по принципу приоритетов, вы создаете себе условия, при которых более  важные дела будут выполняться быстрее. Основой сегментации времени  является умение планировать свой рабочий  день и выделять непрерывный промежуток времени на выполнение какой-либо конкретной задачи.

Приобретая полезную привычку составлять ежедневный план по принципу приоритетов и без промедления  приступать к выполнению самой важной на сегодня задачи (задачи типа «А-1»), вы сможете с каждым днем увеличивать  эффективность своей работы и  будете успевать сделать больше, чем  ваши коллеги или конкуренты.

2. Принцип Парето.

Известный итальянский экономист  и социолог Вильфредо Парето (1848–1923) в 1897 г. сформулировал принцип, названный впоследствии его именем. Также этот принцип называют правилом 80/20 или принципом наименьших усилий. Так, его принцип устанавливает, что 20 % произведенной вами работы обеспечивает 80 % полученных вами результатов. Если у вас есть список из десяти дел, которые нужно выполнить, то два из них окажутся по конечной приобретаемой выгоде более значимыми, чем остальные 8, вместе взятые. Хотя самые значимые задачи, как правило, и самые сложные, однако и отдача от их реализации в основном весома и значима.

3. Принцип делегирования полномочий.

Делегирование заключается  в передачи части полномочий (и  связанной с ними ответственности) с более высокого уровня на более низкий при сохранении за высшим уровнем функции контроля за использованием этих полномочий. Использование принципа делегирования является важным приемом для более эффективного расходования рабочего времени. Однако при использовании этого принципа в повседневной деятельности необходимо учитывать условия успешного делегирования полномочий.

4. Принцип корзины.

Не позволяйте рутинной текучке  поглотить себя. Периодически просматривайте свои планы и удаляйте все несущественное. Не позволяйте мелким и малозначащим вопросам занимать ваше время в ущерб  решению действительно важных и  значимых задач. Все то, что несущественно, потеряло актуальность, смело выбрасывайте в корзину!

Важным умением, способствующим правильному планированию времени  является навык саморазгрузки. Для  формирования у себя этого необходимого навыка нужно время от времени  задавать себе следующие вопросы:

– Зачем вообще это делать? (Исключить!).

– Почему именно я? (Поручить!).

– Почему именно теперь? (Установить реалистичные сроки!).

– Почему именно так? (Рационализировать!).

 

 

 

 

 

 

2. Практическое  отражение концепций эффективного  использования времени.

В процессе практической деятельности многих менеджеров и управленцев  сформировался определенный «банк» приемов и уловок, помогающих организовать свое рабочее время. Рассмотрим самые  интересные из них.

- принцип вынужденной  эффективности

Когда у вас нет времени  для завершения работы, последствия  от невыполнения которых могут быть достаточно серьезными, вы вынуждены  использовать любые средства (раньше вставать, позже ложиться и т. д.), но завершить работу, стремясь избежать возможных отрицательных последствий. Принцип «вынужденной эффективности» помогает сосредоточить усилия только на самых значимых и важных делах, выполняя их качественно и в назначенные сроки. При этом нецелесообразно стараться выполнить все накопившиеся дела, так как это может привести к перенапряжению и как следствие к потере работоспособности.

 

- подготовка рабочего  места

Ваше рабочее пространство должно быть свободно от всего лишнего, не относящегося к тем вопросам, которые вы в данный момент решаете. И напротив, все что вам может  потребоваться в процессе работы должно всегда быть под рукой, чтобы  вам не приходилось вставать для  получения необходимого материала  или ресурса. Все необходимое  вам для работы должно находиться на расстоянии вытянутой руки. Рабочее  место должно быть удобным и приятным, стимулирующим длительную работу. Посмотрите на свое рабочее место со стороны  и задайте себе вопрос: «Какими  деловыми качествами обладает человек, имеющий такое рабочее место?»  Если эти качества соответствуют  вашим представлениям о себе, значит ваше рабочее место организовано правильно. Если нет, подумайте, что  стоило бы изменить.

 

- «ломтик колбасы»

Метод «Ломтик колбасы» основан  на аналогии между процессом съедания палки колбасы, нарезанной мелкими  ломтиками и разрезанием сложной  задачи на мелкие части. Подобно тому, как мы съедаем целую палку  колбасы, отправляя ее в рот ломтик за ломтиком, мы можем выполнять  любую сложную работу, разбив ее на мелкие части и выполняя их одну за другой. Успешно выполнив малый «ломтик» работы мы испытываем моральное удовлетворение и создаем хороший стимул чтобы взяться еще за один, затем за следующий и так далее.

 

- «Швейцарский сыр»

Этот метод основан  на том, что мы приступаем к сложной  работе постепенно, проделывая в задаче «дырки», наподобие тех, что видны  на срезе швейцарского сыра.

Приступив к сложной работе пока фрагментарно, вы начинаете ощущать движение вперед и формируете мотивацию продолжать решение задачи до получения необходимого результата.

Этот метод эффективен в тех случаях, когда вы можете уделить решению какого-либо вопроса  лишь небольшое время.

Методы «ломтик колбасы» и «швейцарский сыр» очень эффективны в случаях, когда предстоящая  работа психологически подавляет вас  своими масштабами.

 

- «Сегментация времени»

По настоящему важная работа требует как правило больших  и непрерывных сегментов времени  для своего выполнения. Начинать нужно  с рабочего плана. Чем лучше план, составленный вами, тем легче вам  будет эффективно использовать каждую минуту рабочего времени. Установлено, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит не менее десяти минут рабочей деятельности. Принцип  планирования предельно прост –  вы заблаговременно составляете  список своих дел до того, как  приступаете к их практическому  выполнению. Все, что вам необходимо в дальнейшем – это строго придерживаться всех пунктов плана. Ежедневный план удобнее всего составлять вечером  накануне, в конце рабочего дня. В  этом случае ваше подсознание начнет подготовку к реализации плана уже  во время ночного сна и утром  вам будет очень легко включиться в работу.