Принципы и методы организации контроля на примере Центрального Банка РФ

Такое разделение расходов помогает решать задачу максимизации массы и прироста прибыли за счёт относительного сокращения тех или иных расходов. Эта классификация расходов  позволяет определить запас финансовой прочности предприятия на случай изменения конъюнктуры и других возможных изменений. Запас финансовой прочности фирмы рассчитывается по формуле:

 

 

 

Вывод: менеджер должен помнить, что можно не экономить на постоянных затратах, так как это даст эффект увеличения силы операционного рычага, но только при условии, что тенденция выручки идёт постоянно вверх. Уменьшение выручки даёт точно такое же уменьшение прибыли.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.2. Текущий контроль.

 

Текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются  подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьёзные трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением  самой работы. Скорее, он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того, чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат.

 

Системы обратной связи. Обратная связь – это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчинённым о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам. Все системы обратной связи состоят из одних и тех же фундаментальных элементов и работают на одних и тех же принципах (рис. 3).

 

Обратная связь –  реакция на сообщение, которая помогает отправителю, источнику информации, определить, воспринята ли отправленная им информация.

Система обратной связи  – в управлении – любой механизм, обеспечивающий получение данных о  результатах, которые могут быть использованы руководителями для корректировки отклонений от намеченного плана.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организационные системы  с обратной связью. Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым, или незамкнутым системам, т. е. такие системы не могут работать непрерывно и автоматически без внешнего вмешательства. Внешний для таких систем элемент – руководитель-менеджер – регулярно воздействует на эту систему, внося изменения как в её цели, так и в функционирование. В управлении необходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию оказывают воздействия очень много переменных величин.

Отклонения, на которые  система должна реагировать, чтобы  достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с переменными величинами – структурой организации, целями, задачами, технологией и людьми. Внешние факторы – это всё то, что воздействует на организацию из окружающей её среды: конкуренция, принятие новых законов, изменения технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.3. Заключительный  контроль.

 

Заключительный контроль. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет две важные функции:

1. Заключительный контроль даёт руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные ими планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.
2. Заключительный контроль способствует мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Принципы и метода организации контроля на примере Центрального Банка РФ.

 

Основными задачами контроля исполнения являются:

• Обеспечение выполнения поручений Председателя Центрального банка Российской Федерации и его заместителей, писем и запросов подразделений центрального аппарата Банка России, запросов представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, поручений руководства учреждения системы Банка России, данных по поступившим документам;
• Организация и осуществление контроля своевременного исполнения решений Совета директоров, приказов и распоряжений Банка России, поручений, содержащихся в организационно-распорядительных документах учреждения системы Банка России;
• Обеспечение руководства учреждения Банка России оперативной информацией о ходе и результатах выполнения поручений, систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы с документами;
• Обеспечение соблюдения установленного порядка работы с документами и управленческих процедур в Банке России.

Все служащие учреждений системы Банка России обязаны  выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленными на контроль. Руководители подразделений обязаны знакомить принятых на работу сотрудников с нормативными документами, регламентирующими данных участок, и установить порядок работы, исключающий нарушения действующих процедур.

Структурные подразделения  учреждения системы Банка России в соответствии со своими функциями обеспечивают исполнение поручений. Контроль по существу содержания и срокам исполнения документов осуществляют руководители структурных подразделений.

Организация контроля исполнения возлагается на руководителя учреждения системы Банка России и руководителей структурных подразделений.

Непосредственный контроль исполнения поручений возлагается  на одного или нескольких работников службы ДОУ. При необходимости в структуре службы ДОУ может быть образована группа (сектор) контроля. В соответствии со своими должностными обязанностями контроль исполнения поручений осуществляют также помощники, референты и секретари руководителей учреждений, лица, ответственные за организацию работы с документами.

Служба ДОУ оказывает  методическую и практическую помощь в организации этой работы.

Служба ДОУ в централизованном порядке обеспечивает оперативный  контроль за сроками и формой исполнения поручений, а также сбор и обобщение материалов о состоянии исполнительной дисциплины в учреждении.

Контроль исполнения документов включает в себя:

• Постановку документов на контроль;
• Доведение документа (поручения) до исполнителя;
• Проверку хода исполнения;
• Учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины.

Поручение по исполнению документа должно быть дано руководителем  в течение суток со времени поступления документа на рассмотрение. В резолюции необходимо указать ответственного исполнителя, срок и форму исполнения.

После рассмотрения руководителем  документ передается в службу ДОУ. Работники службы ДОУ исходя из содержания документа и резолюции ставят на документе штамп о постановке на контроль с указанием срока исполнения и вносят соответствующую информацию в регистрационные формы.

В учреждении системы Банка России контроль исполнения поручений (в т.ч. ведение картотеки документов, поставленных на контроль, оперативное информирование секретарей и исполнителей, другие операции) осуществляется с использованием САДД ТУ, а в случае отсутствия САДД ТУ - по регистрационно-контрольным карточкам или журналам регистрации документов.

Служба ДОУ ежемесячно обобщает данные об исполнении документов и докладывает руководству информацию о состоянии исполнительской  дисциплины, при необходимости вносит предложения по повышению уровня исполнительской дисциплины и совершенствованию организации контроля.

Документы и поручения  считаются исполненными после выполнения содержащихся в них заданий и представления сотруднику, осуществляющему контроль, материалов, подтверждающих исполнение, внесения информации в поле "Отчет" САДД ТУ.

Промежуточный ответ, как  и запрос по исполняемому документу, не может являться основанием для  признания документа исполненным.

Отчет об исполнении должен содержать следующую информацию:

• Кому направлен ответ, дата и номер документа ответа, кем подписан, фамилия исполнителя, краткое содержание;
• Если ответ по документу дан в устной форме, в справке указываются дата, фамилия лица, которому дан ответ, и краткое содержание ответа.

Если подразделение  является ответственным исполнителем документа, то составляется сводный отчет об исполнении с учетом информации подразделений-соисполнителей.

Для обеспечения своевременного исполнения поручений контрольные  документы, находящиеся у сотрудника в случае его отсутствия по уважительной причине, должны быть переданы по указанию руководителя на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.

В случае утери документа, поставленного на контроль, руководитель структурного подразделения должен подготовить докладную записку на имя руководителя учреждения системы Банка России с объяснением причин и указанием лиц, виновных в утере. Документ снимается с контроля после соответствующей резолюции руководителя учреждения.

После исполнения документ направляется в дело в соответствие с утвержденной номенклатурой. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документы, подлежащие постановке на контроль.

 

Обязательному контролю исполнения подлежат:

• поручения и указания, содержащиеся в указах, постановлениях, распоряжениях, письмах представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, судебных органов;
• запросы и обращения депутатов всех уровней;
• предложения, заявления и жалобы граждан;
• решения Совета директоров Банка России;
• приказы, распоряжения, нормативные акты Банка России;
• поручения Банка России, руководителей учреждений Банка России;
• решения коллегиальных органов, а также распорядительные документы учреждений системы Банка России;
• запросы правоохранительных органов.

Постановке на контроль подлежат также поручения с формулировками "доложить", "представить", "внести предложения", "подготовить проект ответа (документа)" и другие поручения, предусматривающие выполнение какой-либо работы в установленный период времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1. Сроки исполнения документов.

 

Необходимость постановки документа на контроль и срок исполнения определяются на основании резолюции руководителя и содержания документа

Сроки исполнения могут  указываться в самих документах (приказы, распоряжения, решения) или фиксироваться в резолюции руководителя.

Если срок исполнения приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен в первый следующий за ним рабочий день.

В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа или резолюции руководителя, а осуществление контроля исполнения поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения, исчисляемые со дня регистрации в учреждении