Принципы управления организацией, их содержание и роль в менеджменте

Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или способные оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

Однако набор этих факторов и оценка их воздействия на хозяйственную  деятельность различны, причём не только у авторов научных публикаций по вопросам менеджмента, но и у каждой фирмы. Обычно фирма в процессе управления сама определяет, какие факторы и  в какой степени могут воздействовать на результаты её деятельности в настоящий период и на будущую перспективу, вывода проводимых исследований или текущих событий сопровождаются разработкой конкретных средств и методов для принятия соответствующих управленческих решений. Причём, прежде всего, выявляются и учитываются факторы внешней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды фирмы.

Внешняя среда организации  является источником, питающим организацию  ресурсами, необходимыми для поддержания  её внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить её потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволило бы ей поддерживать её потенциал на уровне, необходимом для достижения её целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

До 50-х годов XX века основным объектом изучения различных школ управления были внутренние переменные организации. Каждая школа уделяла внимание, прежде всего, тем аспектам организации, на которые, по её мнению, руководство должно было бы обращать большее внимание для успешного функционирования и достижения целей организации.

Школа научного управления акцентировала  своё внимание на задачах и технологии управления работой, школа административного  управления – на создании структуры  и реализации универсальных функций  управления, которые должны были бы обеспечить достижение целей организации, школа человеческих отношений и школа поведенческих наук – на людях, на их взаимоотношениях и поведении в ответ на мотивацию и стимулы.

Вклад каждой школы оценивался с позиций повышения эффективности достижения целей организации за счет направленного изменения внутренних переменных организации. Факторам вне организации практически не уделялось внимания. Однако современным организациям в большей мере приходится приспосабливаться к изменениям именно во внешнем окружении организации и соответствующим образом осуществлять изменения внутренних переменных.

Представление о необходимости  учитывать внешние по отношению  к организации факторы (внешние  силы воздействия на деятельность организации) появилось в конце 50-х годов XX века в связи с развитием системного подхода к организации, которую стали рассматривать как открытую систему, действующую во внешней среде. Ситуационный подход к менеджменту позволил расширить теорию организационных систем за счет разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации вариант поведения организации с внешним миром определяется конкретными внутренними и внешними факторами, соответствующим образом влияющие на него. Системный и ситуационный подходы стали своего рода реакцией на изменения внешних факторов, которые в возрастающей степени оказывают влияние на успешность деятельности организации.

Окружающая организацию  среда имеет множество факторов, учесть которые в полном объеме практически  невозможно. Кроме того, не все факторы внешней среды в равной степени оказывают влияние на результаты деятельности организации. Поэтому необходимо ограничить понятие внешней среды для организации только теми факторами, которые существенно влияют на её успех. Таким образом, внешняя среда организации определяется как совокупность факторов её внешнего окружения, воздействующих на организацию и оказывающих влияние на эффективность её функционирования.

Влияние внешней среды  проявляется через воздействие  ее факторов на результаты деятельности организации. Это воздействие обладает следующими характерными чертами:

1) Сложностью, характеризующейся  количеством и многообразием  воздействующих факторов. Чем больше  число переменных, тем больше  сложность и неоднозначность  окружающей среды, в которой существует организация. Сложность измеряется степенью географической дисперсии или концентрации, таких элементов окружающей среды организации, как конкуренты, поставщики и регулирующие органы. Она также является измерением разнообразия рынка, который формируется под воздействием изменений в социокультурном, экономическом, технологическом, экологическом и политическом аспектах окружающей среды.

Можно перечислить ряд  элементов, которые определяют сложность  окружающей среды:

- количество различных поставщиков одной категории материалов в определённой рыночной нише;

- уровень географической  концентрации (дисперсии) поставщиков,  труда, отраслевых продаж, компаний-конкурентов  в определённом секторе рынка;

- уровень продуктовой  дифференциации по сегментам отрасли внутри определённого сектора рынка;

- уровень социокультурной  диверсификации в рыночной нише;

- уровень диверсификации  всех форм бизнеса в рыночной  нише;

- уровень технологической  диверсификации внутри отрасли.

2) Взаимозависимостью, характеризующейся степенью взаимосвязанности взаимодействующих факторов. Так, у предприятий, работающих с использованием комплектующих деталей, получаемых от внешних партнёров, степень зависимости от внешних факторов будет выше, чем при производстве этих деталей на собственном предприятии. Характеристика взаимосвязи факторов внешней среды особенно важна и значима для мирового рынка. Руководители организаций не могут больше рассматривать внешние факторы изолированно. В качестве примера можно привести снижение поставок нефти в 70-е годы, что привело к росту цен на продукты и нефтепереработки. Это, в свою очередь, привело к росту цен почти на все виды продукции, и в конечном итоге – к мировому кризису экономики рыночно ориентированных стран.

3) Неопределённостью,  характеризующейся непредсказуемым,  случайным характером многих  процессов, сопровождающих бизнес  и менеджмент, и динамичностью,  характеризующейся скоростью изменения  факторов внешней среды организации. Существуют следующие общие переменные, предназначенные для измерения неопределённости или динамизма окружающей среды:

- степень изменения  цен поставщиков;

- степень изменения  цен конкурентов;

- степень изменения  в предложении труда;

- степень изменения в кривой спроса на продукт;

- степень изменения  цены капитала;

- степень изменения  в возможностях финансирования;

- степень изменения  в методах конкуренции;

- степень изменений  в политике регулирования рынка;

- уровень продаж  в отрасли по результатам выхода на рынок с новой продукцией;

- уровень активности, обусловленный новыми конкурентами, появившимися на рынке;

- степень изменения  в результате отклонений от  нормы жизненного цикла товара;

- степень изменения  в результате влияний новой  технологии, появившейся в отрасли.

Как можно увидеть  при тщательном анализе этих переменных, они определяют степень изменений  в таких категориях, как покупатели, поставщики и конкуренты. В свою очередь, переменные также могут  изменяться по мере того, как происходят изменения в бизнесе. Поэтому их обязательно необходимо учитывать в процессе анализа окружающей среды при попытках воздействовать на динамику внешнего окружения.

Все факторы  внешней среды организации можно  разделить на две большие группы: факторы прямого воздействия (микросреда) и факторы косвенного воздействия (макросреда).

К компонентам  внешней среды, оказывающим влияние  на эффективность и устойчивость функционирования фирмы, относятся  те, на которые фирма не может  воздействовать, которыми она не управляет. Эти компоненты влияют на фирму напрямую (налоговая система, политика поставщиков, потребителей и др.), либо косвенно (политическая, экономическая и другие сферы страны).

3 Факторы прямого и косвенного воздействия

Факторы прямого воздействия

Факторами прямого воздействия являются: поставщики, потребители, конкуренты, законодательство и органы государственного и муниципального управления.

Поставщики оказывают  непосредственное влияние на деятельность любой организации. С позиций  системного подхода организация представляет механизм преобразования входов в выходы. Основными разновидностями входов организации являются поступления всех видов ресурсов для обеспечения её хозяйственной деятельности. Зависимость организации от поставщиков, обеспечивающих поступление указанных ресурсов из внешней среды для обеспечения деятельности организации, один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операционную деятельность организации и успешность этой деятельности.

Наиболее очевидно это в отношении материалов, капитала и трудовых ресурсов.

Сырьё и материалы  – это важнейший компонент  предпринимательской деятельности, а значит, и менеджмента. Во-первых, должно быть обеспечено высокое качество сырьевых ресурсов и материалов в  требуемых объёмах. Во-вторых, необходимы гарантии поставок сырья и материалов в требуемые сроки. То и другое достигается созданием системы входного контроля качества поставок, тщательной подготовкой и отработкой системы снабжения предприятия, транспортировки соответствующих грузов, складирования, а также путём дублирования поставок из нескольких независимых источников.

Капитал, необходимый  для функционирования организации, поступает из различных источников и на определенных условиях через  банки. Поэтому важнейшей задачей  менеджмента является изучение и обоснованный выбор источников капитала, проведение расчетов финансирования и кредитования организации, налаживание взаимоотношений и квалифицированная работа с банками.

Трудовые ресурсы, их источники – важнейший фактор внешней среды организации, от которого во многом зависит успех менеджмента. Особого внимания здесь заслуживают два момента. Первый касается подбора и обучения специалистов в новых областях деятельности, связанных с внедрением последних достижений науки, техники и технологий. В том числе специалистов по рекламе, связям с общественностью, агентам по продажам и другим, сравнительно новым для нас, направлениям деятельности. Второй момент – подбор и обучение менеджеров различных уровней. Можно без преувеличения сказать, что хороший менеджер – это сегодня самая дефицитная специальность. Известно, что в развитых капиталистических странах идет буквально охота за качественными менеджерами. Представители крупных фирм постоянно находятся при лучших учебных заведениях, готовящих менеджеров, подбирают себе кадры, присматриваясь к обучающимся, начиная с первого курса. Перспективным студентам оплачивается обучение, устанавливаются стипендии, и гарантируется работа менеджеров фирм.

Потребители являются вторым главным фактором , определяющим успешную деятельность организации. В качестве потребителей продукции организации выступают как граждане, нуждающиеся в удовлетворении своих потребностей, так и предприятия, чьи потребности связаны с осуществляемым ими бизнесом. Удовлетворение требований и конкретного спроса покупателей определяет цель и содержание бизнеса. Выживание и результативная деятельность организации зависит от её способности находить своего потребителя и удовлетворять его запросы. Потребители, решая, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации её главную цель и политику.

Конкуренты являются внешним фактором, влияние которого невозможно оспаривать. Если не удовлетворять  нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, предприятию  невозможно долго продержаться на рынке. Во многих случаях именно конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать, и какую цену запросить. Они также могут вести конкурентную борьбу за капитал (инвестиции), трудовые ресурсы, сырьё и материалы и право использовать определённые технические нововведения. Конкуренция влияет также на условия работы и оплату труда внутри организации, на характер отношений руководителей с подчиненными. Выделяют пять основных сил конкуренции, которые определяют уровень прибыли в отрасли:

• Угроза появления в отрасли новых конкурентов.
• Способность покупателей добиваться снижения цен.
• Способность поставщиков добиваться повышения цен на их продукцию.
• Угроза появления на рынке заменителей продуктов и услуг организации.
• Степень ожесточенности борьбы между существующими в отрасли конкурентами.

Законы и государственные органы также оказывают влияние на организации. Трудовое законодательство непосредственно отражается на деятельности организации и должно учитываться при управлении. Наибольшее влияние оказывают налоговое законодательство, регулирование внешней торговли (экспорта, импорта), таможенное регулирование, обеспечение экологической безопасности и другие. Число и сложность законов, имеющих отношение к бизнесу, в настоящее время сильно возросло. Состояние законодательства характеризуется:

- степенью благоприятствования  законодательства для деятельности  организации, поощрения бизнеса  и создание соответствующего  нормативного обеспечения;