Процессы и функции управления менеджмента

процессы и функции управления менеджмента.

 

Управление следует рассматривать как процесс. Процесс управления - это совокупность непрерывных, последовательно выполняемых, взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Эти действия, весьма важные для успеха организации, называются управленческими функциями. Таким образом,процесс управления является общей суммой всех функций.

Функции управления - это относительно самостоятельные, однородные, специализированные и обособленные виды управленческой деятельности, объективно необходимые для реализации целей системы управления. Для того чтобы считаться таковой,функция управления должна иметь четко выраженное содержание, разработанный механизм ее осуществления и определенную структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление. Под содержанием подразумеваются действия, которые должны осуществляться в рамках конкретной функции.

Содержание  действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависит от типа организации (административная, общественная, образовательная и т. д.), от размеров и сферы ее деятельности (производство, торговля, оказание услуг), от уровня в управленческой иерархии (высший уровень руководства, средний или нижний), от роли внутри организации (производство, маркетинг, финансы, кадры) и целого ряда других факторов.

102

Однако, несмотря на разнообразие функций управления в организации, существуют однородные виды деятельности. Так, почти сто лет назад А. Файоль выделил шесть основных видов деятельности, или операций, в организации производства и управления предприятием, которые приходится выполнять управленческому персоналу:

- технические;

- коммерческие;

- финансовые;

- защитные (по охране);

- бухгалтерские  (счетные);

- административные.

К числу  административных операций, по А. Файолю, относятся следующие пять:

- предвидение  (прогноз и составление программы  действий);

- организация  (создание двойного организма  фирмы - материального и социального);

- распорядительство  (приведение в действие персонала фирмы и устранение обнаруживаемых отклонений от заданной программы действий);

- согласование (или координация, т. е. правильное  сочетание всех действий и  усилий);

- контроль  исполнения.

В современных  работах по теории менеджмента вместо устаревшего понятия "административные операции" предпочитают говорить о функциях управления.

Современные исследователи разработали несколько  иной перечень управленческих функций: планирование, организация, распорядительство (или командование), мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, прогнозирование, информирование, кооперирование, воспитание, несение ответственности, управление персоналом, "паблик рилейшнз", представительство, ведение переговоров или заключение сделок и другие.

Практически в каждой работе по управлению содержится свой перечень управленческих функций, отличающийся от других.

103

Многие  авторы выделяют из всей совокупности функций управления те функции, которые:

- являются  составными частями любого процесса управления вне зависимости от особенностей (размера, назначения, формы собственности и т. д.) той или иной организации;

- не  зависят от объекта, так как  применимы к любым социально-экономическим  системам и процессам.

В связи с этим данные функции управления называют общими.

Придерживаемся  позиции ученых, которые выделяют пять общих функций управления:

• планирование (выбор  целей и план действий по их достижении);

• организация (распределение  задач между подразделениями  или работниками и установление взаимодействия между ними);

• мотивация (стимулирование исполнителей к осуществлению запланированных  действий и достижению поставленных целей);

• контроль (соотнесение  реально достигаемых или достигнутых  результатов с запланированными);

• координация (обеспечивает соответствие и согласованность  между различными частями управляемой  системы путем установления рациональных связей).

Следует заметить, что перечисленные общие функции управления весьма близки к административным операциям А. Файоля.

Указанные общие функции управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений. Взаимосвязь между этимифункциями может быть представлена круговой диаграммой, показывающей содержание любого процесса управления (рис. 3.1). Стрелки на диаграмме показывают, что движение от планирования к контролю возможно лишь путем выполнения работ, связанных с организацией процесса и с мотивированием работающих. В центре диаграммы находится функция координации, обеспечивающая согласование и взаимодействие всех остальных.

Рассмотрим последовательно  содержание каждой из основных функций управления.

104

Рис. 3.1. Схема процесса управления 3.1.1. Планирование

Планирование - это  первая, важнейшая функция процесса управления, представляющая собой процесс разработки плана, определяющего то, что нужно сделать (достичь) и какими методами, сообразуясь со временем и пространством.

Если плановые показатели недостаточно обоснованы, то, как бы хорошо организация ни работала на последующих этапах, результат будет низким. Поэтому от правильно сформулированных планов в значительной мере зависит качество управления.

Функция планирования призвана ответить на следующие вопросы:

- где мы находимся  в настоящее время? Менеджеры  должны оценить сильные и слабые  стороны организации в основных ее областях (финансы, персонал, маркетинг, НИОКР), чтобы определить, чего может реально добиться организация;

- куда  мы хотим двигаться? Менеджеры  должны, оценивая возможности и  угрозы в окружающей организацию  среде, определить, какими должны  быть цели организации и что  может помешать их достижению;

105

- как  мы собираемся сделать это?  Менеджеры решают, что должны делать члены организации для достижения целей.

Планирование  можно классифицировать по следующим  признакам:

- по  степени охвата;

- по  предмету планирования;

- по  сфере функционирования;

- по  срокам;

- по  содержанию планирования и т.  д.

Основные  задачи планирования деятельности организации:

- выбор  оптимальной стратегии деятельности  организации на основе прогнозов  альтернативных вариантов;

- обеспечение  устойчивости функционирования и развития организации;

- формирование  оптимального по номенклатуре  портфеля инноваций и инвестиций;

- комплексное  обеспечение выполнения планов;

- формирование  организационно-технических и социально-экономических  мероприятий, обеспечивающих выполнение  планов;

- координация  выполнения планов по заданиям, исполнителям, ресурсам, срокам и качеству;

- стимулирование  выполнения планов.

К главным  принципам планирования относятся  все научные подходы к менеджменту: системный, комплексный, интеграционный, маркетинговый, функциональный, динамический, воспроизводственный, процессный, нормативный, количественный, административный, поведенческий, ситуационный. Их соблюдение является обязательным условием разработки обоснованного плана.

К дополнительным принципам планирования относятся:

- ранжирование  объектов по их важности;

- точность;

- сбалансированность плана;

- гибкость;

- вариантность  плана;

- непрерывность;

106

- экономическая  обоснованность показателей;

- преемственность  стратегического и текущего планов;

- единство (означает связь планируемого  звена с организацией в целом);

- автоматизация планирования;

- согласованность  плана с параметрами внешней  среды;

- участие  (тех, кого план непосредственно  затрагивает);

- социальная  ориентация плана;

- обеспечение  обратной связи системы планирования  при управлении.

Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей. Соответственно, планирование включает:

• анализ ситуации и факторов внешней и  внутренней среды;

• установление целей и задач;

• разработку стратегий, программ и планов для  достижения целей;

• оценку альтернативных вариантов плана;

• определение  необходимых ресурсов и их распределение  по целям и задачам;

• доведение  планов до всех, кто их должен выполнять  и кто несет ответственность за их реализацию.

В целом функция планирования осуществляется в современных организациях на двух уровнях: стратегическом и оперативном. Стратегическоеуправление и планирование будет рассмотрено в 4-й главе.

Из  стратегического планирования вытекает оперативное (обычно годичное) планирование, которое строится достаточно детально. В соответствии с этим планом по каждому направлению деятельности организации определяется объем деятельности, составляются планы по привлечению рабочей силы и капитальных вложений, планы выпуска продукции. Годовой план детализирует планы производства и сбыта поквартально и помесячно. При этом каждое подразделение ежемесячно уточняет прогнозы продажи и затраты и приводит свои планы в соответствие с этими уточнениями.

107

Оперативное планирование деятельности предприятия осуществляется в ряде случаев на основе бизнес-плана. В нем должен быть определен курс, которого намерена придерживаться организация в определенный промежуток времени (обычно год, но в сегодняшних российских условиях нестабильности российской экономики горизонт бизнес-планирования может снижаться до 1-3 месяцев).

Бизнес-план разрабатывается в следующих  основных случаях:

- при  освоении новых сфер деятельности  организации;

- при  создании новых видов бизнеса;

- при  решении вопросов выхода организации из кризиса неплатежей;

- при  приватизации государственных и  муниципальных предприятий (для  обоснования предложений по приватизации  и определения круга задач  по санированию (оздоровлению) приватизируемых  предприятий);

- при открытии организаций;

- при  внедрении новых продуктов;

- при  разработке концепции ведения  бизнеса в перспективе.

Кроме того, заимодавцы или инвесторы, прежде чем вкладывать деньги в бизнес, должны знакомиться с бизнес-планом. При этом им следует обращать внимание на деловую репутацию предпринимателя, денежный поток по обслуживанию долга, обеспечение гарантий и долю собственного капитала.

Бизнес-план также, по существу, является эталоном, с которым можно сравнивать фактические  результаты деятельности организации.

Таким образом, бизнес-план всегда является важнейшим документом. В нем следует:

• ставить  реальные цели;

• показывать пути их достижения;

• определять необходимые ресурсы. Разделами  бизнес-плана являются:

1) краткое  содержание;

2) историческая  справка;

3) основные  продукты и/или услуги;

108

4) анализ  рынка и маркетинг;

5) производство;

6) управление;

7) организация  и персонал; 8)собственность;

9) финансовый  анализ; 10)риски и доходы;

11) задачи  и основные этапы;

12) приложения.

Размеры бизнес-плана  определяются его целью и предполагаемыми адресатами. Он должен быть настолько лаконичным, насколько это позволяет необходимость полно и точно изложить предмет.