Процессы управление ресурсами проекта

Имеются два основных метода планирования ресурсов проект:

• ресурсное планирование при ограничении по времени;
• планирование при ограниченных ресурсах.

Первый подход - ресурсное планирование при ограничении по времени - предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.

Второй подход - планирование при ограниченных ресурсах - предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.

В результате ресурсного планирования менеджер проекта получает возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами - к организации закупок и поставок ресурсов.

 

4. Основные задачи закупок и поставок

 

На рис. 3 и 4 показано место закупок и поставок в жизненном цикле проекта. В настоящей главе закупки рассмотрены как этап жизненного цикла проекта (проектного цикла). При этом рассматриваются определенные аспекты закупок материально-технических ресурсов. 

Рис. 3. Укрупненные этапы проектно-закупочного цикла

 

Рис. 4. Место закупок и поставок в проектном цикле

 

Основная задача проектно-закупочной фазы проекта - обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно разделить на две части:

• закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе;
• поставки на место производства работ.

На рис. 5 приведена структура системы распределения ресурсов по работам проекта.

 

 

Рис. 5. Система распределения ресурсов проекта

 

Структура задач материально-технического обеспечения проектов укрупнено сводится к следующим шагам:

1) подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг;

2) планирование и организация процесса закупок;

3) изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками;

4) предварительный отбор участников торгов;

5) подготовка документов для торгов;

6) проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги;

7) размещение заказа, включая переговоры о поставках;

8) контроль за поставками (своевременность, комплектность, количество и качество) с принятием необходимых мер в случае появления отклонений;

9) разрешение конфликтов;

10) взаиморасчеты;

11) наем на работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов;

12) планирование поставок;

13) организация бухгалтерского учета;

14) доставка, приемка и хранение товара;

15) учет и контроль доставки.

На Западе последние 4 позиции принято выделять в самостоятельный блок работ, называемый поставками. Остальные же работы относят к закупкам. Такое деление не случайно, так как Закупки осуществляет Заказчик, а Поставки - Подрядчик.

 

1.5 Правовое регулирование закупок и поставок

 

Главная правовая форма организации и регулирования отношений при осуществлении закупок между их участниками (субъектами) - договор.

Структура элементов правового регулирования договорных отношений при закупках и поставках приведена на рис. 6.

Роль договора при закупках заключается в правовом закреплении отношений между субъектами закупок, устанавливает обязательства между ними, исполнение которых защищается законодательством. При этом договор не только закрепляет обязательства и права сторон, но и определяет порядок их исполнения, а также предусматривает способы защиты интересов этих сторон.

Дадим определения двум основным типам договоров, на основе которых организуются закупки: договору поставки (материально-технические ресурсы) и договору подряда (закупки услуг, трудовых ресурсов).

Договор поставки - это договор, по которому поставщик, являющийся предпринимателем, обязуется в обусловленные сроки передать в собственность (или в полное хозяйственное ведение или в оперативное управление) покупателю товар, предназначенный для предпринимательской деятельности или иных целей, не связанных с личным (семейным, домашним) потреблением, а покупатель обязуется принимать товар и платить за него определенную цену.

 

Рис. 6. Структура правового регулирования закупок

 

Договор поставки заключается по свободному усмотрению сторон, т. е. как правило, отсутствует обязанность поставщика вступать в договор. Заметим: в некоторых случаях законодательство обязывает поставщика заключить договор по требованию покупателя - например, в случае поставок продукции на Крайний Север или для государственных нужд.

Договор подряда регулирует закупки, необходимым объектом которых является результат определенных действий.

Суть отношений, возникающих при подобных закупках, заключается в том, что одна сторона по заданию другого лица обязуется выполнить для него за плату определенную работу (заказ) результат которой переходит в собственность заказчика.

На основе такого рода обязательств осуществляются: создание нового имущества (строительство предприятий, сооружение дорог); ремонт и улучшение имеющихся вещей (работы по реконструкции и капитальному ремонту зданий, сооружений, оборудования, ремонт и техническое обслуживание машин, оборудования); реализация результатов творческой деятельности (выполнение научных исследований, проектно-конструкторской документации, создание производственных новшеств - образца нового изделия).

Основным источником, регулирующим этот тип договоров, является Гражданский кодекс РФ.

Разновидностями договора подряда являются: договор подряда на капитальное строительство, договор подряда на производство проектных и изыскательских работ, а также договор на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Заметим, что, в соответствии с законодательством риск случайных неудач по договору подряда несет подрядчик.

 

1.6 Организационные формы закупок

 

Различают следующие организационные формы закупок:

• прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки , как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов;
• посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, т. е. лицом, которое способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами;
• биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю: а) непосредственно от своего имени и за свой счет; б) от имени клиента и за его счет; в) от своего имени за счет клиента; г) от имени клиента за свой счет. Посетителями биржевых торгов могут быть юридические и физические лица, не являющиеся членами биржи и имеющие право на совершение биржевых сделок.

Защита нарушенных или оспариваемых прав и интересов предприятия и предпринимателей при совершении закупок осуществляется арбитражными судами (как правило) и общими судами (в некоторых случаях). Споры, возникающие в связи с внешнеторговой деятельностью, разрешаются в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате РФ.

 

1.7 Основные требования к управлению закупками и поставками

проект управление закупка поставка

Рассмотрим требования к некоторым из вышеперечисленных шагов в цикле закупок и поставок, характерные для рыночной экономики:

• закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации;
• графики разрабатываются в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность всех его фаз;
• план должен охватывать весь проект в целом;
• выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов;
• в плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию, подлежащую поставке.

Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения т.н. квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности оферента. Окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.

Требования к порядку размещения заказов:

• совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок;
• общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок;
• оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов;
• заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.

Контроль за поставками:

• осуществляется на основе специальных графиков, включающих плановые и фактические сроки и объемы поставок;
• организуется по каждому из перечисленных выше видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги);
• основывается на общем плане проекта;
• все изменения вносятся в общий график проекта;
• основывается на стандартных формах отчетности.

Все перечисленные работы возглавляет служба руководителя проекта, работающая в контакте со всеми предприятиями и организациями, обеспечивающими проект ресурсами. В крупных проектах главный руководитель (главный менеджер) проекта делегирует соответствующие полномочия специальному менеджеру по поставкам (или даже специальной службе).

 

Заключение

 

Управление ресурсами - одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических.

В принципе понятие ресурс в методологии управления проектами трактуется широко: все, чем располагает проект, - в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительности, сроки ограничения), информация, знания и технологии - является взаимосвязанными ресурсами проекта. И основная задача управления ресурсами - обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом - формирования результата проекта с запланированными показателями.

 

 

Используемая литература

1. Воропаев, В. И. Управление проектами в России/ В. И. Воропаев - М.: Аланс, 2013. - 140 с.
2. Глущенко, В.В. Менеджмент - системные основы /В.В.Глущенко- М.: НПЦ «Крылья»,2012. - 163 с.
3. Ильин Н.И. и др., Управление проектами / Под общей ред. В.Д.Шапиро. - М.:Два Три,2011.-443 с.
4. Карданская, Н.Л. Основы принятия управленческих решений /Н.Л. Карданская- М.: Русская Деловая Литература, 2013. - 525 с.
5. Колосова Е.В., Новиков Д.А., Цветков А.В. Методика освоенного объема в оперативном управлении проектами. М.;2010 - 153 с.
6. Мазур, И.И. «Управление проектами» / И.И. Мазур, В.Д. Шапиров, Н.Г. Ольдерогге - М.; 2009.-664с.
7. Ìåñêîí, Ì.Õ. Îñíîâû ìåíåäæìåíòà/Ì.Õ.Ìåñêîí, Ì. Àëüáåðò,Ô. Õåíäîóðè - Ìîñêâà, Äåëî,2012. - 369 ñ.
8. Ðàçó, Ì.Ë. Óïðàâëåíèå ïðîåêòîì. Îñíîâû ïðîåêòíîãî óïðàâëåíèÿ :  ó÷åáíèê / êîë. àâò.; ïîä ðåä. ïðîô. Ì. Ë. Ðàçó. - Ì. : ÊÍÎÐÓÑ, 2006. -768 ñ.
9. Решке, Х. Мир управления проектами/ Х.,Решке, Х.,Шелле. - М.: Аланс,2013.-899 с.
10. Управление ресурсами в условиях рынка. Книга 4 Управление операциями - МЦДО «ЛИНК», 2012. - 567 с.
11. Эддоус, М. Методы принятия решения/М. Эддоус, Р. Стэнсфилд - М.: Аудит, 2010.-287 с.

Размещено на Allbest.ru